Studi Kasus Lean Healthcare: Staf UGD Tingkatkan Utilisasi dan Kurangi Resiko

Lean Healthcare adalah metodologi Lean yang diadaptasi dan disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan di instansi kesehatan. Tujuannya sama, yaitu meningkatkan kualitas output proses dan memberikan value kepada pelanggan, yaitu pasien.

Selain meningkatkan efisiensi proses di rumah sakit dan lembaga kesehatan lainnya, Lean Healthcare juga akan mengurangi resiko yang datang dari penanganan yang kurang baik terhadap pasien. Selain itu, metode ini juga dapat mendatangkan penghematan dan peningkatan income dari rumah sakit yang menerapkan.

Berikut ini adalah studi kasus Lean Healthcare yang diterapkan di sebuah rumah sakit, di bagian UGD.

Hasil dari penerapan Lean Healthcare tersebut adalah:

• Meningkatkan nilai kepuasan pasien secara menyeluruh.
• Estimasi terjadi penurunan tingkat pergerakan yang tidak perlu oleh perawat dan karyawan sebesar 25% (waktu sebanyak 2000 jam pertahun dialihkan untuk perawatan pasien).
• Pengurangan waktu tunggu pasien di tempat tidur UGD sebanyak 80%.
• Penurunan waktu rawat inap pasien.

Bagaimana Lean Healthcare Meningkatkan Efisiensi Proses di Departemen UGD Sebuah Rumah Sakit

Departemen UGD di sebuah rumah sakit pemerintah di Amerika Serikat mengalami masalah waktu tunggu, dimana pasien sering harus menunggu lama sebelum bisa masuk ke ruang perawatan. Hal ini menimbulkan masalah berkaitan dengan flow pasien di unit tersebut.

Waktu yang dibutuhkan pasien untuk sejak melakukan proses pendaftaran hingga masuk ke ruang perawatan mencapai tiga jam. Untuk mengatasi masalah proses yang berdampak kepada kelancaran aliran pasien dan tentunya kepuasan pasien, rumah sakit membentuk tim Kaizen yang beranggotakan staf UGD (perawat dan staf administrasi). Proyek berjalan dengan menggunakan metodologi Lean Healthcare.

Tim Kaizen ini memulai proyek mereka dengan membuat value stream mapping (Current State Value Stream Mapping) untuk memetakan aliran pasien di UGD. Tim tersebut menemukan beberapa area kunci dimana waste sering terjadi, dan area-area tersebut menjadi fokus pekerjaan mereka dalam mengeliminasi waste.

Observasi yang Memberikan Peluang Perbaikan

Tim Kaizen melengkapi pemetaan mereka dengan mengadakan observasi terhadap proses-proses yang kritikal di unit gawat darurat. Observasi ini memberikan pengetahuan akan peluang perbaikan di tahap awal proses aliran pasien, yaitu pada aktifitas registrasi dan penempatan. Tim juga menemukan duplikasi aktifitas (waste) pada kegiatan keperawatan ketika perawat memeriksa pasien, pergi ke laboratorium dan mengambil sampel, lalu mentransfer pasien ke kamar.

Berdasarkan mapping dan observasi langsung, tim Kaizen menemukan beberapa isu yang akan menjadi fokus dalam proyek Kaizen mereka, yaitu:

• Proses pendaftaran
• Isu keselamatan dan risk – perawat yang berjaga pada saat kedatangan pasien, identitas pasien.
• 5S atau pengaturan area kerja.

Perancangan Future State

Masalah yang akan ditangani terbagi menjadi dua garis besar:

1. Isu keterlambatan dan lamanya proses pendaftaran pasien
2. Proses pada saat kedatangan pasien

Tim Kaizen memulai proyek dengan menyusun target atau tujuan akhir dari rencana improvement untuk mengurangi waktu tunggu pasien dalam proses pendaftaran. Tim tersebut menyusun Future State yang komprehensif untuk mengurangi delay yang disebabkan oleh komunikasi yang kurang lancar dan kurang responsifnya staf yang menangani pendaftaran. Lalu tim juga membuat log pendaftaran untuk melacak delay pada proses pendaftaran.

Ketika improvement yang berkaitan dengan waktu tunggu pasien mulai berjalan, tim mengalihkan fokusnya kepada proses kedatangan pasien. Tujuannya adalah untuk mendefinisikan Future State yang akan secara signifikan mengurangi waktu antara kedatangan pasien hingga pasien diperiksa dokter atau perawat.

Tim tersebut memulai dengan menganalisa seluruh aktifitas registrasi yang telah diselesaikan oleh staf pendaftaran. Ketika seluruh informasi yang dibutuhkan di area ini terkumpul, sebagian aktifitas yang dilakukan oleh staf pendaftaran ternyata tidak perlu dilakukan. Dengan mengurangi tugas-tugas yang berkaitan dengan registrasi, pasien akan dapat lebih cepat memasuki ruang periksa.

Tugas-tugas registrasi yang telah disusun ulang ini disebut “Quick Registration”. Dengan ini, tim Kaizen berhasil mengurangi keseluruha waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses pendaftaran sebanyak lebih dari 40%.

Selain itu, staf pendaftaran ditugaskan untuk memasukkan informasi dasar mengenai pasien kedalam sistem sehingga seluruh staf di unit tersebut akan mengetahui jika ada pasien yang menunggu di ruang tunggu.

Staf UGD juga menemukan bahwa proses penentuan jenis perawatan (triage) pasien juga merupakan penyebab utama bottleneck yang menciptakan delay dalam proses  penanganan pasien. Dengan menyusun ulang role dari perawat yang melakukan triage ketika kamar telah siap, mereka mampu secara signifikan mengurangi waktu tunggu pasien sebelum mendapatkan perawatan.

Tim Kaizen kemudian meramu proses-proses baru tersebut menjadi sebuah proses dengan tiga langkah utama yang telah dipaparkan diatas. Pada proses baru ini, target tim adalah mengurangi waktu tunggu pasien hingga hanya 10 menit sebelum mendapat perawatan. Triage yang sebenarnya harus dilakukan pada saat pasien telah mendapat kamar, menggunakan laptop untuk mengeliminasi pekerjaan ekstra.

Jika kamar sedang penuh, perawat akan menyelesaikan triage di suatu area yang telah dipersiapkan sebelumnya sambil memberikan penjelasan atas delay yang terjadi, lalu mengembalikan pasien ke ruang tunggu jika kondisi mereka memungkinkan.

Sumber: leanhealthcareexchange.com