Value Stream Mapping (VSM) merupakan salah satu tool yang digunakan dalam Lean Manufacturing. Fungsinya adalah membantu kita melihat detail aliran material dan informasi pada saat produksi berjalan melalui seluruh proses bisnis. Dengan VSM, kita akan mampu melihat perjalanan produksi mulai dari pengadaan raw material hingga final output yang sampai di tangan pelanggan.
Lean Manufacturing di Baxter Healthcare Corporation
Baxter Healthcare Corporation, salah satu global leader dalam industri manufaktur produk medis dan kesehatan, telah beberapa tahun mengadopsi dan menerapkan metode quality management yang digagas oleh Toyota: Lean Manufacturing. Suatu saat, perusahaan ini menyadari bahwa pengaruh terhadap lingkungan yang ditimbulkan oleh per unit produk mereka (environmental footprint per unit output) telah meningkat. Dengan pendekatan Lean Manufacturing itulah mereka mencoba mengatasi permasalahan tersebut.
Dengan menerapkan Lean Manufacturing, Baxter mampu mengeliminasi waste dalam proses produksi. Selain itu, tim insinyur lingkungan mereka juga mengidentifikasi keuntungan berupa peningkatan kemampuan pemeliharaan lingkungan dengan adanya Lean.
Untuk memaksimalkan benefit Lean Manufacturing terhadap lingkungan, tim ini lalu mencari cara untuk mengintegrasikan matriks dan performa terhadap lingkungan dengan tool Lean Manufacturing yang biasa dipakai.
Dengan Lean, yang biasanya diintegrasikan dengan aspek lingkungan, perusahaan ini mampu melipatgandakan revenue dan menjaga total limbah yang terbuang tetap pada titik terendah. Baxter telah sangat sukses mengurangi produksi limbah. Di beberapa fasilitas terbesarnya, Baxter hanya membuang sedikit sekali limbah. Jumlahnya dibawah titik minimum yang ditetapkan oleh EPA.
Studi kasus berikut ini akan menjabarkan perjalanan Value Stream Mapping yang dijalankan Baxter di fasilitas yang terletak di bagian Tenggara Amerika Serikat.
Value Stream Mapping (VSM) di Baxter
Melalui penggunaan value stream mapping, Baxter telah merumuskan beberapa poin improvement yang mereka lakukan:
- Aspek-aspek yang disasar (seperti air, energi, material, dll) harus berhubungan dengan tantangan yang terjadi pada fasilitas Baxter dan perencanaan strategis dari perusahaan. Misalnya, jika fasilitas memiliki boiler, menggunakan steam atau air terdistilasi, mereka harus mencari perbaikan yang berkaitan dengan air dan energi yang berhubungan dengannya. Dalam aturan ISO 14001, fasilitas tersebut harus menyasar kepada salah satu aspek lingkungan yang signifikan.
- Tim yang cross-functional sangat penting dibentuk untuk mengidentifikasi dan memahami tantangan yang terjadi. Dukungan dari top management adalah krusial; support ini dapat berupa follow-up dari implementasi program, misalnya value stream mapping.
- Data yang baik dan akurat sangatlah penting. Data bisa didapat melalui berbagai metode kreatif, yang tidak membutuhkan biaya atau dengan biaya rendah.
- Jika diperlukan, rekrutlah staf ahli. Jika staf ahli tidak tersedia in-house, gunakanlah berbagai sumber yang tersedia, seperti ahli energi, insinyur perairan, dan sebagainya.
- Jangan hanya mengandalkan konsultan Lean. Lean manufacturing adalah sebuah cara pandang dan cara pikir, bukan hanya satu set tools. Konsultan Lean bisa menjadi sumber luar biasa untuk tools dan training, namun perusahaan tidak akan bisa menjadi “Lean” jika tidak mampu memahami dan menjalankan Lean sendiri.
- Matriks yang dipilih harus harus sesuai untuk mengukur progress dari proses yang diperbaiki. Tim harus siap untuk merevisi dan mengganti setiap matriks yang tidak efektif.
- Personel yang berhubungan dengan lingkungan harus diberi tanggung jawab dan representasi yang sama dengan staf lainnya. Contohnya, jika manager operasional harus memberikan laporan bulanan, EHS officer juga harus memberikannya. Staf lingkungan merupakan bagian integral dari tim.
Baxter Manufacturing Plant, Bagian Tenggara Amerika Serikat
Pabrik Baxter yang terletak di Amerika Serikat bagian Tenggara ini memproduksi flexible-container dan produk-produk peritoneal dialisis. Dengan terus meningkatnya biaya energi dan tingkat pemakaian air bersih, Corporate Vice President Manufacturing di Baxter mendorong pabrik ini untuk mengurangi pemakaian energi dan air, dengan melakukan value stream mapping.
Pabrik ini merupakan salah satu pabrik terbesar Baxter, yang telah memenangkan berbagai penghargaan seperti Shingo Award for Manufacturing Excellence. Dalam pencarian akan “kesempurnaan proses”, pabrik ini secara aktif menjalankan praktek-praktek Lean Manufacturing.
Karena pabrik menggunakan air yang bersumber dari sumur sendiri, karyawan salah mengerti mengenai penggunaannya. Mereka berpikir bahwa penggunaan air sebanyak-banyaknya bukanlah masalah dan tidak menimbulkan banyak biaya. Karena itu mereka mengabaikan kebutuhan akan energi dan biaya yang ditimbulkan untuk proses pemompaan, penyimpanan, pemanasan, penyaringan, dan pembuangan air. Baxter melihat pemborosan akan air sebagai indikator dari inefisiensi biaya yang mereka alami. Contohnya, pemborosan air selalu berakibat kepada konsumsi energi yang berlebihan.
Mengetahui Tingkat Penggunaan Air dengan Value Stream Mapping
Untuk mengatasi tantangan pemborosan air, tim memutuskan untuk menggunakan metode value stream mapping (VSM), salah satu dari empat pendekatan yang digunakan oleh Baxter untuk menggabungkan variabel-variabel lingkungan kedalam praktek Lean. Untuk pertama kalinya mereka memakai metode value stream mapping untuk menelusuri suatu sumberdaya__dalam kasus ini adalah air__yang terdapat di seluruh proses produksi. Untuk menciptakan VSM, dibentuklah sebuah tim yang beranggotakan para ahli di bidang utility & water, staf maintenance, produksi, dan personel EHS. Value stream mapping dan perencanaan implementasi lainnya dikembangkan dalam tiga hari.
Tahap-tahap Pelaksanaan Value Stream Mapping
Hari pertama dimulai dengan pengenalan, diikuti dengan penjelasan mengenai format dan proses value stream mapping event. Lalu proses mapping-pun dimulai. Dengan menggunakan sticky-notes, tim tersebut menggambarkan seluruh proses produksi, dan memberikan highlight kepada titik-titik dalam proses yang menggunakan air, serta menandai langkah-langkah proses yang penting.
Tahap pertama aktifitas mapping menyajikan hasil yang umum dan dalam gambaran besar. Tahap-tahap berikutnya akan memperlihatkan lebih banyak detail. Dalam mapping tahap kedua, proses utama dibagi jadi dua sub-proses. Lalu, dengan keahlian yang dimiliki anggota tim, mereka menambahkan volume air, cycle-time, kalkulasi aktifitas yang value added (seperti biaya pemompaan air, dll.) dan informasi lain yang relevan kedalam mapping, dengan patokan biaya per 1000 galon. Tim tersebut juga menyusun daftar “pemicu” yang menyebabkan dimulainya setiap langkah dalam proses (misalnya: tanki yang kosong mungkin akan memicu adanya langkan rinsing/flushing).
Lalu tim tersebut mengidentifikasi dan membandingkan perbedaan antara teori dan apa yang terjadi secara aktual di lapangan. Contohnya, walaupun menurut SOP karyawan harus mencuci lantai dan permukaan di area kerja setiap shift berakhir, namun SOP tersebut akan memicu pemborosan air. Hal ini disebabkan karena pencucian tersebut dilakukan secara menyeluruh di semua ruangan termasuk lantai dan dinding.Membandingkan hal-hal yang dijelaskan dalam prosedur dengan hal-hal praktis akan membantu tim mengidentifikasi waste dengan lebih mudah.
Hasil dari mapping tersebut berupa status terkini dari value stream map, garis besar yang menjelaskan tujuan program perbaikan yang kredibel, dengan penjabaran mendetail mengenai penggunaan, value, dan waste dari air di seluruh proses produksi.
Matriks yang Digunakan
Tim tersebut kemudian membahas mengenai indikator dan matriks yang akan digunakan untuk mengevaluasi penggunaan air. Mereka mengerti bahwa pemilihan matriks yang tepat sangat kritikal bagi kesuksesan proyek value stream mapping tersebut. Pemilihan indikator dan matriks tersebut juga harus sejalan dengan tujuan strategis dari Baxter, juga harus dapat mengukur dan menggambarkan kemungkinan penyempurnaan proses melalui VSM.
Untuk pelaksanaan VSM kali ini, matriks-matriks kunci yang digunakan yaitu biaya (c0st; nilai dolar dari energi yang digunakan untuk memproses air) dan volume air. Matriks efisiensi lainnya adalah jumlah air yang yang diambil dari sumur-sumur on-site dibandingkan dengan jumlah produk yang dihasilkan. Lalu tim juga harus bersiap untuk menyesuaikan atau mengganti indikator-indikator tersebut jika terbukti tidak efektif dalam menyajikan data.
Mengklasifikasi Keuntungan yang Akan Didapat
Melalui value stream mapping, tim mampu mengidentifikasi dan menetapkan prioritas kepada 96 kemungkinan yang ada, dengan banyak grafis starburst. Kemungkinan-kemungkinan ini dibagi dalam kategori berdasarkan estimasi waktu implementasi (misalnya 6 bulan, 12 bulan, 24 bulan) dan potensi improvement yang ada. Lalu mereka membuat plot secara visual yang digambarkan dalam kertas dengan grid, dengan kurva yang menggambarkan garis Y mewakili potensi benefit dan garis X mewakili jenis implementasi.
Setelah semua starbursts selesai dievaluasi di grid ini, hasilnya ditransfer menjadi beberapa penjadwalan akan “keadaan masa depan”, untuk memprioritaskan kemungkinan yang menguntungkan dan merencanakan waktu implementasinya. Secara umum, starburst yang dapat diimplementasikan dalam waktu 6 bulan hanya membutuhkan sedikit modal biaya, atau tidak butuh modal sama sekali (walaupun dalam beberapa kasus dibutuhkan analisa lebih jauh untuk menggali potensi benefit secara akurat). Starburst-starburst ini biasanya terletak dalam prioritas utama dari implementasi, karena mereka akan membawa ROI (return on investment) yang besar.
Setelah itu, tim membuat tiga status VSM yang berbeda yang mencerminkan masa depan, misalnya VSM untuk 6 bulan, 12 bulan, atau 24 bulan ke depan, yang mengintegrasikan prioritas implementasi. Tim-tim ini kemudian membentuk sebuah kelompok beranggotakan orang-orang yang memiliki pengetahuan cukup mengenai proses yang diperbaiki, juga pengetahuan mengenai bagaimana proses-proses yang dipilih akan sesuai dengan tujuan strategis Baxter.
Karena beberapa anggota dari kelompok yang baru ini tidak ikut serta dalam pembuatan VS, adalah penting untuk memastikan mereka semua memahami strategi dan metode dibalik pembuatan VSM tersebut. Tim ini lalu membentuk timeline yang spesifik untuk mengimplementasi perubahan menggunakan teknik-teknik Lean seperti Kaizen.
Prediksi Penghematan
Pada akhir event, Baxter memiliki sebuah action plan yang akan menghemat 170.000 galon air perharinya, dan memotong biaya sekitar US$17.000 per-tiga bulan, dengan investasi moneter yang sangat sedikit. Keuntungan lainnya adalah mengeliminasi kebutuhan untuk memperbesar wastewater treatment plant di pabrik yang bersangkutan. Sejak event tersebut dilakukan, head utilities manager dan plant manager telah dipromosikan dan mendapatkan posisi di corporate office.
Sumber: United States Environmental Protection Agency