Apa itu Kaizen Event?
Kaizen event adalah salah satu tool improvement yang menghimpun karyawan dari berbagai departemen untuk menganalisa masalah, mencari solusi, dan mengimplementasikan metode perbaikan untuk menghilangkan masalah. Umumnya berjalan selama 1-5 hari dan sering disebut sebagai mini improvement-project, Kaizen event kerap dijalankan oleh perusahaan yang menjalankan metode Lean Six Sigma untuk mengatasi masalah-masalah minor yang terjadi dalam aktifitas kerja harian.
Studi Kasus – Kaizen event di sebuah pabrik farmasi
Sebuah pabrik farmasi memiliki lini produksi yang khusus membuat obat berbentuk tablet. Lini ini memiliki mesin tableting press yang mampu memadatkan 3000 tablet per menit. Mesin ini membutuhkan 4 operator untuk melakukan changeover selama 13 jam untuk mengganti formula tablet yang akan dibuat. Menurut peraturan dari FDA, mesin harus dibongkar dan dibersihkan dengan seksama sebelum mulai memproduksi jenis tablet lain dengan formula baru. Awalnya, rata-rata waktu changeover adalah 20 jam, namun dengan usaha yang dilakukan selama 10 tahun, perusahaan berhasil menguranginya menjadi hanya 13 jam.
Seperti banyak perusahaan lain yang memiliki waktu changeover panjang, perusahaan ini lalu memproduksi obat dalam jumlah lebih besar daripada pesanan / permintaan dari pelanggan. Kebiasaan ini akhirnya membuahkan penumpukan inventori produk (menyebabkan waste berupa “over-production” dan “inventory”), dan membuat mereka harus membayar biaya lebih untuk penyimpanan serta pengaturan inventori yang berlebihan tersebut.
Untuk memperbaikinya, manajemen melakukan inisiatif berupa Kaizen event, yang bertujuan untuk mengurangi inventori, karena dengan berkurangnya inventori maka biaya-biaya yang menyertainya juga dapat dipangkas atau disalurkan ke tempat lain.
Pendekatan Lean untuk masalah inventori
Untuk mengatasi masalah yang berkaitan dengan inventori dan produksi berlebihan ini, perusahaan menjalankan metode Lean yang dituangkan dalam bentuk Kaizen event. Mereka membentuk tim yang terdiri dari 4 operator, 2 supervisor, dan 2 karyawan dari departemen lain yang bekerjasama selama 5 hari untuk memangkas waktu changeover.
Tim menjalankan pre-work yang melibatkan 2 karyawan sebelum menjalankan Kaizen event. Kegiatan dalam pre-work ini antara lain membuat pemetaan proses (menggunakan metode pembuatan Value Stream Map atau VSM), dan merekam sebuah video selama proses changeover berlangsung. Dengan data-data yang dikumpulkan, tim ini lalu melakukan analisa untuk menemukan akar masalah (root cause analysis) yang menyebabkan lamanya proses changeover.
Setelah melakukan pemetaan dan analisa, tim akhirnya menetapkan target dari Kaizen event, yaitu mengurangi waktu changeover dari 13 jam menjadi kurang dari 6,5 jam. Selain itu, ditetapkan juga target berupa pengurangan waktu kerja karyawan dari 52 jam menjadi kurang dari 40 jam. Artinya, harus ada pengurangan karyawan yang bertugas selama proses changeover berlangsung.
Hasil Positif Kaizen Event
Setelah Kaizen event berjalan selama 5 hari, tim berhasil mempraktekkan proses changeover dan menyelesaikannya dalam waktu kurang dari 5 jam. Beberapa perubahan lainnya ditetapkan di pabrik tersebut dalam waktu 30 hari. Setelah waktu 30 hari lewat dan semua perubahan telah berhasil dirampungkan, proses changeover dapat selesai secara konsisten hanya dalam waktu kurang dari 4 jam. Semua hal menyangkut kualitas dan standar FDA masih terpenuhi dengan baik.
Perusahaan tersebut memiliki enam unit mesin yang sama, bekerja dalam dua shift setiap harinya, dan mengalami 5-7 kali changeover per mesin dalam seminggu. Waktu changeover telah berhasil dikurangi sebanyak 270 jam perminggunya, dan waktu yang ada dapat digunakan untuk fokus kepada area produksi lainnya. 1000 jam yang sebelumnya dihabiskan karyawan untuk melakukan changeover kini dapat dialokasikan untuk aktifitas-aktifitas yang mendatangkan value bagi pelanggan. Inventori dapat dikurangi sebesar 15%, tanpa ada efek negatif yang dirasakan pelanggan.
Enam bulan kemudian, perusahaan berhasil mencatat dampak positif yang signifikan berupa peningkatan produktifitas, berkurangnya jumlah tenaga kerja yang diperlukan dalam changeover, kemampuan untuk mengurangi inventori, yang telah mendatangkan ROI yang memuaskan (nett cost untuk menjalankan proyek Kaizen event adalah nol). Mereka menyimpulkan, periode payback yang diperlukan dalam proyek ini sebenarnya kurang dari 1 hari saja. Hasil Kaizen event berupa penghematan biaya, waktu, tenaga, dan penyusutan inventori.
Sumber: Systems.
Comments are closed.