Komunikasi seringkali memegang peranan penting dalam memastikan kelancaran proses di pabrik atau organisasi. Dengan strategi komunikasi yang terarah, para manajer bisa memperbaiki kualitas eksekusi strategi operasional dalam organisasi.
Setiap perusahaan pasti pernah mengalami masalah komunikasi. Seringkali, kegagalan atau gangguan dalam eksekusi strategi tidak hanya terjadi di satu tingkatan dalam organisasi, tapi antar tingkatan. Untuk mengatasi masalah ini, ada baiknya Anda mulai memperbaiki komunikasi (disamping melakukan beberapa perbaikan lainnya) antar tingkatan di organisasi.
Lakukan evaluasi atas faktor-faktor berikut untuk memastikan penyampaian dan penerimaan pesan secara efektif:
1. Pesan yang Disampaikan
Manajer yang baik mampu mengirimkan pesan yang kuat. Artinya, seorang manajer harus bisa mengatur organisasi dengan mengandalkan dirinya sendiri, tidak berlindung di balik bos atau steering committee.Inilah yang disebut komunikasi ‘orang pertama’. Ketika memberi instruksi kepada karyawan dalam organisasi, pesan tersebut haruslah berasal dari diri Anda, bukan dari manajemen atas. Ucapkan seperti ini: “Saya ingin Anda melakukan…” atau “Saya minta…” dan hindari mengatakan: “Kami ingin Anda melakukan…” atau “Manajemen meminta saya untuk menyampaikan…”.
Ketidakmampuan dalam berkomunikasi sebagai ‘orang pertama’ akan membuat posisi manajerial melemah. Walaupun sebaiknya Anda menghindari kesan diktator, ada titik dimana Anda harus mempertahankan kekuatan posisi Anda. Tanggung jawab sebagai manajer adalah menyampaikan pesan yang kuat dan jelas. Pemilihan kata dan pengaturan intonasi juga harus menjadi fokus Anda ketika berkomunikasi dengan siapapun di perusahaan.
2. Jalur Komunikasi
Dalam keseharian kerja, banyak manajer yang lebih memilih untuk berkomunikasi via email dengan karyawan ketimbang tatap muka. Alasannya sederhana: Email adalah metode komunikasi online tidak langsung. Anda menulis email, mengirim dan melupakannya. Karyawan akan menerima ketika mereka melihat email. Komunikasi verbal tatap muka membutuhkan waktu dan energi lebih besar.
Manajer yang baik secara aktif mengevaluasi jalur komunikasi mana yang paling efektif untuk menyampaikan pesan; apakah tatap muka, telepon, email, surat tertulis, dan sebagainya. Dalam beberapa kasus, beberapa jalur komunikasi mungkin digunakan bersamaan. Apapun kasusnya, evaluasi aktif dari manajer akan meningkatkan pemilihan jalur komunikasi yang paling tepat.
3. Penyampai dan Penerima Pesan
Ketika Anda telah memadukan pesan dan pemilihan jalur komunikasi, sangat penting untuk mengingat posisi Anda terhadap si penerima pesan. Manajer harus jeli apakah mereka berkomunikasi dengan bawahan, kolega atau atasan. Manajer juga harus mempertimbangkan apakah pesan akan “disaring” oleh si penerima. Pemilihan kata, ekspresi fisik dan isyarat non-verbal akan mempengaruhi penyaringan pesan ini.
Dengan komunikasi yang strategis dan terarah, manajer bisa meningkatkan kualitas eksekusi strategi operasional di divisinya yang akan mempengaruhi seluruh organisasi.***