Proyek improvement tidak akan berhasil jika orang-orang yang terlibat dalam proses tidak memiliki pengetahuan tentang bagaimana melakukan implementasi proyek dengan benar.

Excellent people, perbaikan hanya akan berada di atas kertas sampai mereka diimplementasikan. Dan ketika berhasil diimplementasikan, terdapat banyak faktor dan alasan untuk proyek tidak bisa mendapatkan nilai efisiensi yang sama. Salah satu alasannya yaitu kurangnya pengetahuan tim pada saat melakukan implementasi proyek. Ya! Banyak proyek improvement gagal karena kurangnya pengetahuan tim, minimnya pengetahuan dan kemampuan tentang bagaimana mereka harus menjalankan proyek menjadi salah satu tantangan organisasi dalam menginisiasi improvement di organisasi.

Tidak lebih baik, kegagalan juga bisa terjadi karena tim proyek terlalu senang ketika mencapai kesuksesan (semu). Untuk mengantisipasi hal ini, melakukan transfer pengetahuan kepada semua anggota tim wajib dilakukan tentunya dengan cara yang hati-hati. Berikut kami berikan 3 poin utama menavigasikan proses transfer tersebut:

1. Mulai dengan komitmen bersama

Sebelum proses transfer pengetahuan dimulai, tim proyek harus membangun komitmen dalam mencari solusi. Seringkali, pekerja merasa bahwa metode perbaikan dirancang untuk menghilangkan pekerjaan mereka. Padahal sebaliknya, perbaikan tersebut sebenarnya dirancang untuk mempermudah pekerjaan mereka. Nah, hal inilah yang harus dikomunikasi dengan mereka secara jelas dan juga harus dipastikan bahwa mereka setuju dengan ini meskipun kemungkinan ada reaksi penolakan.

2. Lakukan secara iteratif

Proses transfer pengetahuan harus iteratif (dan kronologis). Namun ini bukan berarti kita harus melatih dan berkomunikasi dengan semua orang secara sekaligus dalam satu waktu. Kita bisa mulai dari manajemen tingkat menengah kemudian berikutnya dengan para eksekutif dan manajemen atas.

Kenapa manajemen atas perlu terlibat? Karena mereka juga harus dapat melatih orang-orang di bawahnya. Ini penting karena ketika menemui proses yang salah karyawan akan secepat mungkin meng-eskalasikan langsung kepada manajemen. Oleh karena itu manajemen tingkat atas harus memiliki gagasan yang jelas tentang bagaimana menjalankan proses yang baru.

3. Beri dukungan pelatihan

Pelatihan merupakan sarana paling efektif untuk melakukan transfer pengetahuan. Susun dan diskusikan bersama manajemen tentang rencana pelatihan termasuk anggaran yang dibutuhkan. Untuk pelaksanaannya, pelatihan bisa dijalankan secara rotasi sehingga tidak mengganggu pekerjaan normal organisasi mereka.

Baca juga  Inilah Empat Faktor Penyebab Kegagalan Para Pemimpin