Kondisi lingkungan di laboratorium QC farmasi memang sangat berbeda dengan manufaktur, namun laboratorium tetaplah sebuah entitas operasional. Laboratorium farmasi memiliki peran penting yang menentukan kecepatan rilis produk obat-obatan, dan bisa membantu insiatif penghematan biaya di perusahaan manufaktur farmasi yang terkait dengannya.
Prinsip-prinsip Lean diaplikasikan untuk mengoptimasi proses-proses di laboratorium dan meningkatkan kinjerja operasionalnya. Rancangan, tata letak dan penempatan peralatan di laboratorium bisa memberikan dampak yang signifikan, baik positif atay negatif, bagi implementasi dan keberlangsungan proses yang Lean di lab. Berikut adalah panduan penataan laboratorium untuk menunjang program Lean, baik di laboratorium itu sendiri maupun di pabrik produk farmasi yang menjadi ‘pelanggan’-nya. Menurut laporan yang dibuat dan Scharton-Kersten dan Tom Reynolds, Operations Service Director dari BSM, area laboratorium seharusnya dirancang untuk:
1) Menunjang Pemerataan dan Aliran Kerja dan Standard Work
- Pemerataan kerja, aliran kerja dan standard work adalah kunci kesuksesan laboratorium Lean. Rancangan yang mendukung ketiganya kurang lebih seperti ini:
- Meminimalkan tembok-tembok dan partisi dalam ruangan – tujuannya adalah operasional yang fleksibel dan memudahkan pembagian beban kerja dan sumber daya, untuk menyamaratakan pembagian beban kerja jangka pendek.
- Menyediakan ruang untuk pengelolaan sampel dan antrian visual – visualisasi beban kerja adalah salah satu konsep dasar dari Lean.
- Menggunakan sel-sel berbasis Sampel atau Test dan pengaturan susunan bangu secara seluler – rancangan area kerja selular memudahkan kombinasi berbagai tes untuk menciptakan beban kerja produktif analis yang seimbang dan standard work. Keuntungan lainnya, desain yang demikian akan mengurangi waste pergerakan dan transportasi.
- Menyediakan tempat bagi sistem manajemen visual untuk menunjang kinerja laboratorium – sebagai contoh, dalam pertemuan harian dan mingguan, visualisasi pekerjaan dapat dilakukan dan dibagi menjadi pekerjaan jangka pendek dan jangka panjang.
2) Mendukung Pemanfaatan Waktu Kerja Karyawan dengan Maksimal
- Integrasi area write up, review dan approval – ini akan menunjang dokumentasi yang efisien dan tepat waktu, juga memudahkan review dan tes yang menunjang aliran dan pemerataan beban kerja.
- Membatasi penggunaan jumlah dan mendekatkan meja-meja untuk pekerjaan terkait proyek dan pekerjaan non-test, namun tetap memisahkan meja kerja antara dua jenis pekerjaan tersebut.
- Mendekatkan area kolaborasi dengan meeting room.
3) Meminimalkan Waste Transportasi dan Pergerakan
- Lokasi laboratorium yang dekat kepada fasilitas manufaktur (menyederhanakan manajemen sampel).
- Menyatukan lokasi atau melakukan amalgamasi beberapa laboratorium yang akan berbagi sampel, peralatan dan sarana penyimpanan.
- Penempatan fasilitas bersama di lokasi sentral. Misalnya, tempat mencuci peralatan.
- Penempatan fasilitas penyimpanan peralatan yang dipakai bersama di lokasi sentral.
4) Meminimalisir Kebutuhan Ruangan dan Peralatan
- Kebutuhan ruangan dan peralatan harus diperhitungkan berdasarkan volume permintaan normal (bukan pada saat peak).
- Peralatan, kursi dan meja bukanlah milik pribadi. Tidak boleh ada privatisasi. Para analis harus bekerja sebagai tim dan berbagi sumber daya serta beban kerja.
5) Memaksimalkan Kemudahan Konfigurasi
- Dengan membentuk konfigurasi bangku-bangku yang fleksibel dan fasilitas semi-configurable.
6) Menunjang Manajemen Inventori Laboratorium yang Efektif
- Dengan membatasi tempat-tempat penyimpanan sejumlah yang diperlukan saja.
- Membuat tempat penyimpanan sentral untuk material yang dipakai bersama-sama atau material khusus dengan jumlah besar.
7) Mendukung Manajemen Kinerja yang Efektif
- Dengan menentukan area display untuk visual management, area meeting non-formal, dan sebagainya.
8) Membantu Perkembangan Komunikasi dan Lean Behaviors
- Dengan menempatkan kantor bagi para manajer dan supervisor di laboratorium di lokasi sentral, dengan dinding-dinding kaca.
- Penggunaan glazing secara ekstensif untuk menghubungkan area-area di laboratorium secara visual.
9) Mendukung Kinerja Pengelolaan Area Kerja dan Kebersihan (5S)
- Dengan menggunakan kabinet tanpa pintu atau berpintu kaca.
- Dengan membatasi tempat-tempat penyimpanan di laboratorium.
- Dengan menghindari penggunaan laci.
What’s The Point?
Implementasi Lean di lingkup laboratorium diperlukan untuk meningkatkan kinerja, meminimalisir kesalahan dan menghemat biaya dalam rangkaian proses manufaktur di pabrik-pabrik produk farmasi. Dengan kata lain, laboratorium yang lean akan menunjang inisiatif lean manufacturing di perusahaan farmasi yang terkait dengan laboratorium tersebut.
Implementasi lean di laboratorium melibatkan seluruh lapisan organisasi dan individu yang berada didalamnya. Mulai dari perancang, pengguna dan para lean expert, seperti yang dilakukan oleh NVD Lean Lab Design Workshop yang merancang tata letak ruangan laboratorium. Hasilnya jauh melebihi ekspektasi, yang pada awalnya hanya menyasar optimasi aliran sampel dan analyst motion. Dampaknya juga signifikan bagi pemikiran dan pendekatan Novartis terhadap perancangan lab. Implementasi lean di lab tersebut telah membuahkan panduan yang baik yang akan memastikan semua laboratorium baru dan refurbis dibangun dengan konsep dan hasil yang mendukung inisiatif lean.***
Sumber: Esai “Incorporating Lean Principles into Pharmaceutical QC Laboratory Design: Building Design Influencing Laboratory Behaviours and Effectiveness”, 2010, yang disusun oleh Novartis Pharmaceuticals, Novartis Vaccins and Diagnostics, BSM, Flad Architects, Foster Wheeler, Jacobs, dan Sandoz.
