Lean mampu memberikan penghematan dan penghilangan aktivitas yang menghambat di dalam sebuah organisasi dengan membuat orang-orang di dalam organisasi bersama-sama meningkatkan seluruh value chain.
Karena tuntutan dari konsep lean adalah menghilangkan semua aktivitas waste, maka semua orang yang terlibat dalam proses harus memikul tanggung jawab pribadi untuk semua jenis pekerjaan yang mereka lakukan.
Dalam sebuah buku berjudul “Lean Thinking” yang ditulis James P. Womack & Daniel T. Jones, mereka mendefinisikan Lean sebagai sebuah pendekatan sistematis untuk mengidentifikasi dan menghilangkan waste.
Sama halnya dengan lingkungan transaksional, lean thinking juga bisa di terapkan di sebuah area yang lebih spesifik, seperti finance&accounting.
Tentu saja, bagi orang-orang yang bergelut dengan dunia finance&accounting, lean menjadi sesuatu yang relatif baru.
Mengapa Area Finance&Accounting Perlu Menerapkan Pola Pikir Lean?
Perubahan sangat diperlukan dalam proses pembukuan, kontrol dan pelaporan. Hal ini karena metode lama yang digunakan dalam penyajian pelaporan keuangan perusahaan tidak menyediakan gambaran umum dan fleksibelitas dalam melakukan improvement di dalam organisasi.
Sehingga menurut Johan Reunis, seorang Change Enabler, melakukan pekerjaan dengan cara dan pola pikir yang ‘lean’, orang-orang yang ada di lingkungan finance&accounting juga ikut berperan dalam mengirimkan sebuah value kepada pelanggan (baik internal maupun eksternal).
Jadi, apa agenda utama yang bisa Anda lakukan untuk memulai penerapan Lean accounting?
1. Identifikasi Isu Utama dari Tradisional Accounting
Misalnya seperti:
- Peningkatan biaya dalam produk individual, setelah pengurangan volume produksi demi menyesuaikan dengan permintaan pelanggan.
- Penurunan inventori, awalnya laba menurun karena hal ini efek dari pengurangan persediaan yang diambil untuk COGS
- Tradisional KPI (utilisasi mesin, tingkat penyerapan biaya overhead, varian harga pembelian).
2. Semua Orang Harus Memahami Bahasa Pelaporan
Aspek lain yang diperlukan demi kesuksesan lean accounting adalah bahwa semua pengguna harus memahami bahasa pelaporan. Sering ditemui bahwa manajemen KPI tidak dipahami oleh karyawan yang berada di level bawah perusahaan. Sehingga, untuk membuat lean accounting ini sukses, laporan keuangan harus disajikan dalam bahasa yang mudah dimengerti semua orang di seluruh organisasi.
3. Menghilangkan Waste di dalam Proses Finance&Accounting
Departemen finance yang tidak ‘lean’ sering melakukan aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah atau waste. Tentu hal ini sulit di sadari dan di akui oleh para finance professional. Jadi, untuk mendefinisikan apa yang sebenarnya bisa berpotensi waste, penting bagi orang-orang finance untuk menanyakan pertanyaan berikut kepada diri mereka sendiri:
- Apakah semua laporan manajemen yang di buat benar-benar di perlukan untuk menetapkan strategi bisnis?
- Apakah semua invoices sudah dip roses secara benar sejak awal?
- Apakah kita harus menginput semua data yang masuk?
- Apakah semua informasi yang dilaporkan secara otomatis dihasilkan dari sumber tunggal?
- Apakah semua biaya yang sudah dialokasi memberikan added value dalam proses pengambilan keputusan?
- Apakah proses penganggaran kita sudah berjalan mulus, halus dan efisien?
- Apakah proses estimasi kita sudah terintegrasi dalam laporan?
4. Meminimalkan Proses Akhir di Finance&Accounting
Chief Financial Officer (CFO) atau manager finance yang kompeten menjawab pertanyaan tersebut akan menemukan bahwa di dalam organisasi yang mereka pimpin masih banyak ditemui aktivitas waste yang harus dihilangkan. Penghilangan aktivitas waste ini bukan hanya untuk lingkungan produksi saja, tapi juga di lingkungan finance&accounting. Lean accounting menjadi sesuatu yang penting untuk diterapkan karena hal tersebut dapat membantu proses organisasi dan meminimalkan proses akhir, seperti closing bulanan, budget cycle, ataupun forecasting.
5. Lean Accounting Bukanlah Projek, Melainkan Bagian dari Upaya CI
Penerapan lean di dalam area organisasi yang lebih spesifik, seperti finance&accounting bukanlah sebuah proyek besar dan hal ini jauh dari sebuah proses transformasi yang besar. Penerapan lean di area finance&accounting harus dipertimbangkan sebagai bagian dari proses continuous improvement (CI). Mengapa demikian:
- Idealnya, sebuah proyek transformasi lean memang diperlukan namun, ruang lingkupnya tergantung pada keadaan dari proses dan keadaan saat ini
- Bagaimanapun, ‘lean’ tidak berkahir saat proyek ini selesai
- Lean adalah sebuah pola pikir jangka panjang, yang dilakukan secara berkelanjutan untuk mencari dan menemukan kerusakan kecil yang harus segera di perbaiki
- Dalam menerapkan pola pikir lean, kita tidak hanya melakukan segala sesuatunya dengan lebih efisien, tapi juga melihat bagaimana perubahan apa yang telah kita lakukan
- Lean adalah sebuah cara pikir, sebuah pergeseran budaya perusahaan, jadi, ini bukanlah sekedar teknik yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu
