David Munch, M.D., seorang praktisi di bidang Lean Healtcare sering mengingatkan bahwa, “setiap masalah itu memiliki solusi yang mudah, yang mana mungkin saja solusi itu juga salah.”
Lean menawarkan sebuah bukti dari strategi problem solving yang sering disebut dengan A-3 problem solving. Teknik A-3 problem solving telah digunakan selama bertahun-tahun dengan hasil yang efektif. A-3 problem solving merupakan sebuah metodelogi yang mendalam yang membantu perusahaan memecahkan permasalahan dengan pengembangan dari proses yang dilakukan.
Metodelogi A-3 problem solving memaksa Anda untuk memahami masalah sebelum memutuskan untuk memecahkan masalah tersebut. Dengan melakukan analisa dan pengumpulan data, pengembangan metode A-3 problem solving memberikan gambaran yang jelas tentang akar penyebab masalah.
Berikut 7 langkah bagaimana Anda bisa menerapkan A-3 problem solving:
1. Latar Belakang Masalah
Pada langkah ini, Anda akan membuat kasus bisnis untuk memilih masalah tertentu. Setelah Anda menentukan masalah apa yang akan coba diselesaikan, gambarkan juga dampak apa yang terjadi dari segi bisnis yang menyangkut pelanggan, proses, keuangan, produk baru, dan lain sebagainya
2. Problem Statement
Dalam membuat problem statement, Anda harus menjelaskan masalah dengan lebih detail dan spesifik. Termasuk besarnya masalah, dimana masalah itu terjadi, kapan, dan dampak apa yang ditimbulkan dari masalah tersebut. Dalam problem statement yang Anda buat, Anda harus membawa masalah itu lebih hidup atau dengan kata lain menciptakan “sense of crisis” bagi perusahaan.
3. Goal Statement
Pada langkah ini, tentukan apa yang ingin Anda capai dengan memulai inisiatif penerapan A-3 problem solving. Lakukan mapping untuk tujuan yang ingin dicapai kemudian tetapkan kerangka waktu untuk menyelesaikan masalah tersebut.
4. Root Cause Analysis
Teknik Root Cause Analysis (RCA) akan membantu Anda dalam menemukan akar penyebab masalah dengan 3 macam teknik yang bisa Anda gunakan, yaitu teknik 5 wyhs, Cause&Effect Diagram ataupun DMAIC.
5. Countermeasures
Dengan menggunakan teknik RCA, maka Anda akan mampu menyusun rencana rinci yang menjelaskan siapa yang akan menyebarkan solusi potensial dari pemecahan masalah tersebut.
6. Effect Confirmation
Setelah menerapkan solusi potensial yang ada, kemudian tentukan apakah hasil nya menunjukkan bahwa solusi untuk masalah tersebut efektif dalam mencapai tujuan Anda.
7. Follow Up Action
Setelah mencapai hasil yang Anda inginkan, lakukan perbaikan pada infrastruktur untuk mempertahankan manfaat yang sudah Anda dapat dari penyelesaian masalah tersebut, seperti stAndar, audit, dan juga review. Pastikan bahwa Anda menjelaskan dan menyebarkan apa yang Anda temukan dalam menyelesaikan masalah yang ada kepadal seluruh pihak organisasi. Yang dalam bahasa Jepang disebut yoko-narabi-tenkai.***
