Salah satu hal yang menentukan keberhasilan proyek Six Sigma selain ketersediaan data yang valid dan penguasaan tool serta metodologi Six Sigma yang benar adalah bagaimana membentuk tim yang efektif. Ketika sebuah tim ditunjuk untuk mengerjakan suatu proyek Six Sigma, pertanyaan yang selalu diberikan adalah apakah tim tersebut cukup efektif untuk memberikan hasil yang diinginkan?
Jika saat ini Anda sedang memimpin proyek Six Sigma, kemungkinannnya adalah bahwa Anda memiliki sumber daya manusia terbaik dibidangnya dalam menjalankan proyek tersebut. Namun, jika Anda gagal menyatukan pengetahuan, energi, semangat, dan mengelola karakter dari orang-orang yang menjadi tim Anda, hal tersebut bisa berakibat pada gagalnya proyek yang Anda kerjakan.
Banyak kasus membuktikan bahwa membentuk tim yang sinergi – Green Belt, Black Belt, Champion, Sponsor, dan Anggota tim – yang mampu bekerja secara efektif bisa lebih penting dibandingkan penguasaan tentang alat dan metodologi dari Six Sigma itu sendiri.
Jika pemilihan anggota tim adalah sesuatu yang kritikal, lantas bagaimana menentukan anggota tim?
Sampai dengan saat ini, dalam memilih anggota tim, cara yang paling sering dilakukan yaitu berdasarkan intuisi atau pengamatan sehari-hari mengenai kinerja seorang individu, atau bisa juga, anggota tim biasanya “dibentuk” oleh manajemen. Adakalanya juga anggota tim sifatnya suka rela, siapa saja asal mau kerja.
Sebenarnya ada beberapa cara untuk menentukan anggota tim yang efektif, namun pendekatan yang dilakukan profesor Dr. Meredith Belbin dari University of Cambridge dianggap sebagai cara yang paling efektif. Dr. Belbin telah menghabiskan waktu sembilan tahun untuk melakukan penelitian mengenai manajemen tim.
Kesimpulan dari penelitian Dr. Belbin, dengan melihat komposisi peran yang ada dalam sebuah tim, ia dapat memprediksi apakah tim tersebut akan sukses atau gagal. Dasar penemuannya adalah bahwa setiap individu berdasarkan sifat-sifat pribadinya, pasti memiliki satu atau lebih “peran yang disukai” . Untuk bisa membentuk tim yang efektif, seorang pemimpin proyek harus mampu menyeimbangkan peran dari anggotanya sehingga kontribusi setiap individu akan maksimal.
Berikut adalah sembilan peran individu dalam tim menurut Dr. Belbin:
- PL – Plant: Kreatif, imajinatif, tidak umum, menyelesaikan masalah-masalah yang sulit. Kelemahan yang diijinkan: Pelupa
- RI – Resource Investigator:Extrovert, antusias, komunikatif, mencari peluang, mengembangkan kontak. Kelemahan yang diijinkan: terlalu optimis
- CO – Coordinator:Dewasa, percaya diri, pimpinan yang baik. Menentukan sasaran, mendorong pengambilan keputusan, dapat mendelegasikan tugas dengan baik. Kelemahan yang diijinkan: Manipulatif
- SH – Shaper:Menantang, dinamis, tumbuh dalam tekanan. Memiliki tekad dan keberanian dalam menyelesaikan hambatan-hambatan. Kelemahan yang diijinkan: Menyakiti perasaan, provokasi
- ME – Monitor Evaluator:kontrol atas diri sendiri, strategis, dan mampu membuat keputusan. Melihat semua kemungkinan. Menilai secara akurat. Kelemahan yang diijinkan: tidak menginspirasi
- TW – Team Worker:Ko-operatif, sederhana, cepat mengerti, diplomatis. Mendengar, membangun, menghindari friksi, menenangkan riak-riak dalam tim. Kelemahan yang diijinkan: mudah terpengaruh
- IMP – Implementer:Disiplin, dapat diandalkan, konservatif, dan efisien. Mengubah ide menjadi tindakan . Kelemahan yang diijinkan: tidak fleksibel
- CF – Completer Finisher:Teliti, penuh perhatian, tidak sabar. (Mampu) Mencari kesalahan dan kekurangan (pekerjaan). Tepat waktu. Kelemahan yang diijinkan: terlalu khawatir
- SP – Specialist:Berpikiran tunggal, mampu memotivasi sendiri, berdedikasi. Memberikan pengetahuan dan keahlian yang jarang diketahui . Kelemahan yang diijinkan: terlalu spesialis
Plant, Monitor Evaluator, dan adalah peran yang berorientasi ke pemikiran, sementara Shaper, implementer dan Complete finisher adalah peran yang orientasinya di tindakan, sedangkan team worker, resource investigator, dan coordinator lebih berorientasi ke manusia. Memahami peran masing-masing tim akan membantu tim untuk mengevaluasi diri. Bagaimana ia berkontribusi positif terhadap efektifitas kerja tim, serta memahami dan mengisi kelemahan anggota tim yang lain.
Apabila Anda sebagai pemimpin proyek memiliki hak untuk memilih anggota tim, selain kompetensi dan kemampuan analisa, Anda perlu melihat distribusi orientasi peran anggota tim. Namun, jika anggota tim “given”, maka tugas Anda adalah menutup kelemahan terbesar dari tim ini, atau melibatkan SME (Subject Matter Expert).***
Punya pertanyaan lain tentang team work atau proyek Six Sigma lainnya? Jangan ragu untuk membagikannya kepada kami di Shift Tanya Jawab. Forum diskusi online untuk Anda para praktisi ataupun change agent di bidang continuous improvement. Let’s share.learn.connect!
