Dalam sesi CoffeeTalk Maret 2011, SSCX menyampaikan Tujuh Penyebab Utama inisiatif dan program continuous improvement tidak berjalan sesukses yang direncanakan. Dari CoffeeTalk tersebut dibahas juga tips praktis untuk mengatasinya.
1. Rendahnya Komitmen dari Manajemen
Tips solusi :
- Libatkan manajemen dalam pemilihan project dan review yang dilakukan secara reguler. Libatkan minimal satu direktur untuk mengawal proses ini
- Bantu memecahkan persoalan yang menjadi perhatian mereka, hubungkan dengan proyek perbaikan yang akan dilakukan
- Yang dibutuhkan oleh manajemen adalah: HASIL! Maka berikan mereka Quick Wins untuk mendapatkan buy-in awal
2. Karyawan tidak melihat alasan yang kuat untuk berubah
Tips solusi:
- Berikan kepada mereka data yang akurat, faktual, jelas dan mudah dipahami
- Komunikasikan program perbaikan secara berkala dan konsisten. Gunakan internal media komunikasi
- Sesuaikan gaya bahasa sesuai dengan level jabatan. Hindari asosiasi program dengan rasionalisasi SDM
3. Scope dan Pemilihan Project yang tidak tepat
Tips solusi:
- Buat standarisasi dan pedoman pemilihan project
- Berhati-hati dalam menentukan scope (ruang lingkup)
- Libatkan top manajemen dengan menggunakan bahasa mereka (Rp/US$)
4. Tidak ada waktu yang dialokasikan untuk change agents
Tips solusi:
- Diskusikan dengan HR tentang alokasi waktu untuk tim dan susun sistemnya
- Sesuaikan ruang lingkup dengan waktu yang tersedia
- Diskusikan dengan tim tentang alokasi kebutuhan waktu, setelah charter dibuat
5. Anggapan bahwa program perubahan ini sebagai pelatihan saja
Tips solusi:
- Yakinkan pada manajemen bahwa program ini bukan “latihan”. Alihkan inisiatif ini dari Learning Center ke proses yang sebenarnya
- Integrasikan semua inisiatif.
- Tunjukkan hasil secara cepat.
6. Tidak terintegrasinya sistem yang ada
Tips solusi:
- Petakan semua disiplin ilmu yang sedang diimplementasikan di organisasi anda.
- Desain kurikulum yang seimbang antara teknikal dan non teknikal
- Selain pelatihan, berikan coaching pada tim oleh mentor dan coach yang berpengalaman.
7. Hanya mengambil sebagian “resep sukses” dari sebuah program
Tips Solusi:
- Untuk mengimplementasikan program perubahan dibutuhkan 3 unsur yang saling berpadu yaitu:
- Infrastruktur yang kuat : tim, pemimpin proyek, penasehat, pemilik proses, dan Champion.
- Penyelarasan strategi bisnis dari atas ke bawah
- Menggunakan disiplin dan metodologi yang umum dan terbukti mampu mensinergikan kinerja proses dengan visi.
Melihat pada tujuh penyebab kegagalan di atas, maka, perencanaan sebelum program perbaikan diluncurkan adalah penting. Jika gagal merencanakan, maka anda merencanakan kegagalan itu sendiri.
