FMEA (Failue Mode and Effect Analysis) adalah salah satu tool dalam metode Lean yang berfungsi untuk mengidentifikasi potensi terjadinya masalah atau error dalam proses. FMEA di rumah sakit memiliki fungsi yang sama, hanya saja fokusnya adalah pencegahan kesalahan atau malpraktek dalam proses pelayanan kesehatan dan penanganan pasien.
Beberapa langkah untuk melakukan FMEA
FMEA seringkali disebut dengan HFMEA (Healthcare Failure Mode & Effect Analysis), dilakukan dalam 5 langkah, yaitu:
Langkah 1 – definisikan topik yang akan menjadi bahan analisa
Langkah 2 – bentuk tim yang akan melakukan analisa
Langkah 3 – deskriprikan proses secara grafis (process mapping)
Langkah 4 – lakukan analisa
Langkah 5 – identifikasi langkah pencegahan masalah dan standar pengukuran untuk merancang ulang proses.
Mulai melakukan FMEA (atau HFMEA):
LANGKAH 1
Buat definisi lingkup FMEA dengan jelas, dan jabarkan proses-proses yang akan menjadi bahan studi. Lakukan secara tertulis dan sertakan bagan atau grafik bila perlu.
LANGKAH 2
Bentuklah tim yang multidisipliner; terdiri atas para ahli dalam subyek yang menjadi fokus dalam analisa, orang-orang yang terlibat langsung dalam proses yang menjadi bahan analisa, dan beberapa konsultan yang ahli di bidang lean healthcare (atau FMEA di rumah sakit), yang akan memberikan panduan selama dan setelah dilakukannya FMEA.
LANGKAH 3
Definisikan proses dalam bentuk grafis:
- Buat dan verifikasi sebuah diagram (Flow Diagram) yang menggambarkan aliran proses (diagram proses vs. kronologis).
- Buat penomoran untuk setiap langkah dalam proses yang teridentifikasi dalam flow diagram secara berurutan.
- Jika prosesnya kompleks, identifikasi area tertentu yang akan menjadi fokus analisa.
- Identifikasi semua sub-proses dari setiap proses dalam flow diagram, lalu urutkan.
- Buatlah flow diagram yang terdiri atas beberapa sub-proses tersebut.
LANGKAH 4
- Lakukan analisa masalah (hazard analysis)
- Buat daftar failure mode, yaitu proses atau sub-proses yang berpotensi untuk gagal memenuhi fungsinya dan memberikan hasil yang maksimal.
- Temukan tingkat severity (kerugian) dan probability (kemungkinan) terjadinya kesalahan.
- Gunakan Decision Tree.
- Buat daftar hal yang menjadi penyebab failure mode.
LANGKAH 5
- Tentukan tindakan dan pengukuran untuk melakukan tindakan:
- Buat keputusan, apakah harus “mengeliminasi”, “mengontrol” atau “menerima” penyebab dari failure mode.
- Deskripsikan aksi yang dilakukan untuk setiap failure mode yang akan mengeliminasi atau mengontrolnya.
- Identifikasi ‘ukuran tindakan’ yang akan digunakan untuk menganalisa dan menguji proses yang akan dirancang ulang.
- Tentukan siapa orang atau tim yang akan bertanggung jawab untuk melakukan aksi lanjutan untuk mencegah terjadinya failure.
- Lakukan konfirmasi kepada top-management untuk mengetahui apakah mereka menyetujui rencana tindakan tersebut. Dukungan dari manajemen sangatlah penting untuk keberhasilan program improvement apapun, di organisasi manapun.
Sumber: National Center for Patient Safety (NCPS)
