Dua pertanyaan penting untuk dijawab sebelum memutuskan untuk memiliki PMO adalah: “Mengapa PMO penting untuk organisasi anda?” dan “Apa tujuan utama pembentukan PMO”?
Sebuah Project Management Office dibentuk untuk memberikan berbagai pelayanan kepada organisasi, diantaranya:
- Menetapkan dan “menstandardisasikan” proses pengelolaan proyek (project management), yang dapat memangkas waktu di muka dan biaya untuk menjalankan setiap proyek.
- Memberikan Quality Assurance untuk semua proyek – mulai dari memberikan penilaian kualitas proyek hingga mengaudit kemajuan dan kepatuhan setiap proyek kepada proses dan tujuan.
- Melengkapi sumber daya proyek untuk aktivitas proyek yang spesifik, seperti Project Planning di tahap awal; Project Monitoring dan pengukuran kinerja; dan meninjau penyampaian proyek.
- Memberikan pendidikan dan pelatihan bagi Project Manager dan anggota tim proyek.
- Memenuhi kebutuhan akan “pusat penyimpanan” bagi pengetahuan mengenai Project Management, best practice, dan sumber daya lainnya.
Pernyataan mengenai tujuan spesifik pembentukan PMO di organisasi anda harus dideskripsikan dengan jelas dalam PMO Charter anda.
Walaupun PMO anda akan memainkan peran berbeda seiring perjalanan waktu, peran-peran tersebut setidaknya masih menjadi bagian dari beberapa area fungsi yang sama. Fungsi yang dijalankan PMO dan semua keuntungan yang dirasakan organisasi akan bergantung kepada komitmen dari pimpinan organsiasi, budaya dalam organisasi dan kemampuan organisasi dalam merespon perubahan. Berikut beberapa fungsi yang dapat dilakoni PMO anda:
Pusat Pengetahuan Proyek – PMO memainkan peran sebagai “gudang penyimpanan sentral” dari pengetahuan mengenai proses, best practice, matriks-matriks korporat, matriks-matriks kinerja proyek, template, peraturan perusahaan, dan dokumentasi proyek yang pernah dijalankan. Penggunaan sumber informasi, best practice dan pengetahuan akan bergantung kepada masing-masing tim proyek.
Penyedia Project Support, Pelatihan dan Pembimbingan – Satu level di atas peran sebagai “gudang penyimpanan”, fungsi peran ini termasuk pendampingan dan bimbingan untuk memberikan pengetahuan melalui pengalaman kepada tim proyek. Sebagai tambahan, struktur PMO ini juga memiliki peran aktif memberikan pelatihan kepada project manager dan anggota tim.
Penasihat bagi Project Management – peran sebagai “Project Advisor” ini berada dua tingkat diatas peran yang pertama. Disini PMO memberikan bimbingan dan sumbangan dari expert dalam bentuk Project Manager dan anggota tim, sebagai staf tambahan dalam proyek yang berjalan.
PMO Tersentralisasi – Pada dasarnya, peran PMO ini adalah sebagai struktur manajemen portofolio dalam organisasi. PMO Tersentralisasi mengatur dan mengelola semua proyek di perusahaan dengan dukungan dari Project Manager yang profesional dan alokasi sumber daya yang dibutuhkan.***RW
