Walaupun memiliki fungsi yang berbeda, terdapat beberapa tanggung jawab yang umum diemban oleh Project Management Office (PMO). Tanggung jawab PMO-pun dapat bervariasi di berbagai perusahaan. Namun ada beberapa peran tertentu yang dapat dianggap sebagai tanggung jawab utama PMO di perusahaan, yaitu:
1) Mengelola Rencana Proyek pada Pipeline
- Penilaian proposal. Inilah cara tercepat untuk mengukur biaya, keuntungan dan resiko proyek sehingga anda tahu besarnya effort yang harus dikeluarkan dan siapa saja yang harus terlibat. Nilai dari proposal ini berfungsi untuk menyaring proposal yang menyedot biaya dari kolam yang sama.
- Memastikan proyek sesuai dengan visi dan strategi perusahaan. Jika anda pikir sebuah ide untuk menjalankan proyek sangat hebat, pertanyakan apakah ide tersebut mendukung tujuan besar organisasi?
2) Mengelola Portofolio Proyek
- Membuat dasbor proyek. Disini PMO akan membuat daftar matriks kunci yang biasanya dikode-kan dengan warna. Dengan demikian, para pemimpin yang terlibat bisa langsung melihat fokus dari proyek.
- Membuat exception reporting. Laporan ini didistribusikan kepada seluruh manajer proyek dan merujuk semua hal yang kurang dari proyek tersebut.
- Meninjau portofolio. Hal ini dilakukan dengan perwakilan dari operation atau manajemen atas yang memiliki otoritas untuk meloloskan proyek di setiap fasenya, dan membuat perubahan besar atas biaya, lingkup, dan waktu proyek.
- Memastikan proyek tertib mengikuti proses. Ini adalah kombinasi dari pengawasan yang aktif dan tinjauan yang dilakukan di akhir fase.
3) Mengelola Proyek Lama (Artefak)
- PMO mengelola proyek lama yang digunakan sebagai referensi untuk mengukur proyek yang akan berjalan dalam pipeline.
- Artefak dari proyek lama bisa kembali digunakan dalam proyek baru yang sejenis.
- Proyek lama bisa menjadi referensi untuk menunjang perbaikan dan keperluan audit.
4) Mendefinisikan Proses dan Prosedur
- PMO harus bisa mendefinisikan proses dan prosedur dan menjaganya tetap lean.
- Mendefinisikan proses dan prosedur untuk Portfolio Management, Program Management, dan Project Management. Tidak semuanya selalu dibutuhkan oleh setiap PMO.
- PMO harus melakukan update secara berkala untuk memastikan prosedur terbaik dijalankan di organisasi. Artinya, prosedur yang tidak memiliki value bagi proyek harus dihilangkan. Sangat penting juga untuk menjaga prosedur tetap sederhana dan jelas, sehingga mudah untuk diulang dan dilaporkan. Prosedur yang tegas bukan berarti prosedur yang padat.
5) Memberikan Pelatihan
- PMO membentuk komunitas belajar untuk memastikan proses diikuti oleh seluruh manajer proyek di perusahaan. Tidak semua manajer proyek berasal dari PMO. Karena itulah, PMO bertanggungjawab untuk memastikan semya orang memahami proses.
- Memberikan materi pembelajaran, panduan, e-learning, dan mengadakan kelas-kelas sesuai kebutuhan.
- Melakukan proses sertifikasi. Sebelum menjalankan proyek, PMO memastikan tim proyek telah mempelajari materi dengan baik.
6) Menyediakan dan Memelihara Tool Proyek
- PMO menyediakan Project Portfolio Management Tools. Terdapat lusinan tools yang sebenarnya memiliki fungsi yang sama. Ingatlah, tool tidak memastikan kesuksesan dan tidak akan ‘menyelamatkan’ PMO. Manusia-lah yang membuat PMO sukses!
- Menyediakan Collaboration Tools.
7) Menjalankan Proyek
- PMO tidak “memiliki” proyek. Tanggung jawab atas proyek dipegang oleh unit bisnis yang berkepentingan. Inilah konsep paling kritikal untuk kesuksesan PMO.
- Mengatur program dan proyek-proyek besar. Proyek besar adalah proyek lintas divisi dengan biaya dan resiko besar yang harus ditanggung perusahaan. Proyek skala menengah dan kecil sebaiknya diatur dan dikelola oleh divisi yang memiliki keahlian di bidangnya.
Itulah paparan singkat mengenai PMO dan fungsi-fungsinya. Sudah jelas, PMO akan memberi anda berbagai keuntungan terkait aktivitas dan hasil dari proyek perbaikan di perusahaan. Namun PMO membutuhkan effort tersendiri, yang tentu saja harus diperhitungkan untung-ruginya. Bagaimana menurut anda, perlukah perusahaan anda membentuk PMO? Simak pembahasan berikutnya untuk menentukan jawaban anda.***RW
