Continuous Improvement atau CI menjadi sebuah jalan kesuksesan yang bisa ditempuh oleh semua organisasi. Bukan hanya perusahaan, sekolah, komunitas bahkan keluarga bisa menempuhnya. Berikut akan dibahas langkah-langkah untuk mengembangkan budaya CI di organisasi.
Melalui komunikasi dua arah, pertukaran informasi, assessment dan penghargaan, individu dan tim bisa membuat perkembangan yang berarti menuju target personal maupun organisasional. Berikut adalah tujuha langkah untuk mengembangkan budaya CI:
1) Komunikasikan Ekspektasi
Di lingkungan sekolah, ekspektasi yang ditujukan kepada murid bisa berupa kehadiran rutin, partisipasi di kelas dan mengerjakan pekerjaan rumah. Di lingkungan korporasi, individu mungkin diharapkan untuk datang tepat waktu, menghadiri rapat rutin, menyelesaikan proyek tepat waktu, dan berkontribusi kepada perbaikan produk dan proses. Semua ekspektasi harus dikomunikasikan dengan jelas dan rutin untuk membangun budaya CI di organisasi.
2) Berikan Pelatihan dan Informasi
Untuk terus berkembang perlu dilakukan pemajuan di sisi pengetahuan dan keahlian.
- Jadwalkan pelatihan rutin. Identifikasi keahlian individual yang diperlukan untuk CI dan berikan kesempatan kepada tim untuk memperkuat keahlian tersebut. Sesi pelatihan bisa dilakukan setiap minggu atau secara periodik, tergantung kepada jenis keahlian yang diperlukan.
- Jawab pertanyaan. Ketika orang belajar dan menyerap informasi baru, mereka akan punya pertyanyaan. Sediakan waktu anda untuk memberikan bimbingan dan umpan balik.
3) Uji Pengetahuan dan Keterampilan
Tidak ada bedanya ketika anda mengajar sekelompok siswa atau mengelola tim di perusahaan, gunakan perkakas assessment untuk mengukur kemajuan individu. Di sekolah, mungkin anda bisa mengukur kemajuan dengan mengadakan ujian rutin. Di lingkungan kantor, pengujian keterampilan bisa berupa tes kemampuan berbasis komputer atau observasi informal terhadap pengetahuan karyawan.
4) Jelaskan Kepada Setiap Orang Mengapa Peranan Mereka Penting
Orang-orang perlu mengetahui bahwa kontribusi mereka membuat perbedaan. Ide-ide, pertanyaan dan pemikiran mereka adalah kontribusi penting yang berpotensi menunjukkan cara-cara melakukan segala sesuatunya dengan lebih produktif.
5) Berikan Dorongan untuk Mengembangkan Budaya CI
Pujilah karyawan ketika mereka menunjukkan kemajuan dalam penguasaan keterampilan. Hal ini sangat penting terlebih ketika mereka telah berusaha keras untuk belajar dan berkembang.
- Adakan seremoni penyerahan penghargaan. Pujian di depan publik akan meningkatkan motivasi. Jelaskan dengan spesifik pencapaian mereka dan mengapa hal itu penting bagi perusahaan. Hal ini juga akan mendorong yang lain untuk ikut mengembangkan kemampuan.
- Buat program insentif. Potensi mendapatkan hadiah atau komisi akan memotivasi karyawan untuk menjalankan CI.
- Tawarkan promosi untuk CI. Di lingkungan sekolah, hasil tes bagus bisa berarti percepatan jenjang atau hak penggunaan fasilitas khusus. Di perusahaan, promosi bisa berarti bayaran yang lebih tinggi atau kesempatan untuk bekerja dalam proyek yang prestisius.
6) Tunjukkan Konsistensi Strategi
Apapun strategi yang anda ambil untuk memicu pertumbuhan dan pengembangan, konsistenlah jika memang strategi tersebut efektif. Karyawan perlu tahu bahwa program penghargaan yang membuat mereka termotivasi akan berlaku selama setidaknya 6 bulan ketika mereka berhasil mengembangkan keahlian yang diperlukan.
7) Sediakan Tempat untuk Kesalahan
Eksperimen dan kesalahan adalah hal biasa. Karyawan belajar melalui proses trial and error. Biarkan anggota tim merasa bahwa, walaupun operational excellence adalah target mereka, pencapaiannya akan melibatkan eksperimen dan ketidak-sempurnaan.***
