Kaizen merupakan salah satu konsep menuju operational excellence, yang artinya “improvement” atau “perubahan ke arah yang lebih baik.
Kaizen adalah praktek yang terfokus kepada continuous improvement dari proses dalam manufaktur, engineering, development, dan business management. Metode ini telah diterapkan di banyak sektor, seperti kesehatan, psikoterapi, coaching, pemerintahan, banking, manufaktur, pertambangan, dan banyak industri lainnya.
Dalam penerapannya, Kaizen lebih bersifat ‘on-site’, dan digunakan dalam proyek-proyek short term yang intens dengan tujuan mengimprovisasi proses, khususnya yang membutuhkan hasil yang cepat.
Ketika diimplementasikan kedalam kegiatan kerja sehari-hari, Kaizen mengarah kepada aktifitas yang secara terus-menerus meningkatkan fungsi, dan melibatkan seluruh komponen SDM, mulai dari CEO hingga pekerja garda depan dan assembly line. Metode ini juga diaplikasikan pada proses, seperti purchasing dan logistik, hingga kepada supply chain. Sebagai salah satu metode yang sejalan dengan Lean, Kaizen menitik-beratkan kepada standardisasi proses yang bertujuan mengeliminasi waste atau pemborosan dalam proses.
Kapan Kaizen Events Diterapkan?
Dalam proses yang berjalan dalam konsep Lean Six Sigma, seluruh personel yang terlibat dalam proses tersebut harus menghentikan jalannya proses dengan segera jika melihat adanya indikasi proses yang abnormal. Kemudian mereka harus mencari solusi untuk mengatasi abnormalitas tersebut, dan disinilah Kaizen dapat berperan.
Kaizen dilakukan dengan sebuah tahapan yang disebut PDCA cycle (siklus Plan, Do, Check, Act).
Siklus Kaizen tersebut berperan dalam:
- Standardisasi aktifitas operasional.
- Mengukur aktifitas terstandardisasi (menemukan cycle-time dan jumlah inventori dalam proses).
- Memperkirakan standar pengukuran berdasarkan kebutuhan.
- Melakukan inovasi dalam memenuhi kebutuhan dan meningkatkan produktifitas.
- Standardisasi proses operasional yang baru dan telah diimprovisasi.
Siklus PDCA dikenal juga dengan Shewhart cycle atau Deming cycle. Tool lain yang dapat digunakan bersamaan dengan PDCA antara lain 5 Whys (root cause analysis), dan dapat divisualisasi dengan menggunakan tabel atau fishbone diagram.
Proses ini bekerja dalam situasi dan masalah yang variatif. Kaizen events biasanya direncanakan dengan menggunakan value stream mapping untuk menyasar target yang perlu diimprovisasi. Berikut adalah beberapa contoh situasi dimana Kaizen dapat diterapkan:
- Penurunan waktu changeover pada mesin atau proses. Dengan menggunakan kaizen, tim dapat memperbaiki waktu changeover pada mesin dengan menggunakan sistem SMED.
- Mengorganisir area kerja dengan menggunakan sistem 5R.
- Menciptakan sistem kerja one-piece-flow.
- Mengembangkan sistem tarik (pull system).
- Meningkatkan reliabilitas mesin dan peralatan dengan menggunakan TPM (Total Productive Maintenance).
- Mengembangkan desain produk yang dapat diproduksi (manufacturable).
- Meningkatkan proses product development.
- Meningkatkan efektifitas proses-proses administratif seperti proses order, procurement, proses engineering change dan lain sebagainya.
Untuk menjalankan kaizen events dengan efektif, adalah penting untuk memahami tipe permasalahan dan menganalisa apakah kaizen dapat digunakan atau tidak. Dengan perencanaan yang baik, kaizen events dapat membawa perusahaan kepada continuous improvement.
Apakah Kaizen dapat dijalankan dengan efektif?
Berbagai studi dan observasi membuktikan bahwa Kaizen events merupakan metode yang sangat efektif dan powerful. Namun banyak organisasi yang ternyata gagal menerapkan Lean dan Kaizen events. Apakah alasan dibalik kesuksesan Kaizen?
Sebagian mengatakan bahwa kunci sukses Kaizen events adalah perencanaan yang selektif dan matang. Pendapat ini memang separuhnya benar; namun ternyata para guru Lean setuju bahwa terdapat satu komponen yang sangat krusial yang menjadi penentu kesuksesan kaizen. Komponen tersebut tak lain adalah: manusia!
Pertanyaannya adalah, apakah SDM yang ‘lebih baik’ akan menjamin kaizen yang ‘lebih baik’ juga? Kenyataannya tidak. Toyota, yang selama ini dianggap sebagai pengagas dan penganut Lean manufacturing yang paling sukses, merupakan salah satu perusahaan yang ‘anti’ merekrut pekerja ‘superstar’. Toyota yang berpusat di Jepang seringkali lebih memilih untuk merekrut SDM yang fresh-graduated, untuk menghindari kecenderungan ‘malas belajar’ yang seringkali dialami orang-orang yang sudah berpengalaman. Toyota lebih memilih untuk men-develop SDM dan mendidik mereka untuk memiliki pemikiran dan budaya yang sesuai dengan streamline Toyota.
