Sistem manajemen visual yang dibuat dengan terburu-buru dan dipaksakan tidak akan memberikan manfaat perbaikan baik bagi pekerja ataupun manajer

Organisasi yang ingin menerapkan lean sering terburu-buru menerapkan papan manajemen visual. Mereka memenuhi dinding dengan metrik dan bagan, data kinerja, dan rencana proyek perbaikan. Sayangnya, tidak jarang papan visual ini menjadi sekedar wallpaper yang tidak menarik, tidak digunakan, dan ketinggalan jaman. Hal inilah yang biasa disebut dengan kekacauan visual, penyebab utamanya tidak lain karena lemahnya pondasi yang diletakkan untuk memulai lean di organisasi.

Banyak organisasi melakukan kesalahan tetapi tidak segera menyadarinya. Umumnya, kesalahan ini meliputi tiga hal :

1. Belum Membentuk Pola Pikir/ Budaya yang Mendukung Lean
Di sebagian besar organisasi, masalah dianggap sebagai penyebab rasa malu, dan seringkali menjadi sesuatu yang harus disembunyikan. Tetapi ini adalah sikap yang salah, organisasi yang berkomitmen penuh melakukan perbaikan harus mengakui masalah mereka. Mereka harus melihat masalah bukan sebagai kesalahan seseorang, melainkan sebuah peluang untuk memperbaiki sistem. Hingga pola pikir ini diterima dan menjadi budaya, orang-orang akan merasa takut untuk memiliki visual indikator kinerja mereka. Terburuknya, mereka akan merasa selalu dicurigai. Mereka tidak akan melihat papan visual sebagaimana seharusnya, cara mudah untuk mengenali bahwa mereka sedang membutuhkan bantuan.

2. Tidak memiliki standar pekerjaan per orang
Tidak ada gunanya memposting indikator kinerja visual sampai Anda tahu apa standar pekerjaan dalam kaitannya dengan kebutuhan pelanggan dan tujuan organisasi. Misalnya, berapa target jumlah kotak yang harus dikemas Roery per jam? Berapa banyak panggilan untuk penawaran yang harus dilakukan Josh per harinya? Begitu Anda menetapkan standar, Anda dapat membuat visual kontrol yang dapat digunakan oleh para pekerja — dan para manajer — untuk menemukan masalah.

3. Belum ditetapkannya proses dan peningkatan yang ingin diukur.
Visual kontrol memungkinkan Anda melihat secara real-time bagaimana proses berjalan dan jika perlu menyelesaikan saat terjadi masalah. Pertanyaan intinya adalah apa yang ingin Anda ketahui tentang proses ini? Apa metrik penting yang menunjukkan kemampuan Anda untuk memberikan produk dan layanan yang diinginkan pelanggan? Metrik kualitas, keamanan, dan pengiriman adalah hal yang mendasar, tentu saja, tetapi ada metrik lain yang berorientasi proses dan tidak kalah berharga. Berapa waktu perputaran untuk sebuah ruang beroperasi? Pada langkah apa dalam proses memasukkan pesanan terjadi kesalahan penetapan harga, dan seberapa sering? Setelah Anda mengidentifikasi perbaikan spesifik yang Anda inginkan, Anda dapat mengukur kemajuan Anda kemudian.

Jika organisasi masih terjebak tiga masalah di atas, maka Anda perlu segera melakukan perbaikan. Bagaimana caranya agar papan visual manajemen menjadi alat ampuh yang mendukung perbaikan?

  1. Mulailah perjalanan lean Anda dengan papan ide perbaikan yang sederhana. Mintalah orang-orang membuat ide untuk menjadikan pekerjaan mereka sendiri lebih mudah atau lebih cepat. Meskipun ide-ide ini tidak akan mempengaruhi hasil bisnis, ini merupakan langkah penting untuk membuat orang merasa nyaman dengan ide dan gagasan, serta membicarakan masalah secara terbuka sehingga diketahui oleh rekan-rekan dan pemimpin mereka.
  2. Menetapkan standar kinerja untuk setiap pekerjaan dan setiap proses. Standar-standar ini seringkali bersifat kuantitatif, tetapi bisa juga kualitatif — misalnya, adalah ruang kerja yang rapi dan terorganisasi dengan baik (sesuai dengan 5S). Seperti halnya pekerjaan standar, standar-standar ini harus ditetapkan bersama dengan para pekerja daripada dipaksakan kepada mereka.
  3. Tentukan ukuran yang penting. Ada sejumlah proses yang tak terbatas yang bisa Anda ukur, dan jumlah metrik tak terbatas yang dapat Anda hasilkan. Mengukur terlalu banyak hal bisa membuat Anda kehilangan fokus. Indentifikasi faktor-faktor penentu keberhasilan yang akan mendukung Anda mencapai target tahunan, dan kemudian pilih pengukuran proses yang akan mengawal kemajuan Anda menuju tujuan tersebut.

Sistem visual manajemen yang dibuat dengan terburu-buru dan dipaksakan tidak akan memberikan manfaat perbaikan baik bagi pekerja ataupun manajer. Tetapi jika Anda meluangkan waktu untuk membangun fondasi yang tepat, maka Anda akan membangun papan visual yang dapat membantu orang-orang melakukan pekerjaan dengan lebih baik.

 

sumber:industryweek