Bagian sebaran pada fase kontrol menjelaskan bagaimana menyebarkan informasi perbaikan diantara departemen yang berbeda, menghindari bias informasi. Misalnya, membuat lembaran berita atau mengadakan rapat dengan semua orang yang berkepentingan, bukanlah cara tepat menyebar informasi perbaikan. Semua bagian yang berpotensi dalam organisasi dalam penerapan perbaikan proses dapat dikelompokkan ke dalam 5 kategori:

-Yang menciptakan ide perbaikan (inovator).
-Yang menerapkan perbaikan sejak dini.
-Mayoritas yang menerapkan perbaikan pada tahap awal.
-Mayoritas yang menerapkan perbaikan pada tahapan belakangan atau lambat.
-Yang tidak menerapkan perbaikan.

Yang menciptakan ide perbaikan atau inovator merupakan pintu ide-ide baru diperkenalkan ke dalam organisasi. Mereka biasanya petualang, berpandangan luas, akrab dengan lembaga penemu, memiliki sumber dukungan keuangan dan memahami kompleksitas pengetahuan dan selalu tertarik pada hal-hal baru.

Yang menerapkan perbaikan sejak dini, merupakan lambang dari kesuksesan, jelas dalam memakai ide-ide. Mereka merupakan kunci penyebaran perbaikan proses, rekan-rekannya sangat menghargai sebagai pemimpin opini dan model peran bagi anggota lain dalam organisasi.

Mayoritas yang menerapkan perbaikan pada tahapan awal lebih berhati-hati, sebelum menerapkan ide baru, serta berinteraksi kencang dengan rekan-rekan kerja. Biasanya mereka bukan tipe pemimpin opini.
Mayoritas yang menerapkan perbaikan pada tahapan belakangan atau terlambat memerlukan tekankan dari rekan-rekannya untuk menerapkan perbaikan. Mereka terbatas sumber ekonomi, memerlukan penghapusan ketidakpastian yang mengelilingi inovasi.

Tipe yang tak menerapkan perbaikan adalah mereka yang bersifat mencurigai perubahan dan cenderung mengacu pada hal-hal di masa lalu. Mereka terpaku dan terisolasi dalam organisasi. Suksesnya penyebaran informasi perbaikan proses memerlukan beberapa faktor pendukung:

-Melibatkan pendapat pimpinan, anggota tim mengidentifikasi pendapat pimpinan dengan menanyakan mereka sendiri “siapa yang akan memberikan saran mengenai proses yang sedang dipelajari dalam organisasi?” mereka menyiapkan rencana yang memberi motivasi untuk mempengaruhi opini pimpinan yang berkaitan dengan proses perbaikan. Rencana yang memberikan motivasi harus mendapat komitmen dari penanggungjawab proyek tertinggi dan penanggungjawab proses. Pun, mempertimbangkan keseimbangan ke dalam dan keluar para motivator.

-Menyediakan sebuah perbaikan proses yang memadai dan tak terlalu mahal untuk pihak-pihak yang menerapkan dalam organisasi.

-Tak melampaui kesanggupan penanggungjawab proses dalam rangka mengkomunikasikan laporan perbaikan.

-Tak melampaui kesanggupan penanggungjawab proses dalam rangka mengkomunikasikan laporan perbaikan.

-Memanfaatkan hubungan tak resmi antara pihak-pihak potensial yang akan menerapkan perbaikan dan anggota tim Six Sigma.

Jika lima faktor tersebut tak efektif, maka pintu untuk peluang menyebarkan perbaikan tertutup. Di samping itu, anggota tim harus mengembangkan program training yang ramah teradap pemakai, baik untuk penanggungjawab proses maupun karyawannya yang terkait dengan perbaikan proses. [] (sumber: “Panduan Pengerjaan Proyek Six Sigma”, Dr. Ir. Saludin, M.Kom)

Artikel Terpilih di Inbox Anda
Ya, tim konsultan SSCX akan memilihkan artikel dan ide menarik untuk Anda!

Kami akan mengirimkan maksimal 1 email per minggu dan Anda dapat unsubscribe kapan saja. Dengan berlangganan, Anda diberikan 1 ide yang bisa mengubah proses dan produk Anda lebih baik lagi.