Kaizen merupakan alat penting bagi perusahaan yang sedang mencoba merampingkan proses atau memperbaiki cara mereka melakukan sesuatu. Bila diterapkan dengan baik, Anda akan memetik sebuah hasil yang signifikan bahkan dramatis, yang sangat menguntungkan seluruh departemen. Namun bila penerapannya kurang baik, hanya akan membuang-buang waktu, atau bahkan malah menciptakan masalah yang sebelumnya tidak ada. Tentu Anda tak mau ini terjadi.

Jadi berhati-hatilah saat menerapkan Kaizen, setidaknya hindari lima hal ini selama menerapkan Kaizen pada perusahaan Anda:

Salah menentukan tujuan
Dalam merencanakan dan melakukan Kaizen, kita harus dapat mendefinisikan secara tepat faktor kesuksesan apa yang akan dicapai. Ketika orang tidak tahu persis apa yang mereka butuhkan untuk mencapai tujuan, mereka tak akan menemukan manfaat dari Kaizen. Luangkan waktu untuk mencantumkan mendeskripsikan tujuan dan faktor-faktor penentu faktor keberhasilan pencapaian tujuan tersebut, lalu bagikan dan libatkan semua orang dalam penerapannya.

Berjuang untuk kesempurnaan
Dalam sejarah Kaizen, belum ada satu peristiwa yang benar-benar sempurna. Pasti ada suatu titik yang tak berjalan sebagaimana mestinya, entah itu dengan perencanaan, implementasinya, karyawan yang tidak berperan serta, atau hal-hal lainnya. Terimalah kenyataan bahwa Kaizen tersebut tidak akan berjalan sempurna, namun cobalah membuatnya sebaik mungkin. Perusahaan yang menuangkan berjam-jam ke dalam kesempurnaan akhirnya menghabiskan waktu dan malah dapat berakhir dengan sebuah kegagalan yang disayangkan. Lihat dan terimalah hal-hal baik yang terjadi saat proses, lalu maju ke langkah selanjutnya.

Kurangnya follow-up
Bahkan saat acara Kaizen selesai dan semuanya berjalan dengan baik, janganlah diakhiri begitu saja. Penting untuk mempertahankan perbaikan ini secara berkelanjutan. Lakukan follow up atau tindak lanjut bersama orang-orang yang terlibat dan memastikan hal-hal yang mereka pelajari berhasil dilaksanakan dengan benar. Tanpa tindak lanjut ini, seluruh proses Kaizen dan pengalaman yang Anda raih akan sia-sia. Lakukan follow up secara berkala dengan tim manajemen dan karyawan di garis depan untuk memastikan semua hal yang dipelajari, benar-benar diserap dan digunakan secara permanen.

Kurangnya komitmen
Dalam banyak kasus, tim manajemen dipaksa untuk membiarkan tim mereka mengikuti kegiatan Kaizen dengan para eksekutif, namun mereka mungkin tidak melihat manfaatnya. Bila ini terjadi, kemungkinan besar mereka tidak akan mendorong penerapan apa yang dipelajari pada kegiatan tersebut ketika semua orang kembali ke peran normal mereka. Pastikan tim manajemen sepenuhnya terlibat dengan prosesnya, dan pertimbangkan menerjunkan manajemen langsung pada tim perencanaan kegiatan Kaizen.

Mengakhiri tanpa merayakan
Beberapa minggu atau sebulan setelah menerapkan Kaizen, tidak ada salahnya untuk merayakan pencapaian Anda dan seluruh tim yang telah terlibat. Anda dapat mengevaluasi bagaimana segala sesuatu dilakukan sebelum menjalankan Kaizen, dan setelah Kaizen berakhir. Laporkan secara publik tentang perbaikan yang dilakukan, dan fokuskan pada kenyataan bahwa ini adalah proses perbaikan berkelanjutan. Tanpa perayaan keberhasilan, banyak orang akan berkecil hati dan jatuh kembali ke cara lama dalam melakukan sesuatu. Setidaknya, berilah apresiasi kepada mereka.

Artikel Terpilih di Inbox Anda
Ya, tim konsultan SSCX akan memilihkan artikel dan ide menarik untuk Anda!

Kami akan mengirimkan maksimal 1 email per minggu dan Anda dapat unsubscribe kapan saja. Dengan berlangganan, Anda diberikan 1 ide yang bisa mengubah proses dan produk Anda lebih baik lagi.