JAKARTA – Semua perbaikan akan mendatangkan manfaat bagi perusahaan yang menjalankan. Hal ini lah yang dirasakan oleh salah satu produsen busi kendaraan bermotor terbesar di Indonesia, PT NGK Busi Indonesia.
Program Sparepart Management System (SMS) yang dijalankan mulai bulan Mei lalu memang berfokus untuk membenahi sistem manajemen sparepart yang selama ini kurang dioptimalkan dengan baik. Plant General Manager Aries Setya Nugraha mengungkapkan hal tersebut saat dijumpai pada acara penutupan program SMS yang berlangsung di kantor NGK Busi Indonesia, Kamis (10/12/2014).
“Masalah awal yang kami temukan adalah manajemennya yang bermasalah,” kata Aries. Tujuan awalnya, lanjut Aries kita ingin mengetahui mana sparepart yang perlu dan mana yang tidak perlu. “Terutama perlu atau tidaknya untuk distok.”
Selama ini menurut Aries, sparepart yang diimpor masih ditangani oleh satu bagian yang sama. “Ini prosedur yang tidak bagus karena kita tidak bisa crosscheck.” Sehingga inilah yang menjadi salah satu alasan mengapa sistem manajemen sparepart di NGK perlu dibenahi.
“Langkah awal dari program SMS ini adalah membuat standarisasi sparepart manajemen, agar kedepannya kita bisa mengetahui kapan waktunya untuk menyetok sparepart,” kata Aries.
Selain melakukan standarisasi terhadap manajemen sparepart, Aries juga menjelaskan dengan menjalankan program SMS, perusahaan sekaligus mendapatkan gambaran adanya potensi penghematan belanja perusahaan di waktu mendatang.
Senada dengan Aries, Agung Harjanto selaku ketua program SMS yang memimpin langsung program SMS mengatakan bahwa dengan menjalankan proyek perbaikan tersebut, perusahaan setidaknya mendapatkan gambaran berapa banyak stock sparepart yang mereka miliki. “Menurut perhitungan kita, stock kita masih ada sampai 18 tahun ke depan. Artinya, kita tidak perlu beli sparepart dulu.”
Menurut Agung benefit lain yang tidak kalah penting selain potensi cost down adalah bagaimana orang-orang didalam tim mampu bekerja sama dalam menyelesaikan proyek SMS. “Saya sendiri kaget, semua teman-teman itu antusias sekali, justru tidak ada kendala yang berarti dari teman-teman, mereka sangat antusias.”
Justru menurut Agung kendala yang cukup berarti lebih bersifat teknis. “Yang paling sulit itu pada saat mapping. Karena ‘bos’ kita kebetulan orang Jepang, buku panduan untuk mesin-mesinnya juga bahasa Jepang, jadi kita harus translate dulu. Itu kendala teknis yang menurut saya paling sulit.”
Namun demikian, Agung mengaku dengan menjalankan program SMS, ia dan tim juga mendapatkan pengetahuan dan pelajaran baru mengenai tools dan metode yang benar dalam mengerjakan sebuah proyek. “Selama ini jika ada masalah, mungkin hanya dengan omongan saja, tapi ternyata setelah kita temukan masalah berdasarkan data-data, validasinya jadi kuat.”
Selain keterlibatan yang aktif dari setiap orang yang mengerjakan proyek ini, Agung mengatakan bahwa kesuksesan implementasi program SMS, juga tidak terlepas dari bantuan pihak ketiga. “Keberadaan pihak ketiga sangat membantu tim internal NGK terutama terkait dengan metodologi. Kami butuh knowledge dan tools-nya dan secara psikologi orang malah lebih respek jika ada pihak eksternal karena berdasarkan pengalaman saya, akan lebih sulit jika proyek ini dikerjakan hanya dari orang dalam,” katanya pada kesempatan yang sama.
Setelah sukses menerapkan program perbaikan SMS, Aries mengatakan langkah kedepannya perusahaan akan fokus untuk terus mengimprove sistem yang sudah ada. “Kedepan kita akan fokus untuk memperbaiki sistem. Karena proyek ini berujung pada terciptanya prosedur, untuk kedepannya prosedur inilah yang akan terus kita improve sebagai presentasi dari sistem,” ujar Aries.**RR