Jika saat ini Anda merasa banyak hal yang harus Anda selesaikan tapi di sisi lain waktu yang Anda punya dirasa tidaklah cukup, well memang begitulah adanya. Namun, jika Anda seorang pemimpin tim, tentunya ini bukanlah satu alasan berarti untuk tidak menyelesaikan tugas Anda sebagai pemimpin dengan baik.
Sebagai pemimpin tim, Anda telah melalui banyak hal yang akhirnya membuat Anda belajar bagaimana membuat rencana, prioritas, dan mempersingkat pekerjaan Anda. Justru, permasalahan yang lebih tepat saat ini adalah bagaimana Anda membantu tim Anda melakukan hal yang sama seperti yang Anda lakukan.
Haruskah Anda mendikte setiap proses dan tools yang mereka gunakan? Bagaimana Anda menjaga agar setiap anggota tim memiliki “porsi” yang sama satu sama lain ataupun memastikan mereka agar tetap berada “di jalur” yang seharusnya?
Kata Experts
Situasi tempat kerja yang serba kompleks dan beragam seperti sekarang, tantangan sebenarnya adalah bukan hanya mengatur beban kerja Anda sendiri tapi juga beban kerja keseluruhan dari masing-masing anggota tim Anda, kata Jordan Cohen, seorang ahli produktivitas seperti dikutip hbr.org. “Membantu tim Anda mengatur waktu sebaik Anda mengatur waktu Anda merupakan faktor penting penentu kesuksesan sebuah tim.”
Elizabeth Grace Saunders, penulis How to Invest Your Time Like Money dan founder dari Real Life E Time Coaching & Training, pun sepakat. Menurutnya, sebagai manajer, peran Anda mencakup keduanya, yakni “menyusun strategi” dan juga sebagai “pelayan” bagi tim Anda untuk semua harapan yang terkadang mungkin tidak masuk akal dari para top manajemen. Ada beberapa tips yang bisa Anda lakukan untuk memastikan bahwa tim Anda telah mencapai produktivitas yang diinginkan.
Menciptakan Keteladanan
Langkah pertama adalah membuat “rumah Anda siap dihuni” (jika sebelumnya belum siap) dan tunjukkan bahwa Anda terus berlatih untuk mengatur waktu Anda sendiri dengan baik, kata Saunders. Anda juga harus lebih cermat mengalokasikan waktu pada pekerjaan rutin Anda – pertemuan yang harus Anda hadiri, email yang harus Anda balas, atau proyek yang sedang Anda kerjakan, misalnya, sehingga tim Anda dapat mengikuti arahan Anda dengan jelas. Kata Saunders, “jika Anda merasa overload, dampaknya Anda akan sulit berpikir secara strategis tentang waktu Anda sendiri, jadi bagaimana bisa mengatur waktu orang lain.”
Cohen menambahkan, “ini tentang sebuah model perilaku, Anda harus menunjukkan kepada anggota tim bahwa Anda telah mengatur waktu Anda untuk pekerjaan yang penting.”
Menetapkan Goals
Untuk dapat memastikan bahwa semua anggota tim Anda menggunakan waktu mereka dengan benar, “Anda harus “step-back” dan berpikir apa yang sebenarnya Anda inginkan untuk dilakukan oleh tim Anda,” kata Saunders. Buatlah sebuah outline tentang tujuan utama dan lakukan analisa terhadap kemampuan tim Anda sebelum Anda mengeksekusi rencana yang telah Anda susun. Hal ini akan membantu Anda memutuskan mana yang harus tim Anda kerjakan dan mana yang tidak. “Ini adalah tugas Anda untuk menentukan batas-batas pekerjaan yang mampu dilakukan oleh setiap anggota tim.”
Komunikasikan Ekspektasi dengan Jelas
Langkah selanjutnya, saran Saunders, yaitu bertemu dengan anggota tim satu-persatu untuk mengomunikasikan prioritas dan harapan Anda untuk peran mereka masing-masing. “Beritahu mereka dua atau tiga area inti yang Anda minta mereka untuk fokus,” kata Saunders. Harus spesifik,” lanjutnya. Hal terakhir yang harus dilakukan, kata Saunders adalah membuat semua anggota tim Anda memulai harinya dengan berpikir, ‘saya memiliki tujuh proyek yang harus saya selesaikan, pekerjaan mana yang harus saya lakukan lebih dulu?’ Juga tunjukkan secara jelas tentang berapa lama waktu yang Anda inginkan mereka untuk menyelesaikan pekerjaannya masing-masing. Apakah menghadiri meeting memerlukan waktu 1 hari penuh, atau cukup setengah hari, atau hanya beberapa jam saja? “Intinya, bantu anggota tim Anda memahami kualitas pekerjaan seperti apa yang Anda inginkan,” kata Saunders. Tapi Cohen memperingatkan, “jangan menjadi seorang micro manajer.” Cobalah untuk menggambarkan hasil yang sedang Anda coba raih, “dan biarkan anggota tim Anda melakukannya dengan cara mereka sendiri,” lanjut Cohen. Saunders juga mengingatkan, “tidak ada satu pendekatan yang “benar” dalam hal manajemen waktu.”
Mendorong Komunikasi yang Terbuka
Komunikasi dengan semua anggota tim tentang manajemen waktu harus dilakukan terus-menerus, menurut Saunders. “Ciptakan sebuah percakapan yang jujur,” katanya. Saunders juga menyarankan, untuk Anda meminta laporan mengenai kendala apa saja yang dihadapai dari masing-masing anggota tim dan bagaimana Anda bisa membantu mereka mengalokasikan waktu mereka lebih efektif, atau menyediakan sumber daya lain yang mereka butuhkan. “Jika anggota tim Anda tidak dapat mengungkapkan apa yang menjadi kesulitan mereka kemudian tidak melanjutkan proses akhirnya, hal itulah yang akan berpotensi menimbulkan permasalahan,” jelas Cohen. Selain itu, Cohen juga menyarankan agar Anda membuat review quartal untuk membahas prioritas pekerjaan. “Pastikan bahwa proses kerja yang sedang berjalan masih sesuai “jalur” dan lakukan juga evaluasi, apakah cara-cara yang dilakukan masih relevan dan apa saja yang telah berubah.” Jika dari hasil laporan yang Anda terima masih belum terlihat adanya kemajuan yang signifikan, meskipun semua tim Anda telah melakukan upaya nyata, menurut Cohen Anda harus mencari dimana akar masalahnya. “Apakah itu soal beban kerja, cara kerja yang tidak terstruktur, atau pada individu anggota tim Anda. Anda harus mencari tahu,” katanya.
[cpm_adm id=”10097″ show_desc=”no” size=”medium” align=”right”]
Berikan “Kebebasan” Kepada Tim
Menurut Cohen, kunci utama untuk meningkatkan produktivitas dari masing-masing anggota tim adalah dengan menghilangkan atau mendelegasikan tugas-tugas yang tidak penting dan menggantinya dengan aktivitas yang lebih memberikan nilai tambah (value added). “Berikan kesempatan kepada anggota tim Anda untuk membuat keputusan, apakah mereka memutuskan akan menghadiri meeting atau tidak, email mana yang perlu mereka respon, atau tanggung jawab apa saja yang perlu mereka ambil.”
Seberapa Penting Meeting Diadakan?
“Pikirkan kembali,” kata Cohen. Meskipun memang lanjut Cohen Anda tetap membutuhkan waktu khusus untuk berbagi informasi, meminta ide, dan membuat keputusan. Namun ada baiknya menurut Cohen, mengganti waktu meeting dengan tim agar waktu yang dimiliki anggota tim Anda lebih efektif dan efisien. Cohen menjelaskan, “The Golden Rule dari sebuah meeting adalah untuk memastikan bahwa Anda memiliki tujuan yang jelas untuk masing-masing anggota tim.” Sehingga menurut Cohen untuk dapat menjaga anggota tim Anda tetap berada “di jalurnya”, ia menyarankan Anda bisa meminta setiap anggota tim untuk membuat dan mengedarkan laporan tentang hasil apa saja yang telah dicapai minggu lalu dan prioritas apa yang akan dilakukan di minggu mendatang. “Hal ini dapat menjaga tim Anda tidak keluar “jalur” dan membuat semua orang bekerja dengan selaras,” katanya.
Tuntaskan Downtime
Jika organisasi Anda memiliki budaya kerja 24/7, Anda perlu mempertimbangkan waktu break untuk tim Anda. Hasil riset menunjukkan bahwa waktu off yang diberikan dapat meningkatkan produktivitas dan moral. “Sebagai manajer Anda harus bisa mengatur waktu produktif dari masing-masing anggota tim Anda,” kata Cohen. Bahkan, jika budaya kerja di tempat Anda memang lebih santai, namun penting untuk Anda mengomunikasikan kapan Anda berharap anggota tim Anda dapat memberikan laporan atas pekerjaan yang Anda berikan. “Misalnya, jika Anda memberikan tugas kepada salah satu anggota tim Anda di Jumat sore, jelaskan kepada tim Anda apakah Anda ingin dia menyelesaikannya segera atau Anda bisa menunggu laporannya hingga Senin.” Menurut Cohen, orang bersedia untuk diberikan dorongan ekstra, ”namun jika mereka akhirnya mengetahui bahwa hal tersebut sebenarnya tidak perlu dilakukan, mereka akhirnya suka merasa kesal.”
Meminta Bantuan
Dengan berbagai macam laporan, hasil review, rencana yang harus dieksekusi, permasalahan dari tim yang muncul, dan juga tanggung jawab Anda yang lainnya tentu sulit bagi Anda untuk dapat membagi waktu secara merata. Sehingga, solusi untuk keadaan seperti ini adalah meminta bantuan di luar tim Anda. “Anda bisa meminta seorang coach atau manajer HR untuk membantu Anda,” kata Saunders. Jika Anda menemukan ada seorang anggota tim Anda yang benar-benar kesulitan menyelesaikan pekerjaannya, Anda bisa mendampinginya secara teratur, memintanya untuk membuat rencana harian, memberikan banyak umpan-balik, namun mungkin ia membutuhkan bantuan lebih banyak dari yang Anda bisa berikan. “Seorang coach dapat memberikan apa yang anggota tim Anda butuhkan,” kata Saunders.
Dari 8 tips yang telah dijabarkan Saunders dan Cohen, ada dua prinsip yang menurut mereka harus Anda ingat sebagai pemimpin tim.
Hal yang harus dilakukan:
- Memprioritaskan waktu untuk pekerjaan harian dari setiap anggota tim Anda
- Memberikan penilaian langsung dari hasil laporan kemajuan masing-masing anggota tim, hal ini akan membuat setiap orang bertanggung jawab dan memungkinkan mereka untuk tahu apa yang orang lain lakukan untuk mencapai tujuan bersama.
- Komunikasikan kapan Anda perlu tim Anda untuk menyediakan waktu ekstra dan kapan tidak. Jika Anda tidak bisa mengomunikasikan harapan Anda dengan jelas, hal tersebut dapat menimbulkan ‘ketidaksukaan’.
Hal yang jangan dilakukan:
- Micromanage
- Terlalu banyak proyek atau inisatif perbaikan yang Anda berikan kepada tim Anda.
Selamat mencoba!