Inisiatif reduksi (work-reduction) bertujuan untuk menyederhanakan operasional dan mengoptimalkan produktivitas sambil tetap mempertahankan kualitas dan kepuasan karyawan. Salah satu strategi kunci untuk mencapai keberhasilannya adalah dengan mendorong kolaborasi antar-departemen dan komunikasi di antara para pemimpinnya.
Excellent people, ketika para manajer sulit diminta untuk melihat kemungkinan penghentian aktivitas di departemen mereka, pada umumnya mereka mampu melihat kemungkinan tersebut di departemen lain. Jika Anda bisa membuat para pemimpin dari berbagai departemen berkumpul untuk melakukan hal itu, maka inisiatif penyederhanaan akan lebih mudah dilakukan.
Dalam setiap organisasi, terutama organisasi besar dengan banyak departemen, terdapat banyak proses, dan aktivitas yang berlangsung secara bersamaan. Seiring berjalannya waktu, aktivitas-aktivitas ini dapat terakumulasi dan menjadi redundan, tidak efisien. Mengakui kebutuhan untuk perbaikan dan peningkatan efisiensi adalah langkah pertama untuk melakukan reduksi atau pengurangan beban kerja. Namun, mengidentifikasi area-area spesifik dimana pengurangan harus dilakukan bisa menjadi tugas yang menantang bagi para manajer departemen secara individu. Ini adalah tantangan yang timbul dari keterlibatan dan keterikatan mereka terhadap fungsi departemen masing-masing.
Ketika diberi tugas untuk mengevaluasi, manajer mungkin mengalami bias atau keterbatasan dalam perspektif mereka. Mereka mungkin ragu untuk mempertimbangkan kemungkinan pengurangan aktivitas dalam lingkup mereka, takut hal itu akan mempengaruhi otoritas, pengaruh, atau nilai yang terlihat. Namun, perspektif dari pihak luar sering membawa kejelasan dan objektivitas. Di sinilah kolaborasi antar-departemen memainkan peran penting.
Bayangkan sebuah skenario di mana para pemimpin dan manajer dari departemen-departemen yang berbeda berkumpul dalam suatu rapat kolaboratif. Dalam skenario ini, mereka saling berbagi wawasan, ide, dan keahlian mengenai operasional organisasi. Mereka dapat mengevaluasi aktivitas-aktivitas di berbagai departemen secara obyektif, memberikan perspektif baru, dan mengidentifikasi proses-proses yang berlebihan atau tidak perlu yang dapat disederhanakan atau dihilangkan.
Konsep kolaborasi antar-departemen mirip dengan udara segar bagi setiap organisasi yang berupaya untuk mencapai efisiensi. Ini mendorong pertukaran ide dan pengalaman secara terbuka, menghancurkan silo-silo yang menghambat kemajuan. Ketika para pemimpin ini berkolaborasi, mereka tidak hanya mengidentifikasi peluang perbaikan, tetapi juga membangun pemahaman bersama tentang fungsi keseluruhan organisasi. Pemahaman bersama ini menjadi dasar yang kokoh untuk pengambilan keputusan mengenai Inisiatif work reduction.
Lebih lanjut, pendekatan kolaboratif ini membangun tanggung jawab bersama. Ini menunjukkan komitmen organisasi terhadap perbaikan terus-menerus dan keterlibatan karyawan. Keterlibatan para pemimpin dari berbagai departemen juga menanamkan rasa memiliki terhadap kesuksesan inisiatif di seluruh organisasi. Hal ini tentunya akan membawa organisasi semakin dekat dengan kesuksesan nyata. Salam improvement!