Menurut Weiss dan Kolberg dalam buku Coaching Competencies and Corporate Leadership, Coaching adalah proses pendampingan yang berfokus untuk membantu individu mengembangkan produktivitas melalui aktivitas mendengarkan yang mendalam, pemberian pertanyaan reflektif, serta pencarian perspektif baru. Kemampuan beradaptasi sebuah perusahaan menjadi modal utama untuk terus bertahan dan bersaing di tengah keadaan dunia yang terus berubah. Dalam hal ini, perusahaan dapat membekali anggotanya dengan pelatihan manajemen perubahan (change management coaching). Coaching ini hadir membantu tim serta pemimpin perusahaan menghadapi perubahan untuk menyelesaikan tantangan yang muncul dengan solusi inovatif dan melihatnya sebagai peluang untuk berkembang.

Kelincahan, atau agility sebuah perusahaan diartikan sebagai kemampuan perusahaan untuk beradaptasi dan merespons perubahan lingkungan eksternal dengan cepat, tanpa harus kehilangan visi yang ingin dibawa. Tujuan atau visi organisasi bagaikan penunjuk arah  dalam menetapkan keputusan, sehingga sebuah organisasi perlu berpegang teguh pada visinya meskipun di tengah dinamika eksternal yang tidak dapat diprediksi.

Perusahaan yang gesit dilihat dari fleksibilitas, kecepatan, dan kesiapannya dalam menerima perubahan. Bagaimana cara sebuah organisasi untuk bisa bertahan dalam menghadapi perubahan dunia bisnis? 

Resistensi dan Struktur Hierarki: Hambatan Utama Organization Agility

Dalam perjalanannya untuk menumbuhkan budaya kelincahan, organisasi mungkin akan menghadapi banyak hambatan, terutama dari dalam organisasi. Munculnya resistensi dan kekakuan struktur hierarki dapat menyulitkan organisasi untuk melakukan tindakan yang diperlukan ketika menghadapi perubahan.

Mengubah cara organisasi beroperasi artinya juga akan mengubah cara bertindak orang-orang di dalamnya. Ketika sebuah sistem yang telah tercipta sejak lama mendapat tantangan dari hadirnya oleh praktek baru akibat perubahan, wajar jika perubahan yang dilakukan menghadapi resistensi dari karyawan. Tidak mudah meyakinkan orang untuk mengubah proses dan rutinitas yang sudah nyaman menjadi keseharian mereka. 

Struktur hirarki tradisional dan sistem yang sudah kuno juga dapat membatasi pengambilan keputusan, menyulitkan organisasi untuk beradaptasi dengan cepat terhadap keadaan baru. Budaya organisasi yang lebih mengutamakan konsistensi daripada inovasi juga dapat menghambat kemampuan organisasi untuk merespons perubahan secara cepat.

Tantangan ini tidak cukup diselesaikan hanya dengan instruksi dari pihak atas. Perusahaan bisa menerapkan pendekatan change management agar setiap orang bisa bergerak selaras dalam menghadapi perubahan. Change management coaching muncul untuk membantu menyelaraskan pola pikir dan strategi seluruh bagian perusahaan untuk mewujudkan model beroperasi yang lebih adaptif.

Membangun Organization Agility Melalui Change Management Coaching

Change management coaching merupakan strategi penting untuk membangun ketangkasan organisasi. Bentuk pelatihan ini khusus diciptakan untuk mendukung para manajer serta tim lebih siap dalam menghadapi lingkungan yang dituntut untuk terus berubah. Peserta pelatihan akan diberi pemahaman mengapa perubahan perlu dilaksanakan dan bagaimana cara menerima perubahan dengan positif. 

Pertama-tama, perusahaan perlu memilih pelatih yang tepat dengan mempelajari rekam jejaknya dalam membantu organisasi serupa dalam mengadopsi perubahan. Pastikan juga gaya pelatihan yang dibawa selaras dengan nilai dan budaya organisasi. Sesuaikan program pelatihan untuk mengatasi kebutuhan di tiap level organisasi. Hal ini bisa berupa sesi pelatihan personal untuk para pemimpin dan sesi pelatihan kelompok untuk tiap divisi.

Lalu, bagaimana tepatnya change management coaching dapat mendukung ketangkasan? Berikut adalah tahapan-tahapannya:

1. Tetapkan Kebutuhan dan Tujuan: Pelatihan dimulai dengan menilai kondisi perusahaan serta tantangan yang dihadapi saat ini. Kemudian, perusahaan diajak untuk menetapkan tujuan yang jelas dan terukur mengenai apa yang ingin dicapai melalui pelatihan ini.
2. Menumbuhkan Budaya Pelatihan yang Mendukung: Peserta pelatihan akan diarahkan untuk menumbuhkan sikap terbuka terhadap umpan balik, sehingga seluruh bagian perusahaan, khususnya karyawan di lini terdepan merasa dilibatkan dalam perubahan dan bisa menerimanya dengan lapang dada.
3. Memantau Kemajuan dan Mengevaluasi Dampak: Sesekali, organisasi memantau kemajuan program pelatihan dan memastikan bahwa pelatihan yang dilakukan sesuai dengan visi organisasi. Organisasi bisa melakukannya dengan mengumpulkan umpan balik dan data untuk mengevaluasi dampak pelatihan terhadap cara organisasi beradaptasi, kemudian menyesuaikan gaya pelatihan dengan kebutuhan.
4. Mengembangkan dan Mempertahankan Upaya Pelatihan: Meskipun ketika tujuan awal telah tercapai, konsistensi dalam menerapkan budaya adaptif juga perlu dipertahankan. Wawasan baru dari pelatihan dapat terus diterapkan, ditambah dengan memperluas lingkup pelatihan sesuai kebutuhan di masa depan.

Contoh Change Management Coaching : Penerapan Mesin Otomatis Baru di Pabrik Manufaktur

Sebuah perusahaan manufaktur mengganti beberapa lini produksi dari mesin semi-manual ke mesin otomatis. Muncul banyak kekhawatiran dari internal perusahaan. Karyawan merasa takut posisinya akan tergantikan oleh mesin, ditambah mereka kesulitan beradaptasi dengan teknologi baru. Semua itu membuat mereka menolak perubahan karena sudah terbiasa dengan cara lama. Change management coaching membantu mengatasi permasalahan ini melalui:

1. Penerapan Coaching, di mana karyawan diajak bicara secara personal tentang tantangan dan ketakutan mereka

Pelatih menanyakan pertanyaan reflektif seperti “Apa yang paling membuat kamu khawatir dengan mesin baru ini?” atau “Kalau mesin ini bisa mengurangi pekerjaan fisik beratmu, apa manfaat yang bisa kamu rasakan?”, sehingga karyawan merasa kekhawatiran mereka didengar dan divalidasi. Pelatih juga memfasilitasi diskusi kelompok antar operator untuk berbagi pengalaman belajar

2. Penguatan & Follow-up

Pelatih mengajak karyawan menetapkan target kecil untuk memastikan produktivitas di tengah perubahan. Selain itu, sesi refleksi mingguan dilakukan untuk mengetahui hambatan dan keberhasilan dari pelatihan. Supervisor diarahkan untuk memberi penghargaan kepada karyawan dengan produktivitas tinggi yang menonjol, membuat semangat karyawan tetap terjaga dan mengurangi resistensi.

Dengan tahap-tahap ini, karyawan lebih percaya diri mengadaptasi teknologi baru, dengan kekhawatiran yang mereka rasakan ditransformasi menjadi rasa terlibat dan memiliki dalam perubahan. Produktivitas akan meningkat tanpa menimbulkan resistensi yang besar, dan karyawan tidak merasa sendirian dalam menghadapi perubahan.

Frequently Asked Questions (FAQs) 

1. Apa tujuan utama dari change management coaching?
   Membekali organisasi dengan keterampilan, pola pikir, dan strategi untuk beradaptasi serta merespons perubahan secara cepat dan efektif.
   
2. Mengapa resistensi internal menjadi hambatan bagi kelincahan organisasi?
   Karena anggota cenderung nyaman dengan sistem lama, sehingga menolak perubahan yang mengubah rutinitas mereka.
   
3. Bagaimana coaching membantu meningkatkan kolaborasi?
   Dengan mengasah keterampilan komunikasi, menghilangkan sekat antar divisi, dan mendorong kerja sama lintas fungsi.
   
4. Apa manfaat jangka panjang dari budaya kelincahan?
   Meningkatkan inovasi, memperkuat daya saing, dan memastikan organisasi siap menghadapi tantangan di masa depan.
   
5. Mengapa keberlanjutan pelatihan penting meskipun tujuan awal telah tercapai?
   Agar wawasan dan keterampilan baru tetap berkembang, relevan, dan menjadi bagian permanen dari budaya organisasi.

Change management training bukan sekadar alat untuk menghadapi transisi, tetapi merupakan investasi strategis yang mampu mengubah pola pikir, meningkatkan keterampilan, dan menanamkan budaya kelincahan organisasi. Pelatihan membekali pemimpin dan tim dengan wawasan, keterampilan komunikasi, ketahanan emosional, serta dorongan inovasi sehingga mempercepat pengambilan keputusan dan meningkatkan pemanfaatan peluang secara optimal.

Dalam lanskap bisnis yang penuh ketidakpastian, kelincahan organisasi menjadi keunggulan kompetitif yang diperlukan. Melalui penerapan manajemen perubahan yang terstruktur dan berkelanjutan, organisasi tidak hanya mampu bertahan, tetapi juga terus mampu beradaptasi sebagai bagian permanen dari organisasi, menciptakan fondasi yang kokoh untuk pertumbuhan jangka panjang.

Referensi

CoachHub. (2024, April 30). Cultivating a culture of agility with change management coaching. coachhub.com/blog/cultivating-a-culture-of-agility-with-change-management-coaching

Weiss, T., & Kolberg, S. (2003). Coaching Competencies and Corporate Leadership. St. Lucie Press.