Dalam lingkungan kerja yang menerapkan budaya Lean, para karyawan harus bisa dengan cepat dan mudah mengidentifikasi perlengkapan apa saja yang akan mereka gunakan. Namun, pada prakteknya ternyata masih banyak juga perlengkapan yang terletak cukup jauh dan berada di tempat yang kurang ideal untuk di raih.
Para praktisi Lean menyebut hal ini sebagai waste motion (aktivitas gerak yang tidak memiliki nilai tambah). Konsep Lean lainnya, seperti Visual Workplace, dapat diterapkan di seluruh fasilitas di dalam organisasi. Hal ini menekankan bahwa lingkungan kerja harus menampilkan label yang mudah dimengerti, baik itu garis-garis di shopfloor maupun instruksi dalam setiap proses yang harus dijalani.
5 S – sort out, set in order, shine, standardize, dan sustain adalah sebuah tool berbasis tim yang menjadi titik awal paling baik untuk mengembangkan budaya dan disiplin yang diperlukan untuk menerapkan budaya lean dengan menciptakan tempat kerja yang ideal.
Proses 5S dimulai dengan membentuk sebuah tim dan mengidentifikasi area kerja mana yang perlu ditingkatkan. Hal yang biasanya paling umum dilakukan adalah memulainya dari area kerja yang berantakan, seperti ruangan maintenance, misalnya.
Berikut tahapan yang terangkum dalam 5S:
1. Sort out – Anggota tim mulai membersihkan area kerja yang berantakan dengan membuang atau memindahkan kertas-kertas yang tidak digunakan lagi, furniture, perlengkapan, peralatan, persediaan yang berlebih, dan barang-barang lainnya yang tidak diperlukan agar kegiatan di area tersebut bisa lebih nyaman dilakukan.
2. Set in Order – Tahap ini mengacu pada area di dalam organisasi yang ideal. Kuncinya adalah, “sebuah tempat untuk segala sesuatu, dan segala sesuatu di tempatnya”.Pada tahap ini, lakukan tata letak yang dapat meningkatkan aliran yang efisien di tempat kerja.
3. Shine – Para anggota tim bersama-sama membersihkan area kerja dari semua peralatan-peralatan yang tidak perlu ada di sekitar area kerja.
4. Standardize – 3 elemen S pertama dimaksudkan untuk mengubah area kerja menjadi area yang lebih ideal dan dalam kondisi yang selalu aman dan nyaman untuk melakukan pekerjaan. Sedangkan elemen S yang keempat, yaitu membuat standar, dimana standar ini mendefinisikan aktivitas yang mendukung kondisi kerja yang ideal.
5. Sustain – Tahap terakhir dari aktivitas 5 S yang agak sulit dari 4 tahap sebelumnya, yaitu mempertahankan daerah dalam kondisi terbaik. Jika budaya organisasi tempat kerja tidak diperhatikan, seluruh aktivitas dalam melakukan pekerjaan akan sulit terlaksana dengan lebih efektif. ***RR/RW