Kaizen event merupakan proses terencana yang difokuskan untuk meningkatkan bisnis. Upaya ini merupakan sarana ideal untuk membawa perubahan positif ke dalam lingkungan apapun dan dimanapun. Kaizen event dikenal juga dengan sebutan ‘Kaizen Blitz’. Konsep ini selama bertahun-tahun telah digunakan sebagai sumber fasilitas kekuatan yang cepat dan perubahan yang efektif dalam organisasi, seperti untuk mengeliminasi waste, mengurangi biaya, dan meningkatkan produktivitas.
Kaizen tidak diterapkan secara mutlak dan universal, antara bisnis satu dengan bisnis lain memiliki perbedaan tetapi biasanya mereka memiliki pendekatan umum yang sama dalam hal perencanaan dan penerapannya. Langkah-langkah berikut ini merupakan pedoman yang biasa diambil ketika organisasi mulai melakukan kaizen event:
Perencanaan – Leader kaizen akan mengumpulkan data tentang masalah tertentu dan mengusulkan kaizen event yang telah terencana untuk menyelesaikan masalah dengan cepat.
Agenda Kaizen – Pemimpin tim akan mengumpulkan tim yang akan fokus pada agenda kaizen dalam beberapa hari ke depan. Anggota tim adalah orang yang memiliki peran langsung dan paling bertanggungjawab di setiap area yang mereka tangani.
Tindak lanjut – Setelah agenda selesai, penting bagi tim kaizen untuk menindaklanjuti dan memastikan semua tugas yang diajukan dan solusinya dapat digunakan untuk jangka panjang.
Seperti kita ketahui, agenda ini tidak lama atau berlarut-larut. Atribut utama yang berlaku di semua kaizen event adalah fakta dimana mereka dapat bergerak cepat dan fokus pada masalah yang spesifik. Tujuannya adalah untuk menghasilkan solusi jangka panjang yang dapat membantu meningkatkan efisiensi dan profitabilitas perusahaan.
Manfaat Kaizen Event
Untuk melakukan perubahan, dari proses perencanaan menuju tahap persetujuan organisasi bisa menghabiskan waktu berminggu-minggu, berbulan-bulan, atau bahkan bertahun-tahun. Orang-orang yang pada awalnya bersemangat , sering kehilangan antusiasme mereka dari waktu ke waktu karena hal-hal tersebut terlalu lama diselesesaikan. Nah, dengan kaizen, semua orang yang terlibat mampu memanfaatkan energi dan antusiasme mereka untuk mendapatkan hasil dengan cepat.
Upaya ini juga membantu karyawan lebih bersemangat untuk bekerja secara aktif dan mendapatkan manfaat langsung dari perubahan yang dijalankannya. Tidak hanya mendorong perubahan di satu area saja, kaizen event pada akhirnya akan membuat perubahan cepat di perusahaan. Kaizen juga terbukti mampu meningkatkan produktivitas karyawan karena mereka menjadi lebih termotivasi
Kaizen event terbukti sebagai cara yang sangat efektif untuk mengatasi kesulitan atau masalah dengan sangat cepat. Daripada harus terjebak di dalam sistem yang mengandalkan manajemen dan dewan untuk membuat perubahan, kaizen event akan mengumpulkan semua orang yang terlibat untuk bersama-sama segera mengenali dan menyetujui perubahan dengan cepat.