Di tengah arus perubahan yang semakin cepat baik akibat disrupsi teknologi, dinamika pasar, maupun tekanan global sehingga organisasi dituntut untuk dapat beradaptasi secara strategis. Namun, adaptasi bukan sekadar mengubah sistem atau struktur, melainkan menyangkut bagaimana manusia di dalamnya, yaitu para stakeholder, menanggapi dan ikut terlibat secara aktif dalam proses perubahan. Beberapa penelitian mengungkap bahwa sekitar 60–70% inisiatif perubahan gagal karena lemahnya keterlibatan stakeholder. Hal ini menandakan bahwa keberhasilan manajemen perubahan bukan hanya soal perencanaan strategis, tetapi terletak pada bagaimana stakeholder dikelola dan digerakkan secara efektif. Oleh karena itu, strategi engagement menjadi pondasi utama dalam setiap perubahan organisasi.

Realita Engagement Stakeholder dalam Proses Change Management

Stakeholder dalam perubahan organisasi mencakup berbagai pihak: karyawan, manajer, pelanggan, vendor, mitra eksternal, hingga masyarakat sekitar. Mereka semua memiliki kepentingan, pengaruh, dan ekspektasi yang berbeda—dan semuanya perlu diperhitungkan secara strategis.

Tanpa keterlibatan yang tepat, resistensi mudah terjadi. Contoh adalah ketika Netflix pada tahun 2011 memisahkan lini bisnisnya tanpa komunikasi yang jelas kepada pelanggan. Akibatnya, bukan hanya kehilangan kepercayaan publik, tetapi juga mengalami penurunan nilai saham hingga 77% dalam waktu empat bulan. Hal ini menunjukkan betapa pentingnya strategi komunikasi yang terarah dalam change management.

Data dari Prosci Change Management Benchmark Report menegaskan bahwa keterlibatan stakeholder bukan sekadar pendukung, melainkan penentu utama keberhasilan. Dalam edisi terbarunya, organisasi dengan strategi engagement yang sangat baik memiliki kemungkinan keberhasilan proyek perubahan sebesar 93%, dibandingkan hanya 15% pada organisasi dengan strategi engagement yang buruk. Angka ini menunjukkan kesenjangan keberhasilan hingga enam kali lipat, hanya karena perbedaan dalam cara melibatkan stakeholder.

Oleh karena itu, stakeholder engagement tidak bisa dianggap hanya sebagai sebuah formalitas, melainkan sebagai komponen inti dalam change management. Ketika stakeholder diajak berdialog sejak awal, dipahami karakteristiknya, dan dilibatkan dalam proses, maka tingkat adopsi dan dukungan terhadap perubahan dapat meningkat secara signifikan. Sebaliknya, kurangnya komunikasi dan transparansi dapat dengan cepat memicu resistensi, bahkan penolakan total terhadap inisiatif perubahan.

Tantangan Menghadapi Resistensi dan Strategi Engage yang Efektif

Salah satu tantangan terbesar dalam change management adalah resistensi terhadap perubahan. Resistensi merupakan bagian alami dari proses perubahan. Hal ini biasanya muncul karena ketidakpastian, ketakutan akan kehilangan peran, atau kebingungan terhadap arah baru organisasi. Jika dibiarkan, resistensi dapat berkembang menjadi penghambat utama dalam proses perubahan.

Oleh karena itu, organisasi perlu menerapkan strategi engagement yang tepat. Strategi ini perlu dimulai sejak awal melalui keterlibatan dini (early involvement) untuk membangun rasa memiliki (sense of belonging). Stakeholder yang dilibatkan sejak tahap perencanaan cenderung lebih mendukung dibandingkan mereka yang hanya “diberi tahu” saat implementasi.

Kedua, komunikasi dua arah dan feedback loops menjadi kunci. Forum diskusi, survei rutin, hingga focus group discussion dapat dimanfaatkan untuk mengidentifikasi masalah sebelum berkembang menjadi krisis. Ketiga, pemberdayaan stakeholder merupakan strategi yang efektif: berikan ruang bagi mereka untuk mengambil keputusan, menyampaikan ide, dan menjadi bagian dari solusi.

Di era digital, engagement dapat difasilitasi melalui berbagai tools kolaborasi seperti:

• Microsoft Teams/Slack: untuk komunikasi kolaboratif antartim
• Survei online: untuk menjaring opini dengan cepat
• Miro/Notion/Trello: untuk pelacakan proyek dan kolaborasi visual

Namun, alat hanyalah fasilitator. Yang terpenting adalah komitmen organisasi untuk benar-benar mendengarkan dan merespons kebutuhan stakeholder secara terbuka, kritis, dan penuh empati.

Membangun Budaya Engagement Berkelanjutan sebagai Pilar Change Management

Keterlibatan stakeholder tidak boleh hanya terjadi saat proyek besar berlangsung, lalu diabaikan setelahnya. Justru, engagement perlu menjadi bagian dari budaya organisasi agar keberlanjutan perubahan dapat terjaga. Oleh karena itu, diperlukan langkah-langkah untuk membangun budaya ini, antara lain:

• Townhall rutin: forum untuk menyampaikan perkembangan dan mendengar masukan dari semua lini.
• Sesi Q&A dengan pimpinan: meningkatkan transparansi dan aksesibilitas.
• Pelatihan yang inklusif: membekali setiap individu agar siap menghadapi transformasi dan berperan aktif di dalamnya.

Pemimpin organisasi memegang peran penting dalam membangun budaya ini. Gaya kepemimpinan transformasional—yang menginspirasi, terbuka terhadap kritik, dan mendukung pengembangan anggota tim—terbukti mampu meningkatkan kepercayaan dan loyalitas stakeholder. Dikutip dalam HCMBOK® The Human Change Management Body of Knowledge, stakeholder akan lebih bersedia menjadi agen perubahan bila mereka merasa memiliki peran, pengaruh, dan makna dalam prosesnya.

Berikut beberapa tips praktis untuk memulai budaya ini:

• Jangan langsung menargetkan semua stakeholder dalam proyek besar. Mulailah dari satu proyek atau program kecil dengan melibatkan stakeholder utama secara aktif.
• Buatlah daftar stakeholder yang paling berpengaruh terhadap kegiatan organisasi.
• Tetapkan saluran komunikasi yang jelas, konsisten, dan mudah diakses oleh para stakeholder.
• Adakan sosialisasi atau pelatihan internal singkat tentang pentingnya stakeholder engagement dan cara melakukannya.

Frequently Asked Questions (FAQs)

1. Apa itu stakeholder dalam konteks change management?
   Individu atau kelompok yang terdampak oleh perubahan, seperti karyawan, manajer, pelanggan, vendor, atau mitra eksternal
   
2. Mengapa engagement stakeholder penting dalam proses perubahan?
   Karena keterlibatan mereka menentukan keberhasilan perubahan, mengurangi resistensi, dan membangun rasa memiliki.
   
3. Bagaimana cara mengatasi resistensi dari stakeholder?
   Libatkan sejak awal, lakukan komunikasi terbuka, serta beri ruang feedback dan peran aktif agar mereka merasa memiliki kontrol
   
4. Apa contoh strategi komunikasi efektif untuk engagement?
   Gunakan komunikasi dua arah melalui townhall, Q&A dengan pimpinan, platform kolaboratif, serta storytelling yang relevan.
   
5. Bagaimana cara menjaga budaya engagement dalam jangka panjang?
   Jadikan engagement sebagai nilai inti, adakan forum rutin, sediakan ruang feedback, dan dukung dengan kepemimpinan transformasional.

Kesimpulan

Keberhasilan change management tidak ditentukan oleh seberapa besar anggaran atau secanggih apa sistem baru yang diterapkan, melainkan oleh seberapa dalam dan berkelanjutannya keterlibatan stakeholder dalam seluruh prosesnya. Oleh karena itu, keterlibatan stakeholder harus dirancang sebagai proses yang aktif, berkelanjutan, dan bermakna.

Untuk itu, setiap organisasi perlu memulai dari langkah-langkah konkret berikut:

• What: Apa tujuan strategis perubahan?
• Why: Mengapa perubahan ini penting?
• Who: Siapa stakeholder yang terdampak dan perlu dilibatkan?
• When: Kapan engagement harus dimulai?
• Where: Di mana ruang keterlibatan dibuka (fisik atau digital)?
• How: Bagaimana strategi komunikasi dan feedback dibangun?

Dengan pendekatan ini, organisasi tidak hanya akan berhasil menggerakkan stakeholder, tetapi juga menciptakan ekosistem kerja yang adaptif, inklusif, dan siap menghadapi masa depan.

Referensi

Change Management for Stakeholder Engagement. (2024, February 17). Change Strategist.

10 Best Practices for Stakeholder Engagement in Change Management. (n.d.). growett.

Griffin, J. A. & Otter, K. (2014). It takes a village: How stakeholder engagement is the key to strategic success. PMI.

Errida, A. & Lotfi, B. (2021). The determinants of organizational change management success: Literature review and case study. Sage Journals.

Gonçalves, V. & Campos, C. (2018). HCMBOK® The Human Change Management Body of Knowledge. CRC Press.

12 Change Management Principles and Best Practices. (2024, October 1). Prosci.