SHIFT SSCX 3 Cara buat proses lebih simpel

Dahulu, orang berpikir segala sesuatu yang kompleks itu keren. Makin kompleks bahasa yang anda gunakan, makin banyak kata-kata yang tidak dimengerti lawan bicara, makin dibilang pintar. Perusahaan yang bonafid adalah perusahaan yang punya struktur paling rumit. Untungnya, zaman telah berubah. Mungkin karena bosan dengan harga yang harus dibayar untuk sederetan kompleksitas, saat ini orang lebih suka yang minimalis. Segala sesuatu yang sederhana, simpel, dan cost-effective menjadi primadona.

Lalu, pertanyaannya, jika apa yang anda kerjakan saat ini tidak memiliki value dan harus dihentikan, lalu apa yang harus anda kerjakan?

Alasan yang menyebabkan suatu pekerjaan yang tidak perlu tetap dilakukan adalah para manajer terlanjur memiliki ikatan emosional dengan pekerjaan tersebut. Ini disebut “proyek zombie”, hidup segan mati tak mau, yang tetap dilakukan karena para manajer ingin tetap melakukannya.

Ketika seseorang telah menginvestasikan waktu, tenaga dan pikirannya untuk melaksanakan proyek, program, atau proses, mereka mengembangkan rasa kepemilikan yang mendalam. Menghentikan apa yang telah mereka usahakan tersebut sama saja seperti membunuh sebagian dari diri mereka.

Jika anda adalah salah satu CEO atau pemimpin yang ingin menyederhanakan aktivitas dan proses di organisasi namun terbentur masalah yang sama, ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengatasinya:

1. Pisahkan antara inisiatif cost-reduction dengan work-reduction

Sangat wajar jika orang cenderung protektif terhadap karir dan penghidupan mereka. Akan sulit meminta mereka melakukan sesuatu yang bisa menyebabkan kehilangan pekerjaan. Jadi, jika anda terdorong untuk melakukan penghematan biaya, cobalah untuk menghilangkan peran yang tidak perlu terlebih dahulu sebelum menghilangkan aktivitas yang tidak perlu.

2. Buat inisiatif pengurangan pekerjaan menjadi aktivitas bersama

Baca juga  Ingin Masalah Berat Badan Selesai? Gunakan Metode DMAIC

Ketika para manajer sulit diminta untuk melihat kemungkinan penghentian aktivitas di departemen mereka, pada umumnya mereka mampu melihat kemungkinan tersebut di departemen lain. Jika anda bisa membuat para pemimpin dari berbagai departemen berkumpul untuk melakukan hal itu, maka inisiatif penyederhanaan akan lebih mudah dilakukan.

3. Tetapkan “usia” untuk setiap proyek, program dan pekerjaan

Dengan demikian, anda tidak perlu susah menghentikan program yang sudah berjalan terlalu lama. Jika setiap program dan proyek telah memiliki siklus hidupnya masing-masing, maka penghentian program dan proyek tesebut menjadi sesuatu yang natural, dan para manajer akan siap untuk itu.

Penyederhanaan dalam organisasi pasti akan melibatkan penghentian dan pemutusan program yang menyerap biaya dan menyebabkan kompleksitas. Beberapa tips diatas mungkin akan membantu anda, namun jangan berhenti untuk terus menemukan cara-cara lain yang sesuai dengan kultur dan nilai-nilai organisasi anda. Selamat datang di dunia yang jauh lebih sederhana!***