Sumber Photo: Wisegeek
Sumber Photo: Wisegeek

Dalam kegiatan perbaikan, data merupakan unsur penting untuk memahami situasi menganalisa persoalan, mengendalikan proses, mengambil keputusan, dan membuat rencana. Memahami bagaimana menyusun rencana pengumpulan data (data collection plan) adalah salah satu kunci sukses keberhasilan proyek perbaikan yang dijalankan.

Data collection plan adalah sebuah proses untuk memastikan bahwa data yang anda kumpulkan untuk perbaikan kinerja menjadi berguna dan dapat diandalkan, tanpa perlu mengeluarkan biaya tinggi dan memakan waktu yang lama.

Berikut 6 langkah mudah menyusun data collection plan:

Tahap 1 – Definisikan Target dan Tujuan

Data collection plan yang baik harus mencakup:

  • Deskripsi singkat mengenai proyek
  • Data spesifik yang dibutuhkan
  • Rasio pengumpulan data
  • Data seperti apa yang bisa disediakan untuk proses yang menjadi bahan studi, dan bagaimana data tersebut akan membantu tim proyek
  • Apa yang akan dilakukan dengan data ketika telah terkumpul

Kejelasan mengenai elemen-elemen tersebut akan memfasilitasi akurasi dan efisiensi dalam proses pengumpulan data.

Tahap 2 – Definisikan Segala Hal Mengenai Operasional dan Metodologi

Tim proyek harus mendefinisikan data yang akan dikumpulkan dengan jelas dan bagaimana cara mengumpulkannya. Mereka harus memutuskan apa saja yang harus dievaluasi dan menemukan cara bagaimana nilai-nilai numerik tersebut akan dimanfaatkan, juga bagaimana cara memfasilitasi manajemen dengan data. Tim juga bisa mempertimbangkan pencocokan data dengan pelanggan. Dengan demikian, komparasi bisa dicapai dan best practice dilakukan. Tim juga harus memformulasikan cakupan pengumpulan data, yaitu:

  • Berapa banyak observasi yang dibutuhkan
  • Interval waktu yang menjadi bagian dari studi
  • Data mana yang akan dikumpulkan; data terdahulu, saat ini atau masa depan
  • Metodologi yang akan digunakan untuk merekam dan mencatat data

Cara terbaik memulai perencanaan pengumpulan data adalah mendapatkan pemahaman yang menyeluruh dan persetujuan mengenai semua definisi, prosedur dan panduan yang relevan yang akan digunakan dalam pengumpulan data. Hasil data bisa menyesatkan jika dikumpulkan dengan cara-cara yang meragukan. Masalah serius bisa terjadi akibat keputusan bisnis yang dibuat berdasarkan data yang tidak reliable.

Tahap 3 – Memastikan Kemungkinan Pengulangan, Reproduksi, Akurasi, dan Stabilitas Data

Baca juga  Belajar Inovasi dari Kesuksesan Icons K-Pop BTS

Tim proyek harus menyadari semua faktor yang mungkin menyebabkan penurunan potensi pengulangan, reproduksi, akurasi dan stabilitas, dalam rentang waktu manapun yang akan menyebabkan data tidak valid. Sangat disarankan untuk melakukan pengujian dalam skala kecil untuk mengetahui bagaimana proses dan pengukuran kemampuan data akan dilaksanakan. Dalam simulasi, harus diketahui mengenai faktor-faktor yang memungkinkan atau bagaimana mengeliminasi faktor secara bersamaan.

Tahap 4 – Proses Pengumpulan Data

Ketika proses pengumpulan data telah selesai direncanakan dan didefinisikan, sebaiknya selalu melakukan follow upselama proses tersebut berlangsung dari awal hingga akhir, memastikan rencana dieksekusi secara konstan dan akurat. Untuk itu, pada tahap ini sangat disarankan pemimpin proyek atau Black Belt mengadakan peninjauan rutin untuk melihat jika ada penyimpangan. Dengan melakukan hal ini, data akan terlindung dari ketidak-akuratan dan akan memastikan data yang valid dan konsisten.

Tahap 5 – Setelah Proses Pengumpulan Data

Untuk menjawab pertanyaan apakah data dan sistem pengukuran dapat direproduksi, diulang, akurat dan stabil, Black Belt atau pemimpin proyek harus memastikan hasil data dan pengukuran telah memenuhi kriteria. Jika hasil tidak memenuhi kriteria, pemimpin proyek harus menentukan dimana letak-letak kesalahannya dan apa yang akan dilakukan untuk memperbaikinya.

Tahap 6 – Buat Sampling Populasi Data Collection Plan

Ada beberapa template data collection plan yang tersedia. Anda bisa menggunakan salah-satunya dan menyesuaikannya dengan proyek di perusahaan.***