SHIFT SSCX Project charter

Oleh: Riyantono Anwar

Project Charter adalah dokumen yang digunakan untuk memulai proyek improvement. Dokumen project charter berisi informasi penting yang mencakup penjelasan ringkas dari sebuah proyek yang akan dijalankan. Dokumen ini menampilkanjudul proyek yang dikerjakan, latar belakang dijalankannya proyek, deskripsi, target,ruang lingkup,tim yang terlibat, durasi pengerjaan proyek, dan sebagainya.

Mengapa Project Charter Penting?

Para change agent di perusahaan harus lebih peka akan pentingnya menyusun rencana komunikasi yang efektif, khususnya ketika menjalankan proyek berbasis DMAIC, ketika mengembangkan dan mem-validasi team charter. Bahkan seorang Master Black Belt paling berpengalaman sekalipun bisa memperoleh hasil mengecewakan jika tidak memiliki mekanisme efisien yang memastikan informasi vital tersampaikan kepada anggota tim yang membutuhkannya. Salah satu strategi komunikasi dalam proyek perbaikan adalah Project Charter.

Project Charter berfungsi memberikan arahan dan fokus yang jelas kepada tim mengenai sasaran yang ingin dicapai dari sebuah project. Dokumen ini juga akan menyelaraskan antara tujuan dari pelaksanaan proyek dengan tujuan dari bisnis organisasi skala yang lebih besar.

Project Charter juga menjadi langkah pertama dalam sebuah proyek perbaikan, khususnya yang berbasis metodologi Lean dan Six Sigma. Dokumentasi Project Charter dilakukan pada langkah Define dari fase DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Para ahli dan praktisi sepakat bahwa kesuksesan atau kegagalan proyek dapat ditentukan oleh Project Charter, disamping faktor-faktor lainnya. Project Charter bisa membantu kesuksesan proyek ketika dokumen tersebut menjelaskan spesifikasi sumber daya yang diperlukan dan batasan-batasan proyek. Di sisi lain, dokumen tersebut bisa menggagalkan proyek karena mengurangi fokus tim, juga efektifiitas dan motivasi mereka.

Project Charter memegang peranan penting dalam pelaksanaan proyek.Dalam prakteknya, seringkali proyek mengalami hambatan dalam pelaksanaan dan pencapaian target karena Project Charter tidak dibuat dengan benar. Dokumen ini adalah titik penghubung utama dan paling pertama antara fungsi steering committee, project sponsor, dan project leader.

Untuk memahaminya, pikirkanlah seberapa sering dalam kita mengalami masalah berikut ini ketika menjalankan proyek:

  • Project leaderkesulitan ketika mengeksekusi proyek, karena target proyek belum jelas.
  • Kebingungan yang dialami tim karena lingkup proyek terlalu luas.
  • Project sponsor tidak memahami hubungan strategis antara proyek yang dijalankan dengan rencana besar perusahaan.
  • Tidak adanya kejelasan mengenai durasi proyek.
  • Judul lingkup proyekterus mengalami perubahan;tim proyek harus terus-menerus melakukan revisi dan perubahan dan mengulang beberapa aktivitas proyekyang sudah dikerjakan sebelumnya.
  • Perbedaan pendapat mengenai sasaran proyek antaraproject leader dengan project sponsor, bahkan dengan steering committee.

Jika anda menjawab “ya” untuk satu atau lebih pernyataan diatas, kemungkinan Project Charter belum dikerjakan dengan benar. Mungkin anda juga pernah mendengar pernyataan yang menjadi sumber bencana: “Sudahlah yang penting jalani proyek lebih dulu. Project Charter bisa menyusul belakangan...”

Masalah besar akan muncul ketika anda mengabaikan Project Charter di awal proyek. Ketikaproject leaderdan tim mulai menjalankan aktivitasnya selama beberapa waktu, baru mulai diketahui bahwa ada masalah;katakanlaharah langkah proyek yang tidak lagi sesuai dengan arah langkah organisasi. Karenanya,proyek harus dimulai kembali dari awal. Bayangkan, berapa banyak biaya, tenaga dan waktu yang telah terbuang percuma?

Meningkatkan Engagement dengan Project Charter

Dalam praktek manajemen proyek, semua fungsi dalam proyek telah memiliki tanggung jawab masing-masing: project leaderbertanggung jawabmengelola proyek mulai dari awal hingga akhir, mengatur penggunaan sumber daya, merencanakan dan mengikuti perkembangan proyek, mengatur dan mengelola tim untuk mencapai target, membuat dan menyerahkah laporan proyek kepada sponsor, dan sebagainya.

Di sisi lain,project sponsor memiliki peran utama sebagai “pemegang hasil” yang menjadi targetproyek. Sponsor juga bertanggungjawab menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, baik dalam hal tenaga kerja, biaya, dan ikut serta memantau perkembanganproyekdan memastikannyaberjalan mulus.Sponsor juga harus membantumenanggulangi hambatan dalam pengerjaan proyek tersebut dan memberikan laporan proyek kepada steering committee.

Steering committee memiliki kedudukan paling tinggi dalam infrastruktur proyek. Komite iniadalah para penentu kebijakan perusahaan yang memberikan arahan mengenai strategi dan sasaran yang ingin dicapai, dan memastikan adanya keselarasan antara proyek yang berjalan dengan tujuan besar organisasi. Steering committee adalah pihak yang berhak memutuskan proyek yang menjadi prioritas dan memberikan mandat kepada sponsor untuk menjalankannya. Setelah mandat diterima,project sponsor akan merumuskan garis besar proyek dalam Project Charter; mulai dari target proyek, lingkup project, sumber daya, dan menjelaskan alasan mengapa proyek ini penting untuk dijalankan dari sisi bisnis, serta durasi pelaksanaan proyek.

Project sponsor yang terlibat dalam pengerjaan Project Charter merupakan indikator utama bahwa sponsor adalah pemilik dari hasil proyek (result owner). Alih-alih hanya meminta project leader untuk membuat Project Charter tanpa tahu secara detail apa isi didalamnya, sponsor-lah yang seharusnya menjadi pencetus utama Project Charter tersebut.

Mengapa sponsor sebaiknya memulai pengerjaan Project Charter? Hal tersebut akan menjelaskan peran danownership dari sponsordi mata timnya. Dengan demikian, perintah pelaksanaan proyekakan lebih terstruktur dan project leader memiliki kejelasan dalam menjalankan langkah pertama proyek. Hal ini juga menjadi tolak ukur kesuksesan proyek, dan apakah akan ada masalah-masalah yang perlu dituntaskan.

What’s the Point?

Project Charter memiliki peran penting dalam mengambil langkah awal pelaksanaan proyek. Dengan adanya dokumen ini, keterlibatan dari setiap fungsi dalam proyek akan tampak jelas. Sponsor dan project leader juga akan bisa memberikan arahan yang jelas dalam pengerjaan proyek hingga akhir. Terakhir, ada istilah yang harus selalu diingat dalam praktek manajemen proyek,  “If you fail to plan, you plan to fail!”.***

Riyantono Anwar adalah Master Black Belt dan konsultan senior Lean Six Sigma di SSCX International.