Tindakan kecil dan berkelanjutan adalah pondasi untuk mencapai tujuan

Tidak bisa dipungkiri bahwa tujuan yang telah kita tetapkan tidak selalu dapat terwujud seperti rencana awal. Bahkan sebuah penelitian menemukan 80 persen orang gagal mencapai resolusi tahunan yang telah dibuatnya.  Tahukah Anda penyebab kegagalan tersebut?

Upaya Anda untuk menjadi lebih baik bisa menjadi salah satu penyebabnya. Keinginan besar untuk melakukan perubahan bisa menjadi beban tersendiri, yang kemudian mempengaruhi tindakan . Tujuan yang tidak realistis juga akan membuat Anda sulit membuat kemajuan dalam hal apa pun.

Oleh karena itu, siapapun yang ingin mencapai tujuan, harus mulai mengubah paradigma di dalam dirinya yaitu “ bersedia mengambil langkah kecil untuk menuju tujuan”. Kemampuan seseorang untuk menyelesaikan sesuatu (tugas/pekerjaan) tidak lepas dari kinerja otak. Tujuan yang besar dan berani akan terlihat lebih menakutkan bagi otak, dan ketika otak bertemu dengan hal-hal yang menakutkan maka akan masuk ke mode “beku”. Jika Anda membiarkan ini, maka Anda akan kehilangan banyak energi untuk melakukan hal yang diperlukan untuk menjadi lebih baik.

Jadi, tantangan sebenarnya dalam mencapai tujuan bukanlah sejauh mana seseorang menginginkan hasil, melainkan kesediaan untuk menerima segala konsekuensi yang diperlukan dalam mencapai tujuan.  Jika Anda ingin mencapai tujuan, maka Anda harus memiliki sistem yang berfungsi, bukan hanya sekedar tujuan, desain sistem, atau proses yang hebat. Komitmen Anda terhadap proses juga akan mengantarkan Anda pada perubahan besar.

Pendekatan Kaizen

Kaizen (Jepang) atau juga disebut perbaikan berkelanjutan (continuous improvement). Awalnya, ide ini dikembangkan dalam teori manajemen bisnis untuk membantu Amerika memenangkan Perang Dunia II.  Sementara, Jepang mengambil gagasan tentang perbaikan kecil berkelanjutan ini dan memberinya nama Kaizen.

Baca juga  Dari Kaizen Menjadi Lean Innovation (2)

Sebelum digunakan untuk membantu bisnis, Kaizen dikembangkan untuk meningkatkan kehidupan pribadi kita. Idenya disini adalah fokus pada perbaikan hidup yang konsisten, setiap hari, tidak peduli seberapa kecil langkah yang Anda ambil untuk menjadi lebih baik daripada kemarin. Setiap hari, fokus menjadi 1 persen lebih baik dalam hal apa pun. Peningkatan 1 persen ini mungkin akan sangat kecil sehingga praktis tidak terlihat. Tetapi secara bertahap, kita akan mulai melihat perbaikan tersebut, syaratnya konsisten. Inilah cara kerja Kaizen, seperti pengingat bahwa semua perbaikan harus berkelanjutan untuk mendapatkan keuntungan yang konsisten.

Dalam tatanan organisasi, kaizen bertujuan untuk menghilangkan limbah di semua sistem melalui peningkatan aktivitas dan proses sehingga produktivitas meningkat.

Kaizen menghasilkan perbaikan kecil yang berkelanjutan dan dikoordinasikan oleh semua karyawan. Tak hanya satu aspek, Kaizen mencakup perbaikan di sejumlah bidang, termasuk:

  1. Kualitas: Memperbaiki produk, layanan, lingkungan kerja, praktik dan proses.
  2. Biaya: Mengurangi biaya dan tenaga kerja, dan penggunaan materi, energi dan sumber daya.
  3. Pengiriman: Memotong waktu pengiriman
  4. Manajemen: Memperbaiki prosedur, pelatihan, moral, administrasi, perencanaan, arus, sistem informasi, dokumentasi dan pelaporan.
  5. Keselamatan: Mengurangi situasi berbahaya, kondisi kerja yang tidak aman, mengurangi kemungkinan kekurangan sumber daya dan kerusakan lingkungan.

Metodologi yang digunakan untuk mengimplementasikan Kaizen adalah PDCA, Plan – Do – Check -Act. Teknik ini terdiri dari pengulangan empat langkah tersebut untuk mengontrol dan meningkatkan proses.  Dengan kata lain, untuk mempermudah suatu pekerjaan bahkan ketika terjadi ketidaknormalan. Empat langkah yang dimaksud adalah :

Plan
Siklus ini berperan untuk membangun tujuan dan kebutuhan yang akan ditingkatkan. Tujuan didefinisikan untuk kemudian dikembangkan. Sangat dianjurkan untuk membuat rencana dalam skala kecil untuk menguji perkembangannya.

Baca juga  Produk Berkualitas Dimulai dari Project yang Berkualitas

Do 
Tahap ini adalah di mana rencana yang sebelumnya sudah dibuat, dieksekusi dan diimplementasikan. Dengan kata lain, di tahap ini rencana perbaikan yang ditargetkan akan dicapai. Selain itu, dalam fase “Do” ini dilakukan pula pengumpulan data dan informasi untuk dianalisa dan mendapatkan umpan balik untuk tahap berikutnya.

Check 
Dalam tahap ini, dilakukan pemeriksaan dan analisa data dari tugas-tugas yang telah dieksekusi pada tahap “Do” tadi. Selain itu, informasi dirangkum dan dikonsolidasi untuk digunakan pada tahap selanjutnya, yakni “Act”. Singkatnya, langkah “Check” ini adalah di mana implementasi dari rencana awal dilihat apakah berhasil atau tidak.

Act
Tahap akhir ini adalah tahap di mana informasi dari semua langkah siklus yang telah dilakukan sebelumnya dikumpulkan dan dianalisa. Keputusan diambil untuk melihat apakah perbaikan yang dilakukan di tahap “Do” berhasil atau tidak. Jika proses perbaikan ini berhasil, implementasinya akan menjadi sebuah garis dasar untuk siklus PDCA selanjutnya. Jika implementasinya kurang berhasil, siklus PDCA ini hendaknya dirancang ulang dan dibuat perencanaan ulang. *