(Cut the Right Cost – Bagian 1)

Penerapan AFTA (Asean Free Trade Agreement) bagaikan pedang bermata dua, ancaman dan peluang mempunyai proporsi yang sama. Cina memang fenomenal, dalam bukunya The Dragon at Your Door, Peter J Williamson mengatakan bahwa: “Meskipun anda belum pernah ke Cina, tapi yang pasti barang Cina pernah ada di tempat anda, dan itu adalah realita”.

Cina merubah paradigma tentang nilai sebuah produk. Jika dulu inovasi didefinisikan sebagai menambah fitur, fungsi, atau branding pada sebuah produk kemudian dijual dengan harga premium, Cina mampu membuat barang dengan fungsi serupa dengan harga jauh lebih murah.

Melihat situasi di atas sebagai ancaman, akan membuat anda menekan tombol “panik” dan melakukan kebijakan yang bisa membuat organisasi menjadi lemah dan ditinggalkan pelanggan. Namun, ini adalah saatnya untuk memformulasi ulang strategi untuk menangkap peluang.

Penghematan Biaya untuk Investasi Masa Depan

Dulu profit didapatkan dari selisih harga jual yang ditentukan dengan estimasi biaya produksi, artinya profit adalah faktor independen yang ditentukan oleh produsen. Kini harga, ditentukan oleh pasar, sehingga profit menjadi dependen terhadap biaya produksi. Kemampuan kita mengelola biaya menjadi penentu besarnya investasi untuk menggaransi kelanggengan organisasi masa depan.

Cesare Mainardi dalam bukunya Cut Cost and Grow Stronger menyatakan, “Penghematan biaya adalah sebuah strategi untuk masa depan. Inisiatif ini harus menjadi katalis yang dibutuhkan organisasi untuk berubah”.
Sebagai contoh, kita lihat laporan tahunan P&G (Protect and Gambler) 2010, Investing to Grow and Changing to Lead, terdapat pernyataan sebagai berikut:

“Kami menargetkan penurunan biaya sebesar 20-25%. Dengan mengolah data yang benar, dan waktu yang tepat, keputusan yang kami buat akan menjadikan kami jauh lebih efisien dan produktif. Simplifikasi adalah peluang terbesar yang kami miliki. Sebagai contoh, saat ini kami mengelola 16,000 formula produk dengan 4,000 warna pada label. Dalam dua tahun ke depan, kami akan turunkan formula produk sebesar 30% dan penggunaan warna sampai dengan 50-75%. Penyerderhanaan warna saja akan memberikan penghematan sebesar 50 juta dolar tiap tahunnya”.

Menurut P&G, penghematan biaya bukan keputusan reaktif, namun bagian dari strategi untuk tumbuh dan berkembang.

Komponen Biaya

Secara sederhana, komponen pembentuk biaya dibagi menjadi dua, fixed cost dan variabel cost. Fixed cost adalah pengeluaran (biaya) yang dikeluarkan oleh perusahaan yang tidak tergantung pada tingkat barang/jasa yang dihasilkan, sementara variabel cost adalah pengeluaran (biaya) yang berubah secara proporsional terhadap barang/jasa yang dihasilkan.
Ini adalah gambaran sederhananya:

source: SSCX International

Rahasia sukses inisiatif penghematan biaya menurut Bertrand Russel adalah membagi dengan jelas darimana biaya timbul, sehingga anda memahami ruang lingkup, sasaran yang dituju, dan mengetahui apakah usaha yang dilakukan berhasil atau tidak.

Menurut Stephen Wilson dalam Waging War on Complexity Cost Ada tiga komponen pembentuk biaya, yaitu:

  • Produk atau jasa yang diberikan – biaya yang ditimbulkan karena kompleksitas dan variasi produk ataupun variasi komponen pembentuk produk yang ditawarkan kepada pelanggan.
  • Proses kerja – biaya yang ditimbulkan karena banyaknya proses, langkah kerja, serah terima, dan aktivitas yang mengikuti ketika produk dibuat atau dikirim ke pelanggan.
  • Organisasi – biaya yang ditimbulkan karena banyaknya fasilitas, aset, entitas fungsional, unit organisasi, sistem yang dibutuhkan untuk membuat proses bekerja.

Cara paling efektif untuk melakukan penghematan adalah dengan mengetahui kebutuhan optimal dari ketiga komponen di atas, kemudian mengidentifikasi dimana potensi penghematan terbesar berada.

Penghematan Biaya dalam Perspektif Material

Survei Bank Indonesia (studi kasus: Batam tahun 2008) mengenai struktur biaya produksi perusahaan manufaktur
ditemukan data yang menarik. 60,7% perusahaan yang disurvei memiliki ketergantungan terhadap bahan baku impor rata-rata mencapai 71,38% dari total biaya produksi yang dikeluarkan perusahaan.

Joseph Berk dalam bukunya Cost Reduction and Optimization for Manufacturing and Industrial Company menyatakan bahwa pembelian bahan baku rata-rata menyumbang lebih dari 60% dari total cost. Pengelolaan material yang benar akan memberikan dampak yang signifikan terhadap inisiatif penghematan perusahaan.

Bahan baku (material) adalah salah satu komponen produk yang bersifat variabel, penambahan satu bahan baku pada unit bisa meningkatkan biaya per unit, namun tidak menambah jumlah unit.
Purchase price atau harga beli bahan baku adalah biaya yang terlihat di permukaan, namun terdapat hidden cost yang harus kita perhatikan. Ilustrasinya sebagai berikut:

source: SSCX International
  • Apakah material yang dipakai berkorelasi dengan cacat yang dihasilkan?
  • Apakah material yang dipakai berpengaruh terhadap lamanya waktu proses?
  • Apakah penggunaan material berpengaruh buruk terhadap lingkungan?
  • Apakah dibutuhkan perlakuan khusus/ tambahan terhadap material yang dipakai?
  • Apakah penggunaan material berhubungan dengan durasi terjadinya downtime?

Insiatif improvement dengan penekanan pada material dapat memberikan keutungan sebagai berikut:

Meningkatkan kepuasan pelanggan
Harga yang lebih murah, karena biaya material kita yang lebih efisien.
Waktu proses yang lebih pendek, karena rendahnya rework.
Meningkatkan ketersediaan produk, karena ketersediaan material siap pakai.
Peningkatan level kualitas, karena kualitas dari material, built-in-quality.

Efisiensi biaya
Meningkatkan efisiensi dan fleksibilitas proses, karena ukuran batch material yang lebih kecil.
Mengurangi biaya distribusi, karena strategi supply yang efisien.
Mengurangi transaksi pembelian, karena efisiensi proses pembelian.
Peningkatan kapasitas tanpa kenaikan level inventory, karena hubungan yang makin baik dengan pemasok.

Inventori pada tingkat optimum
Menjaga stabilitas cash-flow, karena optimalnya tingkat inventori
Level WIP yang lebih rendah, karena strategi batch-size material yang tepat.

Stephen Wilson juga menyatakan bahwa rasionalisasi material membuka peluang lain untuk perbaikan. Dengan mengidentifikasi efisiensi material yang lebih baik, tidak hanya penghematan jangka pendek yang didapatkan namun juga membuka peluang untuk mengurangi jumlah vendor dan melakukan perampingan proses dan organisasi.

Strategi Efisiensi dalam Perspektif Material
Efisiensi dalam perspektif material bisa dicapai melalui banyak cara, beberapa diantaranya akan kami bahas lebih detail, yaitu:

Make vs Buy Analysis
Untuk kelancaran proses dan bisnis, organisasi dihadapkan pada pilihan apakah membeli atau membuat sendiri barang atau jasa yang dibutuhkan. Organisasi seharusnya mengevaluasi kebijakan make-versus-buy ini secara periodik untuk bisa mengidentifikasi peluang efisiensi. Analisa Net Present Value dan mengukur tingkat resiko (risk level measurement) adalah pendekatan yang tepat dalam mengkuatifikasi dampak keputusan make-vs-buy.

Optimasi Inventori
Optimasi inventori dapat secara langsung menurunkan biaya. Untuk pengelolaan inventori yang optimal, organisasi perlu memiliki sistem yang melacak arus perputaran secara detail dan menyeluruh dan menentukan elemen-elemen yang mempengaruhi tingkat inventori ideal di industri atau perusahaan kita.

Material Utilization
Material yang merupakan komponen biaya yang besar di banyak industri harus dapat diutilisasi maksimal. Secara ringkas, utilisasi material menunjukkan efisiensi dalam penggunaan material. Ada banyak langkah kreatif dan juga dengan menggunakan teknologi yang dapat secara langsung meningkatkan utilisasi ini.

Negosiasi dengan Supplier
Harga yang kita bayarkan ke supplier adalah bagian yang signifikan pembentuk cost-of-good-sold. Maka, banyak tindakan perlu kita lakukan untuk mendapatkan penghematan dari sisi ini, contohnya, mengendurkan persyaratan spesifikasi (dalam batas normal), kontrak jangka panjang, membantu supplier kita menurunkan biayanya, mencari diskon kuantitas, menghilangkan duplikasi tes dan inspeksi, mengambil diskon pembayaran awal, dan lain sebagainya.

Banyak langkah yang dapat diambil hanya dengan secara intens melihat dari perspektif bahan atau material. Cost reduction dapat dilakukan secara benar, alias cutting the right cost, dan bahkan pada saat bersamaan meningkatkan kualitas produk dan meningkatkan keuntungan perusahaan.