Robotic Process Automation (RPA) merupakan istilah untuk perangkat lunak “robot” yang dapat mengotomatisasi proses atau pekerjaan yang biasa dilakukan manusia secara manual dan bersifat rutin. Salah satu daya tarik dari teknologi bot ini adalah dapat memberikan hasil akurat hingga seratus persen, sehingga mampu mengurangi kesalahan dan menurunkan waktu dan risiko proses.  Inilah yang kemudian mendorong banyak perusahaan mulai menerapkan RPA di bisnisnya untuk mendapatkan manfaat besar mulai dari pengurangan biaya, optimasi operasi, hingga return of investment (ROI).

Ada berbagai macam tantangan yang dihadapi organisasi ketika mulai menerapkan RPA. Tantangan ini akan semakin meningkat ketika perusahaan membawa RPA ke seluruh bisnis yang ada. Untuk itu, adalah penting bagi organisasi mengidentifikasi lebih dulu aspek bisnis yang benar-benar penting, termasuk membuat skala proses yang akan diotomatisasi.

Karena ini sifatnya investasi, maka Anda juga harus jeli dalam menentukan proses yang akan diotomatisasi. Anda harus meluangkan waktu untuk melakukan penilaian terhadap area bisnis dan operasi sejak awal. Itu berarti Anda harus mengevaluasi apa yang berfungsi dan apa yang tidak berfungsi secara end to end atau melakukan assessment secara menyeluruh. Kalau tidak, Anda akan menerima banyak permintaan atau perubahan konstan di masa depan. Namun ini juga bukan berarti Anda harus memulai RPA dari area yang paling kompleks, Anda bisa lebih dulu menjalankan di proses yang kecil dan manual. Ini akan membantu Anda membuktikan hasil cepat sehingga bisa menjadi momentum Anda untuk meyakinkan pemangku kepentingan dan karyawan terkait pemanfaatan RPA.

10 Aturan Penting Mencapai Kesuksesan RPA

Sangat penting untuk menjelaskan ke karyawan tentang keuntungan menggunakan RPA. Sekali lagi perlu ditekankan bahwa tujuan RPA bukanlah untuk meminimalkan tenaga kerja tetapi bagaimana membuat pekerjaan lebih ramping sehingga karyawan bisa melakukan pekerjaan yang lebih bernilai bagi bisnis. Tidak hanya itu, mengutip laporan Forrester dari Tech Republic, ada 10 aturan  penting yang harus diterapkan jika ingin mencapai kesuksesan RPA, yaitu:

Baca juga  Belajar dari Kesalahan

1. Organisasi harus yakin bahwa upaya RPA sejalan dengan tujuan transformasi digital dengan cakupan yang lebih besar.

2. Lupakan kasus bisnis yang diidealkan, bangun RPA yang masuk akal.

3. Pertimbangkan platform RPA, pengaturan privasi dan ketahanan data.

4. Bot harus menggunakan prinsip zero-trust, dan diperlakukan sebagai aset TI.

5. Membangun pipeline proses untuk proses yang sederhana hingga kompleks

6. Menentukan cara untuk mengotomatisasi, meningkatkan, dan menstandarisasi yang dapat didokumentasikan dengan baik; temukan keberhasilan dalam otomatisasi tugas RPA dengan proses mining.

7. Artificial Intelligence (AI) harus diperiksa dan diteliti dengan cermat, dengan data yang mendukung pengambilan keputusan manusia.

8. Temukan pandangan yang unik dan baru tentang otomasi cerdas, kembangkan keterampilan dalam otomasi.

9. Bangun model dengan menggunakan potensi kesalahan manusia, jadikan kesejahteraan karyawan sebagai prioritas, karena otomasi akan membutuhkan pendekatan baru untuk menilai pengalaman karyawan.

10. Menumbuhkan pola pikir otomatisasi yang tepat, fokus kembali pada pelanggan, membangun kepemimpinan, berdiskusi secara proaktif dan transparan.

Sampai disini, kita dapat simpulkan bahwa RPA tidak akan memicu revolusi otomasi. RPA, pada dasarnya tidak mengubah sistem dan proses, itu hanya mengotomatiskan mereka. Untuk memulainya, pertama-tama Anda harus mengeksplorasi lebih dulu bagaimana mengatur proses dan tugas dengan lebih baik, jika prosesnya rumit maka Anda harus menyederhanakannya sebelum diotomatisasi. Selain itu, RPA memang bisa digunakan untuk mengotomasi beberapa hal namun untuk kebutuhan lebih lanjut RPA membutuhkan kekuatan Artificial Intelligence (AI) untuk dapat melakukan pemrosesan dan integrasi semua tipe data. AI akan memungkinkan RPA mengotomatisasi lebih banyak proses sambil menurunkan biaya operasi.