Perusahaan dalam industri manufaktur seringkali dihadapkan dengan tiga tantangan, yaitu bagaimana memaksimalkan profit, menjaga stabilitas cash flow, dan menciptakan value bagi shareholder. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk menaklukkan tantangan tersebut adalah dengan menggunakan proses optimasi EBITDA:
- Earning before interest (pendapatan sebelum bunga)
- Taxes (pajak)
- Depreciation (depresiasi)
- Amortization (amortisasi).
Menurut statistik, performa supply chain dan performa produksi dari sebuah perusahaan mempengaruhi Harga Pokok Penjualan (HPP) sebesar 56% dan mempengaruhi penjualan serta biaya administratif sebesar 35%.
Beberapa langkah yang dapat dilakukan untuk meningkatkan cash flow melalui optimasi EBITDA adalah:
1) Optimasi Proses Bisnis (Business Process Optimization)
Mengurangi biaya dengan mendesain ulang aliran informasi, mulai dari penjualan hingga piutang, dengan tujuan mengurangi biaya manajemen order. Tanda-tanda yang menunjukkan perlunya optimasi proses bisnis adalah tingginya biaya manajemen order, tingginya biaya modal, terlambatnya pembayaran biaya pelayanan, yang akan memberikan pengaruh negatif keada proses umum dan administratif.
2) Optimasi Direct Effort
Menurunkan biaya variabel dengan meningkatkan aktifitas value-added (dengan menurunkan / menghilangkan aktifitas non-value-added) dengan menurunkan aktifitas menunggu, rework, transportasi, persiapan (seperti misalnya retooling), dan aspek-aspek administratif yang berkaitan dengan karyawan di lini produksi. Optimasi harus dilakukan jika terlihat tanda-tanda seperti tingginya biaya tenaga kerja produksi, tingginya angka ketidak-hadiran (absensi) karyawan, tingginya biaya penanganan inventori, rendahnya kualitas, jumlah shift yang banyak, banyaknya waktu lembur, pelayanan pelanggan yang buruk, cycle time yang buruk, yang akan memberikan dampak negatif kepada Harga Pokok Penjualan (HPP).
3) Utilisasi Tools dan Peralatan Non-Modal
Menurunkan biaya variabel dengan memastikan jumlah tools yang tersedia tepat seperti yang dibutuhkan, dan telah terutilisasi dengan layak (juga disimpan dan dipelihara dengan layak). Hal ini perlu dilakukan jika perusahaan terus membeli peralatan dasar beberapa kali, panjangnya waktu tunggu dalam produksi, area kerja dan peralatan tidak terorganisir dengan baik, yang akan memberikan efek negatif kepada HPP.
4) Optimasi Proses General dan Administratif secara Tidak Langsung
Mengurangi biaya variabel langsung per-kepala dengan menjalankan proses dan prosedur dalam organisasi. Hal ini perlu dilakukan jika ditemukan indikasi berupa tingginya rasio pekerja langsung hingga tak langsung, yang secara negatif akan mempengaruhi biaya tenaga kerja dari sisi umum dan administratif.
5) Optimasi Logistik
Menurunkan biaya variabel langsung dengan fokus kepada cara-cara mengemas produk, dimana produk akan disimpan, kapan proses memerlukan jeda istirahat, dan dimana membuang sampah sisa pengemasan produk. Optimasi logistik perlu dilakukan jika ada simptom berupa tingginya biaya pengemasan, proses pengemasan kurang terorganisir dengan baik, proses memakan waktu lama, tingginya waste, dan rendahnya utilisasi ruang dalam rak penyimpanan. Hal ini akan mempengaruhi HPP secara negatif.
6) Optimasi Mesin
Menurunkan biaya variabel langsung dan tak langsung dengan cara mengoptimasi penggunaan setiap mesin dan jadwal perawatannya. Optimasi ini perlu dilakukan jika ditemukan gejala berupa biaya maintenance yang tinggi, mesin sering mengalami downtime, biaya mekanik dan perbaikan tinggi, adanya terlalu banyak staf mekanik, yang akan mempengaruhi aspek umum, administratif, dan HPP.
7) Optimasi Network/Industrial Footprint
Menurunkan fixed cost dengan mengurangi fasilitas yang berlebih, sambil memelihara fulfillment dan kualitas pelayanan pelanggan dengan mempertimbangkan faktor-faktor biaya logistik, tenaga kerja, regulasi, infrastruktur, dan biaya lainnya yang berkaitan dengan jaringan. Hal ini perlu dilakukan jika ada biaya berlebihan pada sewa dan cost per unit, yang akan berefek negatif pada proses umum dan administratif, serta HPP.
8) Optimasi Manajemen Produk
Mengurangi biaya variabel tak langsung dengan mengembangkan/memperjelas instruksi penggunaan produk. Hal ini harus dilakukan jika perusahaan terkena biaya garansi yang tinggi, banyaknya komplain dari pelanggan, banyaknya produk akhir yang gagal/cacat, tingginya rework dan scrap, yang akan mempengaruhi besarna biaya umum dan administratif.
9) Optimasi Produksi
Mengurangi biaya dengan cara memperpendek cycle-time dengan mempelajari aliran material dan informasi. Hal tersebut dilakukan dengan cara mengoptimasi layout, menjalankan strategi otomatisasi, dan pengaturan area kerja/area produksi. Optimasi produksi perlu dilakukan jika perusahaan harus membayar biaya gudang dan bahan mentah yang tinggi, work-in-process tinggi, tingginya scrap, rendahnya produktifitas, rendahnya kualitas, cycle time yang kurang efektif, yang akan membawa dampak negatif terhadap HPP.
10) Manajemen Supply Chain
Mengurangi biaya variabel langsung dengan mengembangkan struktur Just-in-time yang terfokus pada perencanaan on demand, sambil memperhitungkan resiko. Gejalanya termasuk tingginya biaya gudang/penyimpanan produk jadi, area penyimpanan dan area kerja berantakan.
11) Optimasi Manajemen Supply Chain
Mengurangi biaya langsung dan tak langsung dengan meletakkan fokus kepada aspek finansial, material, dan aliran informasi dalam melakukan perencanaan/penjadwalan. Hal ini perlu dilakukan jika ada biaya pembelian bahan mentah yang tinggi, biaya manajemen inventori yang tinggi, pabrik, gudang, dan area yang tidak terorganisir dengan baik, inventori berlebih di akhir tahun.
12) Manajemen Transportasi
Mengurangi biaya variabel langsung dengan mengoptimasi ukuran lot pengiriman, mengkonsolidasikan pengiriman, dan meningkatkan efisiensi pengangkutan. Perlu dilakukan jika perusahaan menanggung biaya transportasi (inbound dan outbound) yang tinggi, biaya modal per unit tinggi.
Sumber: IndustryWeek; Sal Mistry, Francisco Aguilera, Dave Blanchard.