Organisasi harus mengambil langkah yang tepat sejak awal agar program improvement berjalan dengan baik. Adapun langkah yang dimaksud adalah dalam pelaksanaan executive briefing dan kick off meeting.

Nasib continuous improvement bergantung pada ide perbaikan yang dihasilkan karyawan. Itu artinya semakin tinggi keterlibatan karyawan maka semakin tinggi peluang keberhasilannya. Keterlibatan karyawan yang meningkat tentu juga berdampak positif terhadap kualitas produk atau layanan yang dihasilkan. Oleh karena itu, organisasi harus mengambil langkah yang tepat sejak awal agar keterlibatan seluruh stakeholders terbentuk. Adapun langkah yang dimaksud adalah dalam pelaksanaan executive briefing dan kick off meeting.

Langkah 1: Executive Briefing

Executive briefing dilakukan setelah perusahaan melakukan asesmen awal atas kondisi perusahaan, struktur biaya, struktur organisasi, dan proses bisnis yang ada hingga didapat informasi tentang area-area yang masih memiliki ruang untuk dilakukan perbaikan.

Kegiatan ini dilakukan dengan tujuan mendapatkan kesepakatan, menciptakan komitmen, membuat keselarasan, dan mendapatkan engagement dari eksekutif di top level management dan middle management yang akan menjalankan program. Dalam forum ini juga akan disampaikan tentang gambaran besar terkait program (termasuk manfaat), infrastruktur proyek meliputi peran dan tanggung jawab masing-masing.

Setelah executive briefing selesai, kemudian akan dilakukan pemilihan proyek yang akan menjadi prioritas dan pemilihan tim atau change agents yang akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan proyek. Setelah itu barulah diadakan kick off meeting.

Langkah 2: Kick Off Meeting

Sama seperti executive briefing, forum ini dilakukan untuk memberikan gambaran rinci tentang program dan untuk mendapatkan komitmen dari semua pelaksana program yang terlibat dari awal hingga program selesai termasuk disini adalah para team member. Disinilah komitmen bersama terbentuk, jadi adalah penting agar setiap orang menyamakan persepsi mereka, dan memastikan bahwa setiap orang saling memahami peran masing-masing.

Kick-off meeting adalah kesempatan pertama dan terbaik untuk menetapkan kesuksesan proyek. Sebab itu, Anda harus dapat memanfaatkan kesempatan ini. Para project manager/ project leader diharapkan dapat menyampaikan dengan jelas tentang tujuan dari proyek, tolok ukur beserta faktor keberhasilan proyek, dan rencana keseluruhan proyek.  

Baca juga  Membuat Produk yang Laku Keras di Pasar

Membangun Kapabilitas Tim untuk Improvement yang sukses

Untuk memahami konsep dan cara bekerja yang baru, organisasi membutuhkan pelatihan atau pendampingan yang sesuai dengan kebutuhan. Misal, sebelum menjalankan proyek, manajemen bisa mengadakan pelatihan Lean Six Sigma Green Belt sebagai langkah awal untuk membentuk kapabilitas tim yang terlibat dalam program improvement.

Umumnya ada tiga hal krusial yang dibutuhkan organisasi untuk membangun budaya continuous improvement, yaitu people (sumber daya manusia), process (metode), dan technology (pendukung). Namun, banyak organisasi yang menyatakan bahwa aspek people adalah yang paling penting.

Salah satu eksekutif Toyota pernah mengatakan bahwa, “kami mengembangkan orang dan produk secara bersamaan.” Ide mereka adalah mengembangkan cara berpikir karyawan tentang pekerjaan mereka. Dan dengan prinsip menghormati orang lain, kita bisa lihat sendiri bagaimana sepak terjang Toyota  di industri otomotif sampai hari ini.