Tantangan perbaikan di perusahaan saat ini adalah bagaimana mengubah paradigma mengenai penanaman budaya Continuous Improvement di perusahaan sebagai budaya yang menyatu dalam DNA perusahaa;, bukan lagi sekedar metode atau penggunaan tools di waktu tertentu saja.

Salah satu upaya menghadapi tantangan ini adalah dengan mengubah cara pikir semua individu yang memandang upaya peningkatan dan perbaikan di dalam perusahaan sebagai sebuah serangkaian kegiatan yang dilakukan secara ‘musiman’ (karena adanya jarak antara waktu dan sumber daya yang terbatas). Ketika perusahaan telah memutuskan penanaman budaya CI di semua area kerja, maka perusahaan harus menyadari bahwa kesuksesannya bergantung kepada serangkaian upaya kerja keras dari seluruh sumber daya yang terlibat yang dilakukan secara terus-menerus. Industri manufaktur yang area kerjanya sangat berhubungan dengan produksi, memiliki dua kategori utama dalam aktivitas bisnisnya. Kategori pertama, berkaitan dengan aktivitas yang memerlukan pengoperasian dan perawatan mesin-mesin di pabrik. Kategori kedua, berkaitan dengan peningkatan aktivitas operasional menjadi lebih efektif dan efisien. Kategori pertama mengacu pada semua pekerjaan, baik yang proaktif maupun reaktif dan fokus pada hasil jangka pendek. Sedangkan kategori kedua, yaitu aktivitas yang mengacu pada pekerjaan yang membuat aktivitas operasi lebih efisien, dan fokus pada hasil jangka panjang. Kedua aktivitas tersebut merupakan tantangan sekaligus menjadi agenda prioritas bagi perusahaan dalam menerapkan upaya continuous improvement. Apa yang dibutuhkan perusahaan adalah sebuah pendekatan sistematis yang dilakukan secara terus-menerus sehingga dapat tertanam sebuah aktivitas yang akan menjadi budaya di dalam sistem perusahaan. Berikut 4 langkah bagaimana perusahaan bisa menerapkan budaya CI sebagai sebuah budaya yang berkelanjutan, seperti dikutip Industryweek.com :

1. Memperkenalkan CI Sabagai Sebuah Model Cara Pikir yang Baru

Upaya dari menanamkan budaya CI di perusahaan adalah bagaimana perusahaan memperkenalkan kepada semua tenaga kerja bahwa upaya perbaikan itu bukanlah tentang sebuah metode ataupun serangkaian tools yang mampu menyelesaikan permasalahan yang ada dalam waktu singkat. Ada 3 kunci untuk membantu perusahaan menanamkan budaya CI:

  • Set and Implement Strategy : hal ini berkaitan dengan apa saja yang perusahaan butuhkan
  • Identified & Persue Opportunity : apa yang bisa di produksi di pabrik
  • Embed the Essentials : pemahaman mengenai hal-hal yang bersifat fundamental.
Baca juga  Tidak Cukup Hanya Berusaha, Sukses itu Berani Berinovasi!

2. Buat Hal Tersebut Menjadi Mudah dan Tetapkan Standar

Ini sekaligus menjadi sebuah strategi yang bisa diterapkan perusahaan. Mengapa? Ada dua alasan: Pertama, banyak perusahaan membuat upaya penerapan budaya CI sebagai hal yang rumit, dengan 4 pertanyaan berikut :

  • Apa yang kita butuhkan untuk bisa berbeda dari yang lain, atau lebih baik, untuk bisnis yang sukses?
  • Apakah kita akan meningkatkan pangsa pasar, sehingga perusahaan harus memproduksi lebih?
  • Apakah kita berupaya untuk mempertahankan pasar yang ada, sehingga kita harus menekan biaya produksi?
  • Apakah kita akan melakukan diversifikasi portofolio, sehingga perusahaan harus memproduksi produk yang berbeda?

Alasan kedua, banyak organisasi tidak bisa mendefinisikan dan mengembangkan strategi dari proses dan metode sesuai standar. Padahal, indikator sukses dari penerapan CI ada pada kesederhanaan proses dan kekompakan.

3. Penerapan Best Practices: Teknik Blocking and Tackling Demi Peningkatan Aktivitas Operasional

Analogi Blocking dan Tackling diambil dari permainan bola Amerika, dimana seluruh tim memiliki tujujan yang sama, yaitu memenangkan permainan. Namun, setiap tim memiliki strategi yang berbeda-beda untuk menang. Penerapan best practices sangat berkaitan dengan hal-hal fundamental yang dianggap merupakan salah satu faktor penting dari ‘game plan’ atau strategi perusahaan. Konsep yang sama juga bisa diterapkan dalam industri manufaktur. Misalnya, pabrik harus menjadi tempat yang aman untuk bekerja, peralatan dan mesin juga harus dirawat sesuai standar, dan karyawan juga harus mampu melakukan pertukaran Shift kerja tanpa mengganggu proses produksi. Menerapkan praktek-praktek dalam analogi sepak bola ini, perusahaan harus membuat prioritas dan harus diterapkan secara teratur dari waktu ke waktu, sehingga praktek ini dapat menjadi sebuah platform dari proses yang mampu menciptakan standar. Tiga langkah tersebut merupakan faktor kunci yang harus ada dalam agenda improvement di dalam perusahaan untuk mengubah cara pikir karyawan mengenai budaya CI. Perusahaan yang saat ini sedang menerapkan budaya CI ke dalam sistem perusahaan, dibanding berdiskusi tentang penggunaan metodelogi dan berbagai macam tools manajemen, lebih baik berfokus pada bagaimana mengelola 3 proses tadi. Sehingga dengan pemahaman dan cara pikir baru karyawan tentang budaya CI, hal itu dapat membawa kombinasi yang tepat dari metode dan juga tools yang berdampak bada bisnis yang berkelanjutan.***RR/RW