Dalam artikel yang di publikasikan di PEX.com, sebuah situs tentang process excellence, Seth Mars, kontributor dari situs tersebut menceritakan pengalamannya dalam menerapkan sistem-sistem dasar dari upaya improvement di perusahaannya.
Dalam artikel tersebut, Mars menceritakan bahwa beberapa tahun lalu ia bersama timnya berhasil memecahkan rekor. Selama dua tahun mereka berhasil menerapkan tools CRM secara tepat waktu dan sesuai budget meskipun dengan cara-cara tradisional.
Masih di waktu berdekatan, ternyata mereka tidak puas dengan rekor yang mereka dapatkan. Dua bulan berselang, Mars bersama timnya kembali menerapkan solusi dari proses yang mereka kerjakan, kali ini dengan penggunaan aplikasi berbasis cloud.
Penggunaan aplikasi berbasis cloud ini dimaksudkan agar proses menjadi lebih sederhana, lebih cepat, dan lebih murah sehingga perusahaan tidak lagi harus mengeluarkan biaya tinggi dengan penggunaan teknologi yang mahal.
Dan berita baiknya, Seth Mars memberikan bocoran langkah-langkah apa saja yang ia lakukan bersama timnya hingga sukses membuat proses improvement nya tersebut menjadi lebih baik.
Berikut 4 langkah yang dianjurkannya :
- Memahami Proses
Pada langkah pertama, biarkan orang-orang yang bekerja setiap hari berbicara kepada anda melalui proses yang mereka kerjakan. Hal ini bukanlah sebuah cara tradisional dari value stream map. Karena dalam skenario ini, anda akan memilih sekelompok orang yang dapat memberikan pandangan secara luas dari proses yang anda coba untuk tingkatkan. Kemudian lakukan wawancara kepada mereka, satu per satu.
- Memahami Penerapan Best Practices
Setelah anda memiliki pemahaman yang kuat dari proses, inilah waktunya untuk melakukan riset untuk penerapan best practices apa yang akan anda gunakan. Langkah kedua ini akan membantu anda menemukan pilihan-pilihan terbaik yang tidak terpikirkan dari orang-orang yang melakukan pekerjaan secara rutin. Selain itu, langkah ini juga untuk mengidentifikasi solusi yang dapat memecahkan kendala pada proses sebelumnya.
- Memutuskan Solusi yang akan Diterapkan
Setelah anda memahami solusi yang anda perlukan, maka langkah selanjutnya anda harus memastikan bahwa anda dapat menerapkan solusi tersebut. Ini merupakan waktu dimana anda bekerja menghadapi tantangan secara teknis. Dalam hal ini anda juga harus bisa mengidentifikasi orang-orang teknis yang anda butuhkan di dalam ruangan untuk mengembangkan produk yang sedang anda bangun untuk proyek selanjutnya.
- Kembangkan Solusi yang Anda Pilih Bersama dengan Para Ahli
Setelah anda mengeksekusi solusi yang sudah anda pilih, maka langkah selanjutnya adalah mengajak para ahli bersama-sama bekerja mengembangkan solusi tersebut. Pada langkah ini anda harus memvalidasi proses saat ini dan mulai menerapkan solusi yang sudah anda tentukan. Disini anda juga harus meningkatkan pengetahuan dan kemampuan agar penerapan solusi tersebut bisa dilakukan secara mudah dan sederhana oleh tim anda. ***RR