Implementasi program 5S pastilah membutuhkan banyak kerja keras dan dedikasi yang tinggi. Bagaimanapun juga, dalam banyak kasus yang telah terjadi, perusahaan tetap mau memasukkan upaya tersebut untuk mendapatkan hasil yang baik yang mereka harapkan. Untuk dapat mengimplementasikannya dengan baik, top manajemen haruslah bersedia memberikan dukungan penuh, baik secara finansial maupun dukungan dalam bentuk lainnya yang diperlukan oleh organisasi.
Namun, setelah 5S berhasil diimplementasikan, seringkali yang terjadi adalah turunnya semangat dari organisasi untuk mempertahankan manfaat yang telah diwujudkan dan diraih, yang akhirnya adalah melepaskan dan membiarkan perbaikan yang tengah berlangsung.
Karena salah satu poin dari 5S tersebut adalah keberlanjutan atau sustainable, menjadi hal yang penting untuk diperhatikan bagaimana agar mampu mempertahankan keberlangsungan program tersebut secara keseluruhan.
[cpm_adm id=”10763″ show_desc=”no” size=”medium” align=”left”]
Berikut adalah 5 ‘bumbu’ ampuh yang dapat membantu memastikan program 5S yang diterapkan oleh perusahaan tidak hanya sukses di awal saja, tetapi juga akan meraih sukses yang berkelanjutan selama bertahun-tahun mendatang.
1/ Sederhana
Bukan tidak mungkin perusahaan akan tergoda untuk terus mendorong terciptanya perubahan besar dan kompleks yang mungkin memiliki hasil yang dramatis. Namun, pemikiran tersebut tidak selalu menjadi pemikiran yang baik. Perubahan besar pasti membutuhkan tempat dan waktu yang juga tida sedikit, tetapi untuk menciptakan satu keberlanjutan organisasi pasti harus berfokus pada momentum yang stabil, yang mana harus dilakukan dengan berfokus pula pada proyek-proyek sederhana.
Sebagian besar perbaikan akan mudah ditemukan dan diimplementasikan, sehingga akan lebih baik untuk tidak membuat kesalahan dengan melakukan hal-hal rumit. Jika, misalnya, seseorang menyajikan sebuah ide tentang bagaimana untuk mengeliminasi limbah dari departemen mereka, segeralah untuk mengimplementasikan ide tersebut sehingga semua orang dapat melihat bahwa solusi yang sederhana pun mampu bermanfaat.
2/ Menilai Sukses yang Dicapai
Salah satu hal terbaik yang dapat dilakukan untuk memastikan program 5S tetap berjalan sebagaimana mestinya adalah dengan menjadikannya tolok ukur terhadap penilaian performa kerja setiap karyawan. Bahkan, ketika ada seseorang yang berpikir bahwa selalu ada sesuatu yang mampu menghasilkan nilai di tempat kerja, mereka seringkali mengabaikannya jika tidak ada sesuatu yang menjadi tolok ukur performa kerja mereka.
[cpm_adm id=”10097″ show_desc=”no” size=”medium” align=”right”]
Untuk menerapkan pengukuran ini haruslah dilakukan dengan benar sejak tahap awal, sehingga top manajemen akan mampu mengambil tindakan yang tepat meskipun mereka masih berada pada tahap awal dan terfokus pada sistem 5S yang baru. Melakukan penundaan hingga pada akhirnya proses ini berlangsung akan membuat top manajemen kehilangan gairah, yang malah akan menimbulkan masalah baru.
3/ Merayakan Keberhasilan
Ketika tiba pada fase dimana dilakukan eliminasi limbah, tidak peduli sekecil atau sebesar apapun eliminasi itu, tetap harus dilihat sebagai satu pencapaian dan kemenangan yang besar. Terkadang, perubahan kecillah yang malah menghasilkan kesuksesan dan manfaat jangka panjang yang paling besar, sehingga tidak ada salahnya untuk menghargai hasil jerih paya sendiri dengan merayakannya bersama rekan kerja. Mengakui orang-orang yang berkontribusi pada perubahan tertentu atau telah melakukan perbaikan, misalnya, tidak hanya akan membuat orang-orang merasa dihargai, tetapi juga akan memotivasi orang lain untuk melakukan hal serupa.
4/ Pelatihan Berkelanjutan
Sebagian besar perusahaan berhasil menjelaskan manfaat dari implementasi 5S dan bagaimana cara kerjanya di awal, mereka seringkali menyudahi semua pelatihan setelah merasa bahwa hasil yang mereka dapatkan sudah cukup. Namun, tanpa mereka sadari, sebenarnya akan menimbulkan sejumlah masalah yang rumit.
Misalnya, karyawan baru akan bergabung ke dalam situasi dimana mereka tidak dibekali dengan pengetahuan 5S, atau bagaimana metode tersebut sedang diaplikasikan. Selain itu, bahkan para karyawan yang telah terlatih pada awalnya akan kembali pada kebiasaan buruk jika mereka tidak diingatkan secara kontinyu mengapa metode 5S itu penting.
5/ Review Secara Rutin
Pada akhirnya, perusahaan perlu meninjau kemajuan yang telah dilakukan secara teratur untuk memastikan bahwa perusahaan tidak kehilangan momentum. Misalnya, dengan mencari tahu dimana perbaikan telah dilakukan, dan bagaimana pencapaiannya akan membantu untuk menjaga peningkatan yang telah dilakukan. Informasi apapun harus dibagi dengan semua orang di setiap tingkatan, terutama di manajemen, untuk membantu mereka mengingat bahwa program 5S merupakan satu program yang penting.***