Continuous improvement

Keberhasilan berbagai perusahaan dalam menanamkan budaya continuous improvement di dalam organisasi terbukti lebih sulit dari yang diperkirakan. Salah satu tantangan terbesarnya adalah respon orang-orang di dalam organisasi terhadap perubahan dan keyakinan untuk berhasil. Sehingga, untuk mengatasi tantangan ini, organisasi harus menggunakan langkah-langkah kontra-intuitif, seperti yang dijabarkan oleh Joakim Ahlstrom, seorang penulis buku “How to Succeed with Continuous Improvement: A Primer for Becoming the Best in the World”.

Kesederhanaan

Reaksi umum dari gagalnya inisiatif perbaikan terus menerus biasanya berujung pada ide atau solusi besar yang sulit untuk direalisasikan. Untuk itu, cobalah gunakan cara lain. Kesederhanaan akan membawa organisasi pada ujian waktu dalam memperbaiki dan membangun kembali kepercayaan diri perusahaan.

Sedangkan, untuk organisasi yang berhasil dengan budaya improvement, Anda harus membuatnya sebagai kebiasaan yang terus dilakukan oleh setiap orang di dalam perusahaan.

Bagi eksekutif perusahaan, waktu adalah sumber daya terbatas, sehingga Anda membutuhkan kreativitas dari setiap orang. Untuk itu berikanlah kesempatan kepada setiap orang untuk berkontribusi.

Fokus

Reaksi umum untuk masalah sama yang timbul kembali adalah dengan mencari banyak solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut. Dengan fokus pada akar penyebab masalah, hal tersebut akan mempermudah Anda menemukan solusi yang lebih baik.

Ini sama halnya, jika ada orang yang mengajak Anda dan 10 rekan ke tempat barang rongsokan dan kemudian meminta Anda untuk membangun apapun yang Anda inginkan. Namun, reaksi yang paling umum dari instruksi ini adalah Anda mungkin akan berdiri saja, melihat-lihat, dan tidak yakin apa yang harus dilakukan.

Bandingkan jika situasinya seperti ini: Anda diminta untuk membuat sebuah kendaraan yang bisa menanggkut Anda semua, setidaknya hingga sejauh 10 meter tanpa membuat Anda menyentuh tanah. Sekarang, Anda akan berpikir bagaimana Anda bisa membuat kendaraan tersebut. Anda akan perlu roda, papan untuk berdiri, dan juga roda kemudi. Dengan begini, Anda akan menjadi lebih kreatif dan bisa mulai mengatur dan membagi pekerjaan.

Beberapa orang berpikir bahwa ketika tugas kita diperjelas, maka akan lebih mudah bagi semua orang untuk berkontribusi. Prinsip ini juga berlaku sama dalam memecahkan masalah. Ketika Anda melihat masalah dalam gambaran yang lebih besar, menggalinya lebih dalam, dan membaginya ke dalam potongan-potongan kecil dan membuang bagian yang tidak penting, maka momen ‘AHA’ pun akan datang, dan saat itulah mungkin solusi Anda memberikan dampak yang besar.

Baca juga  Ikuti 5 Kaidah ini agar Problem Solvingmu Berhasil

Visualisasi

Reaksi umum dari kurangnya inisiatif adalah menunjukkan masalah yang perlu diperbaiki. Namun, cobalah cari cara lain. Pertama, dengan memvisualisasikan contoh dan hasil yang positif untuk mengilhami sebuah tindakan. Dalam sebuah lingkungan di mana manajer terus memberitahu atau menunjukkan orang-orang dengan cara yang mereka tidak mampu, hal tersebut akan membuat mereka merasa menjadi pusat perhatian. Untuk itu, dibanding melakukan hal yang demikian, cobalah untuk mulai memberikan contoh dengan tindakan nyata yang dapat memberikan hasil yang positif. Dengan demikian, Anda telah menciptakan suasana positif dan memberi kesempatan kepada setiap orang untuk mengadopsi perilaku terpuji tanpa menimbulkan perilaku defensif.

Kepemilikan

Jika Anda diberitahu apa yang harus dilakukan saat situasi benar-benar penting, Anda akan mulai mempertanyakan kemampuan Anda sendiri untuk menangani situasi sulit. Yang lebih parah, ketika Anda dihadapkan dengan tantangan di masa depan, ada kemungkinan bahwa ketidakamanan Anda akan mencegah Anda dari membuat keputusan yang baik atau bahkan tidak bertindak sama sekali.

Jadi, bagi manajer, ide yang baik untuk memantu berapa banyak pertanyaan yang diajukan dibandingkan dengan jumlah pertanyaan yang di buat.

Pendekatan yang sistematis

Menjalankan kampanye ide adalah metode populer untuk memasuki kreativitas organisasi. Hanya saja masalahnya, hal tersebut membunuh kreativitas organisasi. Jika ada kebutuhan yang belum terpenuhi dalam sebuah organisasi, kampanye ide dapat membuat lonjakan ide – lonjakan yang begitu besar sehingga hanya sebagian kecil dari semua ide dapat diimplementasikan. Ini berarti sebagian besar orang akan mendapatkan bahwa tidak ada yang mendengarkan ide-ide mereka, dan waktu berikutnya mereka cenderung untuk berkontribusi.

Sebuah pendekatan sistematis tidak hanya memastikan bahwa perbaikan yang dibuat dan masalah ini bukan hanya dapat diselesaikan, tapi juga meningkatkan kompetensi perbaikan organisasi Anda setiap harinya. Bila Anda memiliki sistem seperti itu, Anda dapat mengatur tingkat stress, waktu, tenaga dan juga biaya.***