data_collectionDalam teknologi DMAIC, data collection plan atau rencana pengumpulan data dibuat selama fase measure. Tools ini sangat berguna untuk berfokus pada upaya pengumpulan data yang dilakukan. Pengumpulan data merupakan langkah penting dalam proses pengukuran hasil program. Dengan mengukur hasil, suatu perusahaan atau organisasi dapat lebih mengenali efektivitas dan nilai program-programnya serta dapat menentukan di bagian mana suatu perbaikan dan perubahan perlu dilakukan.

Dalam Six Sigma yang berfokus pada efisiensi perusahaan, membuat data collection plan dapat membantu perusahaan menjawab pertanyaan yang spesifik yang memiliki nilai bisnis. Selain itu, data collection plan juga dapat menghemat sumber daya yang tersedia, terutama waktu dan biaya yang dikeluarkan.

Metode pengumpulan data

Dalam indikator pengumpulan data, terdapat beberapa metode yang biasanya digunakan, yaitu survey, wawancara, observasi, dan catatan atau ulasan dari dokumen yang tersedia. Dalam memilih metode pengumpulan data terbaik, perlu dipertimbangkan jenis informasi yang dibutuhkan, validitas dan reliabilitas dari metode tersebut, sumber daya yang dimiliki seperti karyawan, waktu, dan uang. Juga seberapa baik metode yang dipilih terhadap bahasa, norma-norma dan nilai individu maupun kelompok dari siapa data tersebut diperoleh.

[cpm_adm id=”10097″ show_desc=”no” size=”medium” align=”right”]

  1. Survey merupakan instrument tertulis standar yang dapat diberikan melalui surat, email, atau secara pribadi. Keuntungan utama dari survey adalah besarnya biaya yang dalam hubungannya dengan data yang dapat diperoleh. Survey umumnya dianggap efisien karena dapat menyertakan banyak orang dengan biaya yang relative rendah. Namun kekurangan utama dari cara ini adalah jika survey dilakukan melalui surat, tingkat respon yang didapat bisa sangat rendah.
  2. Wawancara merupakan metode yang mampu membuat data yang terkumpul lebih baik daripada survey, tetapi akan mengeluarkan biaya yang cukup besar. Dengan cara ini, pertanyaan yang diajukan dapat bersifat lebih kompleks, juga dapat menggali informasi dengan lebih mendalam. Kerugian utama dari wawancara adalah biaya. Dibutuhkan jauh lebih banyak waktu (dan itu berarti juga lebih banyak uang yang dikeluarkan) untuk membuat panggilan dan wawancara personal.
  3. Observasi dapat menangkap adanya perilaku, interaksi, peristiwa, atau kondisi fisik. Suatu pengamatan memerlukan seorang pengamat yang terlatih yang mengikuti pedoman tentang siapa atau untuk keperluan apa sesuatu tersebut diamati, kapan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan metode apa yang akan digunakan. Keuntungan utama dari observasi adalah validitasnya. Ketika dilakukan dengan baik, observasi akan menjadi suatu metode yang sangat akurat karena menghasilkan langsung informasi yang diinginkan.
  4. Catatan atau ulasan dokumen melibatkan pengumpulan data dari catatan yang telah ada. Catatan internal yang tersedia bisa mencakup dokumen keuangan, laporan bulanan, pesanan pembelian, dan sebagainya. Keuntungan menggunakan catatan internal adalah kemudahan dalam pengumpulan data karena data yang diperlukan sudah tersedia dan tidak diperlukan upaya tambahan untuk melakukan pengumpulan.
Baca juga  3 Jenis Nilai dalam Analisis Proses Bisnis

Membuat Data Collection Plan

Untuk memastikan bahwa proses pengumpulan data dan pengukuran sistem stabil dan dapat diandalkan, berikut beberapa langkah penting yang perlu diperhatikan. Melakukan implementasi langkah-langkah berikut dalam data collection plan akan meningkatkan kemungkinan data dan pengukuran dapat digunakan untuk mendukung analisis berikutnya. Langkah-langkah tersebut yaitu:

  1. Definisikan tujuan dan sasaran

Suatu data collection plan yang baik harus memiliki 5 unsur berikut:

  • Deskripsi singkat
  • Data spesifik yang dibutuhkan
  • Alasan pengumpulan data
  • Informasi tentang data yang diberikan dan bagaimana informasi tersebut membantu tim improvement.
  • Langkah yang akan dilakukan setelah data berhasil dikumpulkan

Unsur-unsur di atas akan memfasilitasi pengumpulan data yang akurat dan efisien.

  1. Tentukan definisi operasional dan metodologi

Tim improvement harus mendefiniskan secara jelas data apa yang harus dikumpulkan dan bagaimana cara pengumpulannya, juga merumuskan lingkup pengumpulan data. Cara terbaik adalah mendapatkan pemahaman lengkap dan kesepakatan mengenai semua definisi yang berlaku, juga prosedur dan pedoman yang akan digunakan dalam pengumpulan data.

  1. Memastikan terjadinya keterulangan (repeatabilitas), ketertiruan (reprodusibilitas), keakuratan (akurasi), dan stabilitas.

Data yang dikumpulkan (dan diukur) akan diulang apabila operator yang sama mampu mencapai hasil perhitungan yang sama beberapa kali dengan tools yang sama. Data akan dilakukan reprodusibilitas jika semua operator yang mengukur item yang sama dengan tools yang sama mencapai hasil akhir yang sama.

  1. Proses pendataan

Setelah proses pengumpulan data direncanakan dan ditetapkan, yang harus dilakukan berikutnya adalah menjalankan apa yang direncanakan dari awal hingga akhir, memastikan rencana tersebut dijalankan secara konsisten dan akurat. Sebaiknya Black Belt atau pimpinan proyek hadir saat dimulainya pengumpulan data untuk memberikan beberapa pengawasan.

  1. Setelah proses pengumpulan data
Baca juga  Efisiensi vs. Efektivitas: Prioritas Manakah yang Lebih Utama?

Pada langkah ini, Blackk Belt harus memeriksa hasil pengumpulan dan pengukuran data bersifat akurat, stabil, dapat diulang, dan direproduksi. Jika hasilnya tidak memenuhi kriteria, Black Belt harus menentukan dimana letak kesalahan dan langkah apa yang harus diambil untuk melakukan perbaikan.

Sumber: isixsigma.com