Setiap inisiatif improvement, seperti Lean dan Six Sigma, pastinya bertujuan untuk mengatasi masalah yang ada dan memberikan keuntungan bagi perusahaan, misalnya kepercayaan pelanggan, efisiensi proses, penghematan biaya, peningkatan profitabilitas, dan sebagainya. Namun dalam prakteknya, tidak banyak perusahaan yang melakukan estimasi keuntungan dari proyek program improvement itu sendiri.

Sekarang ini, yang sering terjadi adalah praktisi improvement seringkali menerapkan beberapa metode Lean atau Six Sigma yang dikuasainya tanpa melakukan estimasi keuntungan dari metode-metode yang akan digunakan. Hal ini terjadi karena keterbatasan metode analitis yang dipakai. Masalah ini dapat diatasi dengan menggunakan metode yang berfungsi untuk mengkalkulasi potensi proyek dan keuntungan aktual yang akan didapatkan dengan menjalankan proyek tersebut.

Analisa Keuntungan Proyek

Chew Jian Chieh melalui Isixsigma memaparkan metode untuk mengestimasi keuntungan proyek di fase ‘Define’ (bagian dari siklus DMAIC). Pada fase ini, seluruh anggota tim proyek harus memiliki pemahaman akan hal-hal berikut:

Faktor X apa yang akan diperbaiki dengan berjalannya proyek? (Faktor X ini harus dapat diukur)

Bagaimana performa X saat ini?

Bagaimana perfoma yang diharapkan dari X setelah melewati fase ‘Improve’? Sebagai contoh, anggaplah X yang akan diperbaiki disini adalah jumlah produk cacat yang tidak bisa didistribusikan. Jumlah produk cacat ini lalu dikonversikan kedalam presentase jumlah barang cacat yang terproduksi setiap hari (anggaplah volume produksi jumlahnya konstan setiap hari). Anggap presentase barang cacat terproduksi perhari adalah 5%, dan tim yang menjalankan proyek ingin menurunkannya menjadi hanya 1%.Bagaimana tim ini akan melakukan estimasi keuntungan proyek?

Tim dapat melakukan analisa keuntungan dengan menggunakan nalar sebab-dan-akibat yang diaplikasikan pada analisa fishbone. Namun berbeda dari analisa fishbone, yang hanya memiliki satu efek dan banyak penyebab, dalam analisa ini tim hanya mengidentifikasi satu sebab dan banyak efek (melalui hipotesa).

Baca juga  3 Mindset yang Mendorong Budaya Continuous Improvement

Kesimpulan: Proyeksi yang Lebih Akurat

Dalam siklus DMAIC, biasanya terdapat dua fase dimana tim Lean Six Sigma project harus melakukan perhitungan keuntungan proyek, yaitu di fase Define dan Control. Pada fase Control, tim dapat mengulangi metode estimasi seperti yang dijabarkan pada tabel diatas, hanya saja kini memakai  parameter keuntungan aktual yang dihasilkan oleh proyek perbaikan. Misalkan X dikurangi dari 5% menjadi 0,5%, maka keuntungan proyek aktual akan melenceng jauh dari perkiraan.

Penggunaan prinsip sebab-dan-akibat dalam memperkirakan dan memproyeksi keuntungan dari sebuah proyek pada dasarnya mewakili sebuah pertanyaan sederhana: “Jika kita bisa memperbaiki dan mengubah X dari keadaan saat ini menjadi keadaan setelah perbaikan, maka keuntungan apa yang akan kita dapatkan dan seberapa besar keuntungan tersebut?”

Dengan menggunakan kerangka kerja dan pemikiran seperti ini, tim proyek Lean Six Sigma dapat menyajikan estimasi keuntungan proyek yang lebih akurat dan komprehensif.