Bagi Anda yang akan melakukan gemba, agar hasil dari proses Gemba ini maksimal, Anda perlu melakukan proses tindak lanjut dari hal-hal yang Anda lihat dan dengarkan selama proses Gemba berjalan.
Seperti yang sudah kita ketahui, gemba merupakan sebuah konsep yang membutuhkan perhatian manajemen dimana manajemen turun langsung ke “lapangan” untuk melihat apa yang sebenernya terjadi.
Dengan melakukan gemba atau berkunjung langsung ke tempat dimana sesungguhnya proses kerja terjadi, hal tersebut dapat memberikan manajemen kesempatan untuk mencari tahu topik atau masalah yang terkait dengan seberapa efektif fasilitas (pabrik atau kantor) Anda dari perspektif “lapangan” atau shop floor.
Proses gemba akan memberikan hasil yang berbeda dari metrik harian yang biasa Anda gunakan. Menurut Bill Kirkpatrick Senior Lean Expert dan Life Cycle Engineering, sebelum menindaklanjuti hasil yang Anda dapatkan dari proses gemba, ada empat hal yang harus disiapkan sebelum Anda melakukan Gemba.
1. Tentukan tema atau topik Gemba yang akan Anda lakukan. Namun, hindari untuk membuat pertanyaan. Tema dari Gemba yang Anda lakukan bisa berdasarkan kinerja (baik atau kurang) atau karena adanya keluhan/pujian dari pelanggan. Melakukan Gemba dan menjalin diskusi dengan orang-orang akan membuat Anda mendapatkan perspektif baru atau secara eksplisit menyampaikan sebuah pesan kuat: bahwa organisasi cukup peduli untuk menghabiskan waktu belajar dari orang-orang yang ada di dalam organisasi.
2. Jika fasilitas Anda adalah sebuah lantai pabrik yang cukup besar, akan lebih baik jika Anda menentukan rute yang akan Anda lewati dalam proses Gemba. Hal ini bertujuan agar Anda tidak menghabiskan banyak waktu untuk berjalan dari satu area ke area lainnya. Biasanya, ketika Anda sudah mendapatkan tema, itu juga akan memudahkan Anda menentukan area mana yang perlu Anda kunjungi. Namun jika fasilitas kerja Anda tidak terlalu besar, tidak ada masalah untuk berkeliling melihat dan mendengarkan apa yang dikatakan orang-orang Anda.
3. Cobalah untuk menemukan aktivitas waste yang ada dan mintalah masukan dari orang-orang yang terkait. Kemungkinan besar, mereka lebih mengetahui apa yang terjadi sebenarnya dibanding hasil grafik yang biasa Anda lihat.
4. Ajukan juga pertanyaan terbuka. Cobalah untuk menghindari mengajukan pertanyaan yang jawabannya hanya ya atau tidak.
5. Tuliskan semua hal yang Anda lihat dan dengar, dan perhatikan dengan siapa Anda berdiskusi. Dan jika memiliki beberapa kesempatan berpartisipasi dalam meeting , ini adalah waktu yang tepat untuk menyampaikan hasil diskusi yang Anda lakukan selama proses Gemba berjalan.
Nah, setelah selesai melakukan proses gemba berjalan, agar semua hasil (input) yang Anda dapat tidak berakhir dalam kertas atau pikiran Anda saja, Bill menyarankan ada tindak lanjut agar ada perbaikan yang bisa dilakukan. Pertanyaannya, bagaimana hasil dari proses gemba dapat membantu Anda menentukan perbaikan apa yang dilakukan?
Berikut beberapa outline yang bisa membantu Anda dalam menguraikan pendekatan efektif demi hasil yang gemba yang maksimal, seperti disarankan Bill Kirkpatrick.
- Setelah Anda menyelesaikan proses gemba berjalan, cobalah untuk menyisihkan waktu untuk merefleksikan dan menangkap faktor kunci dari proses Gemba yang Anda lakukan. Pikirkan value apa yang bisa ditingkatkan dan aktivitas apa yang perlu dihilangkan (waste).
- Luangkan waktu untuk mengategorikan antara pikiran, temuan, dan poin-poin diskusi yang Anda dapat. Dan dalam waktu seminggu atau lebih berikanlah umpan balik berupa hasil dari apa yang Anda lihat dan dengar dan sampaikan juga apa rencana yang dilakukan manajemen untuk mengatasi masalah yang ada. Yang harus diperhatikan adalah waktu Anda menyampaikan umpan balik tersebut. Berkomunikasi terlalu dini tanpa memiliki cukup waktu untuk memahami masalah dapat menyebabkan masalah lain yang lebih besar. Juga, jangan terlalu lama mengambil tindakan.
- Gunakan grafik Pareto atau grafik tren sebagai evaluasi dari waktu ke waktu, salah satu caranya dengan mengenali 8 aktivitas waste dalam konsep lean:Over Production, Over Processing, Too Much Inventory, Defects / Re-work, Waiting / Delays, Transporting, Motion, Loss of creativity.
Ketahui berapa banyak orang yang benar-benar membuat kontak dengan Anda. Anda dapat melakukan ini dari layout yang telah Anda buat saat melakukan gemba berjalan di area-area yang Anda kunjungi. Meskipun belum semua karyawan melakukan kontak langsung dengan Anda, namun seiring waktu Anda bisa mencoba untuk melakukannya kepada semua orang di tempat kerja.
- Gunakan informasi ini dengan tim manajemen Anda sebagai bagian dari proses perbaikan terus-menerus (continuous improvement). Topik atau isu-isu yang dibahas atau hal-hal yang Anda lihat selama proses gemba harus diselaraskan (align) dengan penilaian kinerja operasional, dan ini harus menjadi salah satu dasar dalam mengerjakan projek di masa depan untuk meningkatkan keselamatan, kualitas, biaya dan pengiriman.
- Lakukan juga tindak lanjut dengan individu-individu yang menawarkan wawasan kunci atau yang mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang membuat Anda butuh waktu lebih untuk menjawabnya.
- Setelah Anda cukup memahami bagaimana proses gemba berjalan, cobalah untuk mendorong orang lain dalam tim manajamen Anda untuk melakukan proses gemba seperti yang Anda lakukan.
Untuk memastikan Anda mendapatkan hasil maksimal dari gemba yang Anda lakukan, pastikan Anda juga memiliki proses yang baik, baik saat persiapan,pelaksanaan maupun setelah gemba dilakukan. Proses tindak lanjut pasca gemba berjalan, akan memberikan hasil yang lebih efektif dan tindakan perbaikan yang bermanfaat serta membuat gemba yang Anda dan tim manajemen lakukan ke depannya menjadi lebih baik.***
Sumber: industryweek.com