Banyak jenis pekerjaan yang akan hilang di masa depan akibat perkembangan teknologi. Sebab itu, setiap individu sebaiknya mempersiapkan diri dan membekali diri mereka dengan future skill yang mendukung agar tidak terdampak.

Salah satu skill tersebut yaitu problem solving. Ya, apapun pekerjaan Anda dan dimanapun Anda bekerja, baik perusahaan Anda sedang berkembang baik atau sebaliknya, akan selalu ada masalah yang menunggu untuk diselesaikan. Sebab itu, memiliki kemampuan problem solving adalah wajib bagi Anda yang ingin stay relevan. Semakin baik kemampuan problem solving Anda, maka akan semakin mudah jalan karier Anda. Kok bisa?

Tanpa kita sadari, salah satu penilaian orang lain (termasuk teman kerja dan atasan) terhadap kita adalah kemampuan kita untuk melakukan problem solving. Ingat pepatah, satu masalah yang tidak diselesaikan bisa menarik masalah-masalah lainnya. Ibarat bola salju yang menggelinding, akan semakin besar jika tidak segera dihentikan. Nah, karena masalah memiliki potensi merepotkan mereka, maka semakin baik kemampuan Anda dalam melakukan penyelesaian atas suatu masalah maka semakin banyak dukungan dan hal positif lain yang akan Anda terima.

Apa itu Problem Solving?

Secara singkat, masalah (problem) adalah situasi tidak ideal dan terjadi pada saat ini. Jika menggunakan definisi ini, artinya sesuatu disebut masalah atau tidak sangatlah tergantung dari situasi ideal yang diinginkan (ideal state). Sesuatu bisa dianggap masalah bagi satu pihak, sementara pihak lain bisa saja tidak. Dan, masalah pada satu waktu tertentu, bisa jadi bukanlah masalah pada waktu lain. 

Masalah juga bisa didefinisikan sebagai kondisi yang unik dari sudut pandang siapa yang mengalaminya. Kemacetan Jakarta adalah masalah bagi mereka yang menggunakan fasilitas jalan raya pada waktu tertentu di lokasi tertentu yang memiliki harapan tiba lebih awal. Tapi masalah ini bukanlah masalah bagi warga Jakarta yang bekerja dari rumah, misalnya.Keterlambatan pengiriman barang adalah masalah bagi mereka yang memberikan komitmen kepada pelanggan, tetapi bukan menjadi masalah bagi mereka yang memproduksi barang tersebut.

Baca juga  Antara Lean dan Agile, Mana yang Lebih Efektif di Masa Kini?

Selanjutnya Solving, yaitu tentang bagaimana menyelesaikan masalah atau bagaimana Anda membuat masalah ini hilang. Dengan membuat masalah hilang, maka akibat maka akibat yang mungkin ditimbulkan seperti keluhan pelanggan bisa dihilangkan.

Menghilangkan masalah selalu dilakukan dengan menghilangkan akar masalah. Misal dalam soal keterlambatan pengiriman barang tadi, masalah bisa hilang jika kita tahu apa penyebab keterlambatan, misal kesalahan perencanaan produksi, kurangnya informasi pengiriman, tidak konsistennya hasil produksi, tidak tersedianya bahan baku, dan lain-lain.

Menggali Akar Masalah dengan 5 Whys Analysis

Dibutuhkan waktu dan sumber daya yang cukup untuk melakukan proses identifikasi hingga menemukan akar penyebab masalah. Agar tidak menjadi upaya yang sia-sia, kita bisa menggunakan teknik 5 Whys Analysis.

Mengutip sixsigmaindonesia.com, 5 Whys Analyisis atau Why-Why Analysis adalah alat bantu  root cause analysis untuk pemecahan masalah. Tool ini membantu mengidentifikasi akar masalah atau penyebab dari sebuah ketidaksesuaian pada proses atau produk.

5 Why’s Analysis biasa digunakan bersama dengan Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagram) dan menggunakan teknik iterasi dengan bertanya MENGAPA (Why) dan diulang beberapa kali sampai menemukan akar masalahnya. Sebagai gambarannya mari kita lihat contoh aplikasi 5 Whys untuk menggali penyebab masalah kerusakan mesin berikut ini:

  1. Mengapa mesin rusak? Karena komponen automator tidak berfungsi.
  2. Mengapa tidak berfungsi? Usia komponen sudah melebihi batas lifetime 12 bulan.
  3. Mengapa tidak diganti saat mencapai batas tersebut? Tidak ada yang tahu batas lifetime komponen tersebut.
  4. Mengapa tidak ada yang tahu? Tidak ada pencatatan data penggantian komponen.
  5. Mengapa tidak ada pencatatan? Nah, sebenarnya kita telah tiba pada salah satu potensi akar masalah, yaitu tidak adanya pencatatan data penggantian komponen.

Untuk sampai pada pada akar masalah, bisa pada pertanyaan kelima atau bahkan bisa lebih atau kurang tergantung dari tipe masalahnya.

Baca juga  Efisiensi vs. Efektivitas: Prioritas Manakah yang Lebih Utama?

Contoh penggunaan 5 Whys Analysis di atas sudah cukup jelas ya excellent people? Jika belum, mari kita lihat contoh aplikasi 5 Whys untuk memecahkan masalah “terlambat datang ke kantor” dari Lifehack berikut ini:

  1. Mengapa saya terlambat bekerja? Ketika alarm berbunyi di pagi hari, saya selalu mengklik tombol “snooze” dan hanya ingin terus tidur.
  2. Mengapa saya ingin terus tidur? Saya merasa sangat lelah di pagi hari.
  3. Mengapa saya merasa lelah di pagi hari? Karena saya tidur larut pada malam sebelumnya,
  4. Mengapa saya tidur larut malam? Karena saya tidak mengantuk setelah minum kopi, dan saya membuka instagram dan selanjutnya scroll-scroll-scroll tidak bisa berhenti.
  5. Mengapa saya minum kopi? Karena saya sangat mengantuk di kantor saat sore hari, sebab tidak cukup tidur di malam sebelumnya.

Sebagai catatan, jika Anda tidak menyelesaikan akar masalah. maka inisiatif problem solving terancam gagal dan masalah mungkin akan kembali muncul. Penggunaan teknik Root Cause Analysis seperti 5 Whys dan diagram fishbone akan menghindarkan Anda dari resiko ini. Berikan pertanyaan yang tepat dalam proses 5-Whys. Ingat, jika Anda tidak melontarkan pertanyaan yang tepat, maka anda takkan mendapat jawaban yang tepat!