Ketika membicarakan ide dan metode lean, kebanyakan orang pasti akan memilih kaizen dan continuous improvement sebagai opsi utama. Namun, ketika mereka mempelajari lean lebih dalam lagi, mereka akan menemukan kosakata dan proses baru dai lean tools. Kaikaku.

Bagi kebanyakan orang yang tahu dan pernah mendengar tentang kaizen, mereka akan menjawab kaizen sebagai metode perbaikan terus menerus yang dibutuhkan untuk mempertahankan keunggulan operasional. Di sisi lain, Kaikaku diterjemahkan sebagai ‘perubahan atau perbaikan radikal’. Mungkin keduanya memiliki makna yang hampir sama, tetapi pada kenyataannya, kedua metode tersebut tentu memiliki perbedaan yang signifikan dalam pendekatan, visi misi, dan hasil akhirnya.

Apa yang menjadikan kedua metode tersebut berbeda?

Kaizen vs Kaikaku

Pada umumnya, mereka yang menggunakan kaizen paham dengan sangat pasti mengapa mereka memilih kaizen. Seperti yang telah dijelaskan di atas, kaizen mengacu pada perubahan berkelanjutan yang dibutuhkan untuk mempertahankan keunggulan operasional. Kaizen biasanya meliputi perencanaan dan pelaksanaan timeline berdasarkan jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu. Metode ini juga digunakan untuk poyek-proyek dan sumber daya yang dibutuhkan dalam skala kecil. Hasil yang dicapai akan lebih cepat dengan kontribusi individu bottom line yang juga kecil.

Sementara itu, Kaikaku yang dikenal dengan sebutan perubahan secara radikal merupakan sebuah inisiatif lean atau peristiwa dengan perencanaan dari beberapa minggu hingga bulan, tetapi eksekusinyadapat berkisar dari beberapa jam bahkan hingga memakan waktu beberapa hari atau minggu. Proyek yang menggunakan metode ini umumnya adalah proyek dengan skala besar, juga sumber daya yang dibutuhkan. Hasil akhirnya akan terlihat perlahan, namun dengan kontribusi dari bottom line yang lebih besar pula. Dan yang paling membedakan adalah, Kaikaku bersifat strategis, sedangkan Kaizen bersifat taktis.

Baca juga  Telah Terbit Edisi Terbaru, THE 5 RIGHT APPROACH: Your Path to Excellent Project Improvement

[cpm_adm id=”10097″ show_desc=”no” size=”medium” align=”right”]

Baik Kaizen maupun Kaikaku memerlukan keterampilan dari sekelompok karyawan yang percaya pada kemampuan perbaikan dari organisasi mereka. Namun, hal yang paling mendekati organisasi untuk mengimplementasikan kedua metode ini akan bergantung pada keahlian mereka secara keseluruhan dan juga kesiapan mereka untuk mengambil langkah perubahan ini. Tantangan yang muncul dari kedua metode ini tidak dapat diabaikan dan harus ditangani oleh manajemen, sebelum dilakukan implementasi.

Tantangan Kaikaku

Ada dua hal utama yang menjadi tantangan implementasi metode Kaikaku, yaitu peningkatan sumber daya dan juga waktu serta kebutuhan akan kreativitas dan juga modal usaha.

Jumlah sumber daya yang diperlukan untuk dapat sukses mengimplementasikan metode Kaikaku jauh lebih besar dibandingkan dengan Kaizen. Para manajemen senior harus terlibat dalam proses karena pentingnya perubahan yang akan terjadi. Mereka dibutuhkan untuk membuat keputusan besar yang pada akhirnya juga akan menentukan nasib organisasi, apabila keputusan mereka ternyata salah.

Kakikaku pun seharusnya menyebabkan perubahan revolusioner yang secara drastis meningkatkan bottom line dan / atau value stream dari organisasi. Pastinya, hal ini akan membutuhkan pikiran kreatif yang mampu berpikir outside the box, juga modal usaha untuk memungkinkan mereka menerapkan ide-ide kreatif yang telah mereka ciptakan. Biasanya, proses lean seharusnya mampu menghasilkan lebih banyak, tetapi dengan Kaikaku terkadang dibutuhkan sedikit modal untuk memberikan perubahan skala besar yang dicari perusahaan. Namun, manfaat yang biasanya diperoleh akan lebih besar dengan metode Kaikaku ini, sehingga akan menghasilkan ROI yang layak dan bahkan terlihat lebih cepat dari biasanya.

Kerjasama Tim

Agar mampu mengimplementasikan Kaikaku dengan sukses, organisasi harus menghargai pentingnya nilai-nilai yang dimiliki oleh metode Kaizen. Jika tidak, kemampuan organisasi untuk mempertahankan perubahan yang ‘radikal’ akan menemui kegagalan. Ketika berurusan dengan masalah atau situasi yang memerlukan adanya perubahan revolusioner – dalam hal ini Kaikaku, organisasi tidak selalu mendapatkan hasil yang mereka inginkan. Namun, melalui perbaikan secara terus menerus – atau dalam hal ini adalah Kaizen, organisasi dapat terus mendukung dan maju mencapai tujuan yang diinginkan.

Baca juga  Webinar Panduan Pembuatan Laporan Proyek Improvement

Implementasi Kaikaku

Menurut Hiroyuki Hirano, Guru dari metode 5S, ada 10 langkah yang harus dilakukan untuk dapat sukses menerapkan Kaikaku, yaitu:

  1. Membuang konsep tradisional
  2. Selalu pikirkan bagaimana metode baru akan mampu bekerja maksimal, bukan bagaimana metode itu akan mengalami kegagalan
  3. Tolak sepenuhnya adanya status quo
  4. Jangan mencari kesempurnaan; keberhasilan implementasi sebanyak 50% tidak akan menimbulkan masalah khusus
  5. Perbaiki kesalahan langsung pada saat mereka ditemukan
  6. Jangan habiskan biaya yang terlalu banyak pada metode Kaikaku
  7. Gunakan 5 Why
  8. Biarkan karyawan mengemukakakn ide mereka
  9. Kaikaku tidak mengenal batas
  10. Jangan cemas bila muncul masalah, karena masalah memberikan kesempatan untuk tim mencetuskan opini perbaikan bersama-sama

Sumber: kaizen-news.com