SSCX Coffee Talk, 28 Juli 2011

Efisiensi adalah agenda yang banyak menyita waktu, energi, dan fokus. Banyak inisiatif untuk efisiensi dilakukan secara tidak efektif. Selain itu, inisiatif ini juga seringkali menurunkan kemampuan perusahaan dalam memberikan kepuasan pada pelanggan bahkan mengorbankan kualitas produk atau mengurangi perhatian pada resiko bisnis. Di sisi lain, karyawan memandang apriori bahwa efisiensi adalah bentuk lain dari rasionalisasi, pengurangan benefit, atau program yang membuat ruang gerak terbatas.

Apakah ini yang sedang terjadi di organisasi anda?

“Banyak organisasi melakukan efisiensi dimulai dari komponen biaya terbesar, kemudian mencari cara untuk menghematnya. Pendekatan ini tidak sepenuhnya tepat, karena bisa saja komponen biaya terbesar itu yang membuat organisasi kita bertahan dalam persaingan,” terang Yudha Satya, konsultan SSCX di acara Coffeetalk (28/7) membuka diskusi. Acara yang bertema “High Impact Improvement through Value Analysis” tersebut membahas tentang langkah-langkah efisiensi secara efektif sebagai berikut:

  • Memahami permintaan pelanggan
  • Mendefinisikan value (nilai) dan menghilangkan/ mengurangi aktivitas yang tidak bernilai tambah

Memahami Permintaan Pelanggan

Permintaan pelanggan adalah penentu kualitas. Daya beli pelanggan ditentukan oleh value barang / jasa terhadap ekspektasi kebutuhannya. Namun, tidak semua pelanggan adalah “raja”, dan semua permintaan adalah “titah”. Memahami permintaan pelanggan dimulai dari mengidentifikasi siapa pelanggan dan cara kita melakukan segmentasi. Stephen Wilson dalam bukunya Waging War on Complexity Costs mengingatkan bahwa biaya cenderung naik seiring dengan kompleksitas bisnis, setiap usaha untuk merespon keinginan pelanggan harus kembali dipertanyakan apakah ini biaya atau investasi?

Setelah pelanggan yang tersegmentasi, permintaan pelanggan-pun harus dipilah berdasarkan tingkat kritisnya (critical customer requirement) dengan menggunakan tools seperti Key Buying Factor Analysis atau Kano Analysis. Langkah terakhir dari memahami permintaan pelanggan adalah menerjemahkan kebutuhan pelanggan pada requirement yang terukur beserta batas spesifikasinya, atau biasa disebut Critical to Quality (CTQ)

Mendefinisikan Value (Nilai)

Baca juga  PLN Masuk Jajaran 10 Besar Perusahaan Terbaik Asia Tenggara Versi Fortune

CTQ adalah penentu nilai. Nilai dibedakan menjadi dua macam: Feature produk / jasa yang tidak berhubungan dengan nilai fungsi produk adalah waste, begitu juga dengan aktivitas yang tidak membuat pertambahan nilai.

Analisa nilai dimulai dengan memahami berbagai feature dalam produk / jasa yang diberikan. Apakah semua feature tersebut berguna bagi pelanggan? Contoh: apa fungsi penempelan foto pada kartu kredit? Jawabannya bisa dipastikan tidak ada selain fungsi estetik, padahal biaya yang dikeluarkan bank untuk penambahan feature tempel foto itu tidak sedikit. Tool FAST (Customer Function Analysis System Technique Diagram) berguna untuk menentukan prioritas tujuan dan fungsi dari suatu produk. Ketika tujuan-tujuan telah diprioritaskan, kita dapat memilih opsi-opsi yang akan memberikan value terbesar berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan, seperti:

  • mengidentifikasi kebutuhan (needs) dan keinginan (wants) dari pelanggan.
  • Memenuhi keharusan-keharusan namun tetap mampu melakukan penekanan biaya yang terfokus kepada “fungsi yang dipenuhi” versus “feature terpasang”.
  • Menyingkirkan keharusan-keharusan yang tidak penting.
  • Memberikan tambahan modal untuk mencapai keuntungan yang berlipat ganda.
  • Meningkatkan performa dan menurunkan biaya operasional secara simultan.

Setelah kita berhasil mengidentifikasi dan menghilangkan berbagai feature yang tidak berhubungan dengan kebutuhan pelanggan, langkah selanjutnya adalah menganalisa proses kerja / atau aktivitas. Value Stream Mapping efektif digunakan untuk menggambarkan keseluruhan proses dan mengidentifikasi semua aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah terhadap barang atau jasa.

source: www.leanindonesia.com