Measure adalah fase kedua DMAIC, tentunya ada banyak hal yang bisa kita lakukan di fase ini. Tujuan utama fase ini adalah untuk mendapatkan gambaran secara detail mengenai proses atau area yang menjadi fokus improvement kita.
Ketika kita mau melakukan improvement tetapi tidak tahu sama sekali mengenai proses apa yang ingin di-improve tadi, tidak tahu gambaran prosesnya seperti apa di dalamnya tentu apapun yang kita lakukan nanti hasilnya tidak maksimum. Karena itulah melalui fase Measure ini kita akan berupaya mengetahui secara detail mengenai proses yang menjadi fokus improvement.
Nah, untuk mengetahui proses itu secara detail tentunya banyak yang bisa dilakukan. Kita bisa melihat dari prosesnya itu sendiri, misalnya dengan menggunakan process mapping atau kita gambarkan bagaimana proses itu dijalankan. Proses yang mana? Tentunya proses yang sudah menjadi ruang lingkup proyek yang sudah kita tentukan di fase sebelumnya (define-red). Kita akan mengetahui prosesnya seperti apa, step by step-nya seperti apa, kemudian waktunya berapa lama dan sebagainya.
Ada banyak macam process mapping, diantaranya yaitu flowchart, swimlane, value stream mapping, dsb. Kita bisa memilih salah satu yang paling sesuai dengan yang kita butuhkan. Sekali lagi yang perlu diingat adalah bahwa tujuan utama fase Measure adalah mendapatkan gambaran mengenai proses tersebut.
Data Collection Plan
Di dalam fase Measure ini tentunya kita juga perlu mengambil data, maka nanti juga akan ada yang namanya data collecting. Tapi sebelum kita mengambil data, kita harus lebih dulu membuat suatu perencanaan makanya nanti akan ada data collection plan. Ini harus kita buat agar data yang nantinya diambil itu merupakan data yang memang diperlukan dan cukup sehingga tidak dua kali kerja akibat data-data yang kurang atau salah.
Nah sesudah kita membuat data collection plan, sebelum data diambil kita juga harus pastikan dulu bahwa cara kita dalam mengukur data, cara kita dalam mengambil datanya kemudian cara kita dalam menghitung data tersebut sudah benar. Karena itulah di dalam fase ini juga dikenal dengan yang namanya MSA. Apa itu MSA? Yaitu Measurement System Analysis, bagaimana kita memvalidasi sistem pengukuran. MSA ini penting agar upaya kita terhadap data tidak sia-sia karena metode pengukuran kita bermasalah atau bahkan alat ukur yang bermasalah.
Kemudian setelah kita mengambil datanya, kita bisa sajikan dalam bentuk grafik dan melengkapinya dengan summary. Dalam hal ini kita perlu mempelajari kembali tentang grafik-grafik sehingga nantinya bisa memudahkan kita dalam menarik benang merah data tersebut untuk diarahkan nanti ke fase analisis.
Terkait dengan data itu sendiri, sebetulnya data apa sih yang kita ambil? Kalau kita bicara suatu proyek itu diistilahkan dengan Y sebagai temanya dan X sebagai faktornya, atau kita sering menyebut dengan Y= F(X) di dalam rumus matematika, sebenarnya yang perlu kita ambil yang mana? baik itu yang Y-nya ataupun X-nya dua-duanya harus kita ambil. Walaupun tentunya ini baru di fase Measure, X yang kita ambil masih berstatus sebagai potensial faktor. Kalau kita bicara tadi process mapping maka yang ada di dalam prosesnya masing-masing kita ukur, misalnya adalah kalau kita bicara waktu – kita ukur waktunya berapa masing-masing tahapan.
Y sebagai tema, misalnya kita bicara tentang lead time maka kita perlu mengambil data operasionalnya selama ini trennya seperti apa. Kalau kita bicara mau menurunkan reject dan sebagainya yang kita ambil data reject kita selama ini seperti apa, misalnya setahun belakangan tren datanya bagaimana. Jadi sekali lagi tujuannya adalah mendapatkan gambaran secara detail mengenai fokus improvement termasuk juga kita bisa melihat performance dari data kita saat ini.
QUICK WIN
Kemudian satu lagi yang tidak kalah penting di fase ini (dan fase berikutnya) adalah Quick Win atau Quick Improvement. Quick win adalah suatu aktivitas improvement yang simple yang bisa kita lakukan di setiap fase di dalam DMAIC.
Adapun ciri-ciri dari Quick Win ini adalah:
- Mudah untuk dilakukan atau dijalankan
- Tidak membutuhkan koordinasi yang terlalu rumit (simple coordination)
- Tidak membutuhkan biaya yang besar
- Mampu dikembalikan ke kondisi semula ketika itu tidak sesuai.
Quick win ini perlu kita lakukan untuk mendapatkan benefit di awal proyek. Jadi improvement ini tidak harus di akhir fase tetapi selama perjalanan kalau kita menemukan sesuatu yang bisa kita improve, kita bisa langsung melakukannya.
Nah itu tadi penjelasan tentang fase Measure – DMAIC. Sekali lagi tujuan dari fase Measure ini adalah untuk mendapatkan gambaran secara detail mengenai proses kita, dengan cara mengambil data-data yang dibutuhkan. Ingin menguasai metode DMAIC? Ikuti pelatihan dari SSCX, konsultan Lean Six Sigma terbaik di Indonesia. Anda bisa menghubungi SSCX di nomor telf (021) 576 3020, WA di http://wa.me/628175763021 atau melalui email info@sscx.asia.
Pelatihan Lean Six Sigma yang akan diadakan oleh SSCX:
- Lean Six Sigma Green Belt, 29 – 31 Maret 2021
- Lean Management, 26 – 27 April 2021
- Lean Six Sigma Black Belt, 21 – 24 Juni 2021 (Batch 1)
- Lean Six Sigma Fundamental, 26 – 27 Juli 2021
Dapatkan jadwal lengkap public training SSCX disini
Salam improvement!
Sumber: Youtube SHIFT Indonesia