Seperti yang telah kita bahas beberapa kali sebelum ini, Gemba merupakan sebuah konsep di mana manajemen turun langsung ke “lapangan” untuk melihat secara langsung masalah sebenarnya yang sedang terjadi.
Melakukan gemba atau berkunjung langsung ke tempat proses kerja berjalan, tentunya memberikan manajemen kesempatan untuk mencari tahu topik atau masalah yang terkait dengan seberapa efektif fasilitas Anda dari sudut pandang “lapangan” atau shop floor.
Bagi Anda yang telah menjalankan Gemba namun belum merasakan hasil yang optimal, juga Anda yang baru berencana menjalankan konsep ini pada perusahaan, ada baiknya memperhatikan hal-hal penting berikut terlebih dahulu.
Sebelum Melaksanakan Gemba
Proses gemba akan memberikan hasil yang berbeda dari metrik harian yang biasa Anda gunakan. Menurut Bill Kirkpatrick, Senior Lean Expert dan Life Cycle Engineering, setidaknya ada empat hal yang harus disiapkan sebelum Anda melakukan Gemba:
- Tentukan tema atau topik Gemba yang akan Anda lakukan
Tema dari Gemba yang Anda lakukan bisa berdasarkan baik atau tidaknya kinerja, atau dari adanya keluhan maupun pujian dari pelanggan. Jalin diskusi dengan orang-orang agar Anda mendapatkan perspektif baru, sekaligus menyiratkan pesan bahwa ternyata perusahaan cukup peduli untuk menghabiskan waktu belajar dari seluruh pekerja yang ada.
[cpm_adm id=”10763″ show_desc=”no” size=”medium” align=”left”]
- Jika Anda memiliki pabrik yang luas tentukan rute
Menentukan rute yang akan Anda lewati dalam proses Gemba bertujuan agar Anda tidak membuang banyak waktu untuk berjalan dari satu area ke area lainnya. Saat Anda sudah mendapatkan temapun, juga akan memudahkan Anda menentukan area mana yang perlu Anda kunjungi. Namun jika area Anda tak terlalu besar, tidak ada masalah untuk berkeliling melihat dan mendengarkan apa yang dikatakan orang-orang Anda.
- Temukan waste yang ada
Mintalah masukan dari orang-orang yang terkait dengan hal ini. Kemungkinan besar, mereka lebih mengetahui apa yang terjadi sebenarnya dibanding hasil grafik yang biasa Anda lihat.
- Ajukan juga pertanyaan terbuka.
Ajukan pertanyaan terbuka kepada orang-orang Anda, bukan pertanyaan yang jawabannya hanya ya atau tidak saja.
- Tuliskan semua hal yang Anda lihat dan dengar
Perhatikan pula dengan siapa Anda berdiskusi. Jika memiliki kesempatan berpartisipasi dalam meeting, ini adalah waktu yang tepat untuk menyampaikan hasil diskusi yang Anda lakukan selama proses Gemba berjalan.
Setelah Melaksanakan Gemba
Setelah melakukan semua persiapan tersebut dan menjalankan Gemba, Anda juga perlu menindaklanjuti hal-hal yang Anda lihat dan dengar selama proses Gemba berjalan, agar semua masukan yang Anda dapat di lapangan tidak berakhir dalam kertas atau pikiran saja.
Bagaimana hasil dari proses gemba dapat membantu Anda menentukan perbaikan apa yang dilakukan? Berikut beberapa garis besar yan g bisa membantu Anda,seperti yang disarankan Bill Kirkpatrick.
- Refleksikan
Sisihkan waktu untuk merefleksikan dan menangkap faktor kunci dari proses Gemba yang Anda lakukan. Pikirkan value apa yang bisa ditingkatkan dan aktivitas apa yang perlu dihilangkan (waste).
- Berikan feedback
Kategorikan antara pikiran, temuan, dan poin-poin diskusi yang didapat. Dalam waktu seminggu berikanlah umpan balik berupa hasil dari apa yang Anda lihat dan dengar. Sampaikan pula apa rencana yang dilakukan manajemen untuk mengatasi masalah yang ada.
Perhatikan waktu Anda menyampaikan umpan balik tersebut, karena berkomunikasi terlalu dini tanpa memiliki cukup waktu untuk memahami masalah dapat menimbulkan masalah lain, namun jangan pula terlalu lama mengambil tindakan.
[cpm_adm id=”10097″ show_desc=”no” size=”medium” align=”right”]
- Gunakan grafik
Gunakan grafik Pareto atau grafik tren sebagai evaluasi dari waktu ke waktu, salah satu caranya dengan mengenali 8 aktivitas waste dalam konsep Lean:
Over Production
Over Processing
Too Much Inventory
Defects / Re-work
Waiting / Delays
Transporting
Motion
Loss of creativity
Ketahui berapa banyak orang yang benar-benar membuat kontak dengan Anda. Ini bisa dilihat dari layout yang telah Anda buat saat melakukan Gemba berjalan di area-area yang dikunjungi. Meskipun belum semua karyawan melakukan kontak langsung dengan Anda, namun seiring waktu Anda bisa mencoba untuk melakukannya kepada semua pekerja.
- Continuous improvement
Gunakan informasi ini dengan tim manajemen Anda sebagai bagian dari proses perbaikan terus-menerus alias continuous improvement. Topik atau isu-isu yang dibahas atau hal-hal yang Anda lihat selama proses gemba harus diselaraskan atau align dengan penilaian kinerja operasional.
Ini harus menjadi salah satu dasar dalam mengerjakan proyek di masa depan untuk meningkatkan keselamatan, kualitas, biaya dan pengiriman.
- Feedback untuk pemberi insight
Lakukan juga tindak lanjut dengan individu-individu yang menawarkan wawasan kunci atau yang mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang membuat Anda butuh waktu lebih untuk menjawabnya.
- Setelah Anda cukup memahami bagaimana proses gemba berjalan, cobalah untuk mendorong orang lain dalam tim manajamen Anda untuk melakukan proses gemba seperti yang Anda lakukan.
Last but not least, untuk memastikan Anda mendapatkan hasil maksimal dari Gemba, pastikan Anda memiliki proses yang baik, baik saat persiapan, saat pelaksanaan, maupun setelah gemba dilakukan. Proses tindak lanjut pasca gemba berjalan, akan memberikan hasil yang lebih efektif dan tindakan perbaikan yang bermanfaat serta membuat gemba yang Anda dan tim manajemen lakukan ke depannya menjadi lebih baik.
Siap mencoba? ***