Sebelumnya kita sudah membahas fase DEFINE, MEASURE, ANALYZE, IMPROVE, nah dalam kesempatan kali ini kita akan membahas CONTROL dalam Lean Six Sigma DMAIC.
Fase Control adalah fase terakhir dalam DMAIC, secara bahasa Control berarti memastikan bahwa segala sesuatu berjalan dengan baik. Misal ketika Anda diminta untuk mengontrol karyawan atau rekan tentang bagaimana pekerjaan mereka, maka pastinya Anda akan mengecek ada masalah tidak dengan mereka, apakah mereka sudah bekerja dengan benar dan sebagainya. Singkatnya Anda harus tahu karena Anda harus mengontrol mereka nah begitu juga dengan fase Control dalam DMAIC.
Dalam fase Control kita harus memastikan bahwa apa yang sudah kita lakukan atau apa yang sudah kita improve di dalam fase sebelumnya itu bisa diimplementasikan, bisa dijalankan secara sustain – secara continuous sehingga apa yang sudah kita lakukan tidak hanya bagus di awal saja, tidak asal dijalankan setelah itu hasilnya kembali lagi ke awal.
Sebab bisa jadi kita sudah betul di fase improve, namun karena di fase Controlnya kita terlalu santai dan tidak fokus akibatnya benefit yang didapat pun tidak bisa sustain. Jadi apa yang perlu dilakukan di fase Control agar bisa optimal?
3 Hal Penting di Fase Control
Pertama adalah kita harus pastikan bahwa segala sesuatunya sebelum kita serahkan kepada si proses owner itu sudah kita siapkan, apa yang perlu disiapkan? Yaitu dengan memastikan bahwa apa yang harus diubah itu sudah diinformasikan, sudah dibuat settingannya yang benar lalu kalau ada hubungannya dengan operasional prosedur jika perlu lakukan perubahan SOP atau instruksi sehingga menjadi standar. Lakukan revisi untuk dokumen – dokumen yang memang perlu, sehingga si pelaku improvement tidak lagi merasa terpaksa tetapi menjadi satu kesatuan atas aktivitas yang harus dia lakukan di dalam kesehariannya bekerja.
Kedua, di fase Control kita lakukan review benefit atau value creation yang bisa dihasilkan berapa. Setelah kita pastikan itu dan sudah kita implementasikan dalam waktu singkat, kita bisa memperhitungkan misalnya dalam waktu 2 minggu atau 3 minggu kita bisa memperhitungkan kira-kira berapa benefit yang bisa didapatkan. Dari sini kemudian kita bisa memperkirakan berapa benefit jika diimplementasikan dalam satu bulan atau satu tahun. Biasanya kita rekomendasikan dalam waktu 1 Tahun berapa saving yang diberikan untuk perusahaan.
Selanjutnya salah satu yang paling penting di fase Control adalah saat-saat kita melakukan hand over ke proses owner. Dalam proses hand over ini pastikan bahwa segala sesuatunya tersampaikan dengan benar. Kalau kita bicara prosedur maka prosedurnya sudah divalidasi, sudah disahkan untuk digunakan sehingga implementer tinggal menggunakan atau bisa kerjasama dengan si proses owner untuk pembuatan prosedurnya.
Kemudian juga pastikan bahwa mereka si pelaku improvement juga sudah mendapat sosialisasi. Harapannya setelah sosialisasi dilakukan, sistem sudah dipersiapkan, metodologinya juga standarnya sudah dibuat maka mereka bisa menjalankan improvement secara sustain. Tentunya nanti juga masih dilakukan review dalam waktu 3 bulan, 6 bulan atau 1 tahun setelah hand over. Terkait sistem evaluasi atau audit ini, masing-masing organisasi bisa membuat sendiri sistemnya.
Setelah fase Control selesai artinya proyek Lean Six Sigma kita juga telah selesai. Karena sudah di-hand over ke proses owner maka tanggungjawab sudah kita serahkan.Dengan selesainya fase kontrol ini harapannya perusahaan juga sudah bisa mendapatkan benefit atas improvement yang dilakukan, minimal sudah bisa diperhitungkan berapa benefitnya.
Nah, itu tadi adalah penjelasan terkait fase Control Lean – Six Sigma DMAIC, excellent people. Semoga menjawab ya!
Sumber: Youtube SHIFT Indonesia