5S Graban

Seorang Lean expert, Mark Graban baru-baru ini memposting sebuah tulisan tentang pengalamannya berkunjung ke Jepang dalam laman pribadinya di leanblog.org.

Pengalamannya berkunjung ke Jepang kali ini, bukanlah kali pertama bagi Graban, ini adalah kali ketiga ia mengunjungi negeri Sakura tersebut. Namun dalam artikelnya, Graban mengatakan kesempatan ia berkunjung ke Jepang kali ini menjadi pengalaman berharga.

Graban mengatakan ketika orang berkunjung ke Jepang banyak yang mengira bahwa mereka akan melihat bagaimana penerapan Lean dilakukan dengan ‘sempurna’. Namun, nyatanya tidak demikian. “Lean Culture” menurut Graban berbeda dengan tipikal budaya bisnis Jepang kebanyakan. Katie Anderson, salah seorang spesialis untuk Lean healthcare yang saat ini telah menetap di Jepang, mendukung pernyataan tersebut. Dalam sebuah posting yang ia tuliskan untuk LEI, Anderson menulis:

Lean tidak berhubungan dengan Jepang. Penerapan Lean sebagai budaya bukanlah hal yang mudah bagi orang-orang Jepang, sama juga halnya dengan penerapan budaya lainnya.  Lean adalah sebuah perpaduan antara budaya dan praktek Barat dan Jepang – seperti saat Kiichiro Toyoda datang ke AS untuk belajar tentang prinsip-prinsip industri otomotif dan manajemen, kemudian mempraktekannya kembali ke Jepang. Dalam banyak hal, beberapa aspek yang kita anggap hal mendasar untuk sebuah pemikiran lean (Lean thinking) yaitu bagaimana mengembangkan setiap orang sebagai problem solver, pemimpin sebagai guru. Dan hal tersebut ternyata bertentangan dengan praktek bisnis tradisional di Jepang. Toyota dan beberapa perusahaan yang menerapkan lean thinking adalah perusahaan yang unik di Jepang, sama seperti perusahaan-perusahaan di AS yang mempelajari lean secara mendalam.

Toyota Production System dalam beberapa hal adalah kebalikan dari gaya kepemimpinan “komando dan kontrol” – sebuah budaya yang kaku terhadap aturan dan takut akan kegagalan. Namun demikian, beberapa prinsip dan kebiasaan mungkin lebih mudah dilakukan dalam budaya Jepang. Kata (rutinitas) yang umum dalam kehidupan sehari-hari di Jepang, mulai dari menuangkan teh hingga bertukar kartu nama di area olahraga sumo. Dan perlakuan seperti kepatuhan terhadap standar kerja dan ketekunan untuk terus meningkatkan pekerjaan seseorang mungkin lebih mudah karena budaya Jepang yang memang telah memilihara kepatuhan dan terus mencari kesempurnaan.”

Kembali pada kunjungan Graban ke Jepang, dalam kunjungannya ke Jepang kali ini, Graban juga mengunjungi dua rumah sakit berbeda. Kedua rumah sakit tersebut telah menerapkan Total Quality Management (TQM) selama 15-20 tahun. Graban menjelaskan pada prakteknya, TQM sering kali menciptakan fondasi yang kuat dari praktek lean atau lean daily management practices. Di organisasi ini, TQM mendapat dukungan dan partisipasi penuh dari para top manajemen. Fokus utamanya ada pada kualitas dan pelanggan, sehingga kontribusi karyawan pun sangat tinggi.

Baca juga  Pendaftaran Kompetisi OPEXCON 2024 Ditutup 31 Agustus

Namun, pergeseran dari enam bulan project-project berkualitas yang dilakukan secara formal untuk praktek Lean sehari-hari tidaklah selalu mudah.

Graban menjelaskan salah satu hal mendasar dari Lean Thinking atau Lean practice adalah 5S.

Saat melakukan kunjungan ke dua rumah sakit di Jepang, pertanyaan yang muncul kemudian adalah, apakah 5S sudah membudaya di sana?

Jawabannya adalah tidak.

Graban mengatakan banyak orang-orang Amerika membuat alasan saat berupaya menerapkan 5S dengan mengatakan “mungkin hal ini (5S) akan lebih mudah dilakukan jika kami orang Jepang”.

Dengan gambar-gambar berikut mungkin dapat menjelaskan, bahwa di Jepang sekalipun, penerapan 5S bukanlah hal yang mudah.

Gambar berikut adalah foto sebuah kabinet dari surgery department. Apakah gambar ini menunjukkan mereka sudah menerapkan 5S?

Graban 1

Graban 2

Saat ini, aktivitas 5S mungkin tidak lagi terlihat sebagai suatu yang mengesankan. Meletakkan sebuah garis pita atau label pada rak misalnya, mungkin hal tersebut dapat dikatakan ‘sudah 5S’, namun manfaat sesungguhnya menurut Graban justru dengan meletakkan barang atau perlengkapan dekat dengan tempat penggunaan, mudah ditemukan, mengurangi waktu berjalan dan bergerak, dan lainnya.

Di beberapa rumah sakit, Anda dapat melihat progress 5S. Mereka memiliki dokumentasi ‘before dan after’. Dan berikut beberapa gambar ‘before dan after’ penerapan 5S di rumah sakit tersebut.

Graban 3

 

Graban 4

Di salah satu rumah sakit, bahkan mereka meningkatkan tingkat detail, hingga ke laci meja di sebuah ruangan perawat. Pertanyaan yang diajukan Graban saat melihat foto tersebut adalah apakah hal tersebut dapat mencegah timbulnya masalah? Apakah mereka mulai menerapkan 5S lebih jauh? Atau, apakah mereka membangun disiplin di tempat kerja?Graban 6

Ketika Anda melihat “good 5S” di rumah sakit Jepang, hal tersebut bukanlah sebuah norma. Hal tersebut tidak terjadi secara alami. Dan hal tersebut bukanlah hal yang mudah dilakukan. 5S adalah sesuatu yang harus mereka lakukan dengan kerja keras. Dan untuk menerapkan 5S,  juga diperlukan ‘leadership’.

Baca juga  Webinar Panduan Pembuatan Laporan Proyek Improvement

Graban mengatakan, perjalanannya kali ini ke Jepang bukan hanya sekedar bagaimana penerapan 5S di Jepang, namun lebih mempelajari tentang budaya Jepang dan bagaimana terkadang, budaya tersebut membantu penerapan Lean di sana.***

Sumber: Leanblog.org