Perilaku adalah kunci keberhasilan suatu program, oleh karena itu program behavior improvement diperlukan untuk memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam proses improvement mampu menerapkan sistem secara efektif.
Konsultan senior SSCX Meilan Agustin mengatakan langkah pertama untuk memulai program continuous improvement adalah dengan melakukan asesmen. “Kami menyarankan agar perusahaan melakukan asesmen atau penilaian terhadap kondisi perusahaan terlebih dahulu. Asesmen ini akan membantu mengetahui kondisi perusahaan saat ini, termasuk berapa peningkatan yang ditargetkan dan sejauh mana dukungan perilaku terhadap target tersebut.”
Berdasarkan hasil asesmen di awal ini akan diambil baseline sebagai bahan yang akan diintervensi. “Karena berbicara tentang people jadi bagaimana seorang leader bisa menjalankan fungsi leader-nya untuk menggerakkan orang. Kemudian bicara tentang mindset, apakah orang itu percaya terhadap sistem atau tidak. Nah, ini kita mapping ternyata dalam organisasi ini kecenderungannya apa kemudian kita benahi,” jelas Meilan.
“Misal, isunya adalah pemimpin kurang trust terhadap anggota timnya, ia kurang percaya terhadap people development organisasi, nah tugas kita membuat mereka bisa mendevelop orang. Kita dampingi mereka untuk men-define apa saja target anggotanya, lalu aktivitas yang harus mereka lakukan untuk mencapai target tersebut. Setelah itu kita ajarkan perilaku untuk me-monitoring dan control,” lanjut Meilan.
Meilan menekankan bahwa dalam proyek improvement hal pertama yang harus diperbaiki adalah prosesnya, setelah proses selesai diperbaiki baru dibuatkan sistemnya. “Misalnya kita mau bikin kopi, jadi kita perbaiki dulu proses bikin kopinya nah proses bikin kopinya sudah mantap baru kemudian dibuatkan SOP-nya, standarisasinya. Nah, untuk membuat sistem ini berjalan baru implementasi behavior-nya dilakukan.”
Jadi, behavior disini adalah bagaimana perilaku orang-orang bisa menjaga sistem yang ada bisa sustain. Adapun program behavior-nya sendiri didesain untuk memastikan bahwa orang-orang yang terlibat dalam proses improvement ini melaksanakan apa yang sudah menjadi sistem. Ini termasuk bagaimana mereka menjalankan SOP, bagaimana mereka menjalankan prosedur dan sebagainya berkaitan dengan implementasi behavior dalam proses improvement.
Supervisory behavior profile
Berdasarkan pengalaman SSCX bersama klien, yang sering diperbaiki adalah perilaku kerja supervisor. Salah satu toolsnya yaitu dengan menggunakan supervisory behavior profile. Setelah pembinaan dilakukan, para pemimpin atau supervisor nantinya akan mampu melakukan 10 penugasan (profile) berikut dengan baik: Memiliki Perencanaan Kerja, Memberikan Penugasan, Memberikan Pengarahan, Melaksanakan Tindak lanjut, Memberikan Umpan Balik Positif, Memberikan Umpan Balik Konstruktif, Memberikan pembinaan dan dukungan, Menyelesaikan masalah, Membuat Laporan, dan Memiliki Hubungan Kerja yang positif.
“10 profile seorang pemimpin ini ada levelnya. Nah ini kita intervensi, kita ajarkan mereka. Contohnya perilaku memberikan arahan, kalau ingin level sekian mereka harus melakukan apa. Kita berikan guidancenya, kita intervensi disitu. Berikutnya lagi kita melakukan control dan monitoring, dalam teknisnya kita bicara tentang short interval control atau SIC,” jelas Meilan.
Short Interval Control (SIC) adalah suatu metode atau pendekatan dalam manajemen produksi yang dilakukan dengan memantau dan mengendalikan kegiatan produksi dalam interval waktu singkat atau periode yang pendek.
SIC dapat digunakan dalam berbagai jenis industri dan bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas produksi dengan meminimalkan waktu dan biaya produksi. Dalam SIC, interval waktu yang dipilih tergantung pada jenis produksi yang dilakukan. “Kita akan buat dari level bawah sampai yang level tinggi, dari per shift per hari per minggu bahkan sampai per bulan kita siapkan.”
Bagaimana cara untuk mempertahankan perubahan perilaku yang sudah didapat? “Pertama seseorang akan melakukan perilaku yang kita minta kalau dia merasakan dampak perilaku itu terhadap KPInya. Jadi kita pastikan lebih dulu, kita melihat KPInya itu bagaimana, kita desain Leaders Standard Work sesuai dengan KPI yang dia punya,” ungkap Meilan.
Praktik-praktik dalam Leadership Standard Work (LSW) merupakan rangkaian kegiatan rutin yang dilakukan oleh para pemimpin untuk membantu mereka memperbaiki kinerja organisasi, memperbaiki hubungan kerja, dan meningkatkan kepuasan karyawan. Praktik ini diantaranya adalah gemba walks, coaching dan mentoring, stand-up meetings, continuous improvement, pemantauan KPI, dsb.
Dalam melakukan praktik di atas, pemimpin juga harus terus berkomunikasi dengan anggota timnya, memperbaiki proses kerja, dan memperbaiki KPI yang tidak mencapai target. Hal ini sangat penting sebab seorang pemimpin akan dinilai berdasarkan pencapaian KPI-nya. Oleh karena itu, perlu untuk selalu memperhatikan kesesuaian antara tindakan dengan KPI guna memastikan kesuksesan jangka panjang. “Jika tujuan sudah tercapai, tindakan selanjutnya adalah mempertahankannya dengan melakukan audit secara teratur,” pungkas Meilan.