continuous improvement inventory management

Suatu hari yang cerah, ketika sedang melakukan inspeksi yang telah 3 minggu tertunda, Anda tiba-tiba menyadari bahwa pusat distribusi Anda sungguh dalam kondisi menyedihkan. Gudang dalam keadaan berantakan; kertas dan label bertebaran di lantai, gang-gang dipenuhi tumpukan barang, forklift kosong berlalu-lalang, dan area docking kacau balau. Belum lagi beberapa karyawan malah sedang bercakap-cakap di salah satu pojok. “Tidak diragukan lagi, saya punya masalah disini,” pikir Anda seketika itu juga.

Mengapa keadaan yang demikian sampai terjadi? Tinjauan penuh atas tujuan bisnis perusahaan dan analisa taktis terhadap aliran kerja yang spesifik harus dilakukan untuk menjawabnya. Hasil riset yang baru-baru ini dilakukan oleh Vanson Bourne terhadap 250 manajer gudang, manajer distribusi dan manajer supply chain menunjukkan bahwa selama shift delapan jam, setiap karyawan di pusat distribusi kehilangan 15 menit waktu produktif mereka karena proses yang tidak efisien. Untuk gudang skala kecil hingga menengah (rata-rata 50 orang karyawan), waktu produktif yang hilang mencapai 3000 jam per-tahun, dan angka tersebut bisa jauh lebih tinggi untuk organisasi yang lebih besar. Belum lagi kehilangan uang sebesar 390.000 dolar AS akibat kesalahan pengambilan barang yang terjadi dalam setahun.

Menurut riset, hampir 80 persen manajer ditugaskan untuk mencari solusi penghematan biaya dari proses operasional yang tidak efisien tersebut. Sangat penting bagi manajer untuk bisa melihat lebih dekat seluruh proses yang ada dan teknologi yang saat ini tersedia, alih-alih hanya fokus kepada satu urusan yang mendesak. Di dunia konsultasi, ada sebuah rumus yang terkenal (dan sebaiknya tidak diterapkan dalam filosofi bisnis Anda):

NT + OP = EOP

Artinya, New Technology + Old Processes = Expensive Old Processes.

Bahkan, bagi perusahaan paling mutakhir yang telah melaksanakan aktfitas distribusi kompleks dengan solusi teknologi terbaik-pun, pertanyaan mendasar semacam ini perlu secara reguler diajukan:

  • Apa yang telah berubah dalam proses operasional saya selama 12 bulan?
  • Apa yang saya lihat di depan sana, yang membutuhkan perubahan dalam 12 bulan mendatang?
  • Bagaimana perkembangan bisnis saat ini? Apakah KPI saya masih mengindikasikan langkah yang benar?
  • Apakah kami telah melakukan semua yang dapat dilakukan untuk meningkatkan produktifitas, akurasi, keselamatan, dan moral karyawan?
Baca juga  Industri Manufaktur Ditargetkan Tumbuh 5,80 Persen di Tahun 2024

Kesalahan yang umum terjadi di pusat-pusat distribusi adalah operasional yang terlalu disetir oleh tirani urgensitas dan seringkali kita lalai melakukan penelaahan situasi dari sisi yang kritis.

Ambillah contoh proses flow-through atau cross-docking. Dalam beberapa tahun, teknik ini telah digunakan di Eropa dan menuai sukses besar. Teknik flow-through digunakan untuk meningkatkan utilisasi ruang, produktifitas pekerja, dan memenuhi waktu pengiriman yang ketat. Teknik tersebut dilakukan karena adanya kekurangan tempat dan persyaratan untuk lebih sering mengirim pesanan skala kecil di area dengan populasi padat.

Lalu mengapa teknik ini lebih lambat diterima oleh industri di Amerika Utara? Jika Anda menerima pesanan dan mengetahui bahwa material yang diterima akan dikirim hari itu, mengapa harus menyingkirkannya? Mengapa tidak memindahkannya ke lokasi sementara, membongkar dan memilih barang dari palet-palet yang datang, menggelar dan menumpuk pesanan didepan lokasi outbound dan memuatnya sekaligus kedalam truk? Bukankah cara tersebut cukup masuk akal, baik dari sisi ekonomi ataupun kepraktisan?

Inilah contoh klasik yang menggambarkan pentingnya melakukan tinjauan terhadap tujuan perusahaan, menentrukan kebutuhan-kebutuhan di masa depan, dan menyesuaikan aliran kerja di pusat distribusi dengan teknologi mobile yang tepat untuk memenuhi tujuan tersebut. Galilah matriks kunci yang Anda gunakan untuk menjalankan bisnis saat ini dan pastikan Anda tidak hanya memiliki proses yang benar, tapi WMS dan solusi teknologi untuk menyangga proses tersebut pada saat ini dan di masa depan, ketika bisnis semakin berkembang.

Utilisasi Teknologi untuk Meningkatkan Kualitas Operasional Pusat Distribusi

Bagaimana melakukannya? Ambilah satu aktifitas sederhana, seperti kontrol inventori. Ada banyak pertanyaan yang dapat diajukan mengenai aliran kerja ini, yang mungkin bisa memberikan perspektif baru. Misalnya, apa saja kebutuhan inventaris Anda untuk setiap shift? Dimana produk-produk yang ingin anda telaah sirkulasinya? Seberapa jauh letak barang-barang dari operator? Lokasi label jenis apa yang Anda gunakan? Informasi apa yang Anda perlukan? Dapatkah Anda meningkatkan produktifitas dengan menggunakan barcode 2D? Bukan pertanyaan yang sulit dijawab. Namun, bergantung kepada bagaimana proses yang satu bersentuhan dengan proses lain, seperti pemilihan, pemindahan, atau pengisian, dapatkah Anda mengatakan telah memikirkan implikasi yang memastikan bahwa operasional telah berjalan dengan akurasi dan produktifitas maksimal?

Baca juga  Agile: Metode Inovatif Agar Bisnis Responsif

Saat ini para operator memiliki banyak cara yang dapat dipilih untuk membangun proses aliran kerja yang dilengkapi oleh solusi mobile yang dirancang dengan fungsi spesifik. Contoh sederhananya adalah mengatur aset distribusi yang dapat dikembalikan, seperti nampan, kantong dan palet. Mission Foods yang berbasis di Texas adalah salah satu perusahaan pemasok tortilla terbesar yang memenuhi 25 persen kebutuhan tortilla di Amerika Serikat, Eropa dan Cina. Sebagai bagian dari proses distribusi mereka, Mission Foods menempatkan semua produk kemasan mereka dalam returnable plastic containers (RPC), yang kemudian dimuat kedalam truk oleh para distributor independen. Para distribusi ini harus mengembalikan RPC setelah barang habis terjual. Namun, kasus yang sering terjadi adalah distributor tidak mengembalikan RPC seperti yang seharusnya dilakukan. Dengan proses pelacakan paper-based di berbagai pusat distribusi mereka, Mission Foods sulit untuk melacak apakah RPC dikembalikan ke fasilitas lain atau tidak dikembalikan sama sekali. Karenanya, Mission Foods mengalami banyak kerugian karena harus mengganti hampir 100 persen RPC mereka setiap tahunnya.

Manajemen Mission Foods ingin melakukan sesuatu dengan kerugian tersebut tanpa mengubah proses mereka. Mereka ingin inisiatif tersebut dilakukan tanpa terlihat atau diketahui oleh karyawan di pusat distribusi. Mereka mengevaluasi proses dan menyatakan bahwa tidak ada perubahan yang dibutuhkan. Solusinya adalah implementasi teknologi RFID, menggunakan solusi mobile computing dan berhasil menghemat biaya lebih dari 2 juta dolar AS pada tahun pertama.

Intinya adalah, sangat penting memanfaatkan teknologi yang bisa membantu Anda melihat operasional di pusat distribusi sebagai sebuah ekosistem proses yang seringkali bersifat interdependen, bahkan di area operasional yang sering dianggap sederhana.  Menyesuaikan solusi teknologi yang tepat dengan aliran kerja yang independen tersebut sangat krusial bila ingin meningkatkan efisiensi operasional dan meningkatkan produktifitas.***

Baca juga  Inspirasi dari Lapangan: Pelajaran Operational Excellence dari Permainan Basket

 

Adaptasi dari artikel “Improving Work Processes And Efficiency” oleh Tim Eusterman.