Flow Mengubah Cara Organisasi Melihat Persediaan
Operational Excellence mengajak organisasi melihat inventory sebagai bagian dari aliran nilai, bukan hanya kumpulan barang yang tersimpan. Perspektif ini mengubah pertanyaan yang diajukan. Berapa lama material berada di dalam sistem sebelum menjadi produk yang dibutuhkan pelanggan? Berapa banyak waktu yang benar-benar digunakan untuk processing dibandingkan waktu menunggu? Di mana barang mulai menumpuk? Mengapa proses membutuhkan buffer sebesar itu? Mengapa satu material selalu berlebih sementara material lain terus mengalami shortage?
Ketika pertanyaan seperti ini mulai digunakan, inventory menjadi sumber informasi mengenai kondisi proses. Penumpukan di antara dua proses dapat menunjukkan ketidakseimbangan kapasitas. Safety stock yang terus meningkat dapat menunjukkan supplier atau demand variability. Barang jadi yang bergerak lambat dapat menunjukkan ketidaksesuaian antara produksi dan permintaan. WIP yang besar dapat menunjukkan batch size, schedule, atau flow yang belum optimal.
Persediaan kemudian tidak hanya dipandang sebagai aset yang harus dikelola, tetapi sebagai jejak dari bagaimana sistem bekerja. Semakin baik organisasi membaca jejak tersebut, semakin mudah melihat hubungan antara inventory dan berbagai masalah yang selama ini dianggap terpisah.
SHIFT Insight
Gudang yang penuh dapat memberikan rasa aman karena secara visual organisasi melihat banyak barang tersedia. Namun keamanan supply tidak ditentukan oleh banyaknya stok secara keseluruhan. Yang lebih penting adalah kemampuan sistem menyediakan barang yang tepat, dalam jumlah yang tepat, pada waktu ketika barang tersebut dibutuhkan.
Inventory tetap memiliki fungsi penting. Variasi tidak dapat sepenuhnya dihilangkan, supply chain selalu memiliki risiko, dan tidak semua proses dapat berjalan tanpa buffer. Tetapi setiap lapisan persediaan seharusnya memiliki alasan yang dapat dipahami. Ketika organisasi tidak lagi mengetahui mengapa safety stock berada pada tingkat tertentu, mengapa batch harus sebesar itu, atau mengapa material tertentu disimpan selama berbulan-bulan, inventory mulai berubah dari keputusan menjadi kebiasaan.
Lean bukan tentang mengosongkan gudang. Ia tentang membangun sistem yang semakin sedikit membutuhkan inventory untuk melindungi dirinya dari masalah yang sebenarnya dapat diperbaiki.
Kesimpulan
Memiliki banyak stok dan tetap mengalami kekurangan barang bukanlah sebuah kontradiksi. Keduanya dapat terjadi pada saat yang sama ketika komposisi inventory tidak selaras dengan kebutuhan aktual dan aliran proses. Perusahaan dapat memiliki terlalu banyak barang yang tidak segera dibutuhkan sekaligus terlalu sedikit barang yang menentukan apakah produksi dapat berjalan.
Di balik kondisi tersebut biasanya terdapat hubungan yang lebih luas antara forecast, lead time, batch size, supplier reliability, changeover, keputusan purchasing, stabilitas produksi, product mix, dan berbagai kebijakan yang memengaruhi jumlah serta lokasi persediaan. Karena itu, solusi terhadap masalah inventory jarang sesederhana menambah stok ketika terjadi shortage atau memangkas stok ketika working capital terlalu tinggi.
Organisasi yang matang mencoba memahami alasan di balik setiap tumpukan dan setiap kekurangan. Jika material terus menumpuk di lokasi yang sama, ada sesuatu mengenai flow yang perlu dipahami. Jika item tertentu terus mengalami shortage meskipun total inventory tinggi, ada sesuatu mengenai perencanaan, lead time, atau responsiveness yang belum bekerja dengan baik.
Pada akhirnya, pertanyaan yang paling berguna bukan sekadar berapa banyak stok yang dimiliki perusahaan. Pertanyaan yang lebih penting adalah mengapa barang tertentu harus berada di tempat itu, sebanyak itu, dan selama itu. Ketika organisasi mampu menjawabnya dengan baik, inventory berhenti menjadi sekadar angka di laporan dan mulai menjadi cara untuk memahami bagaimana keseluruhan sistem benar-benar bekerja.